Comment choisir une solution de gestion des contrats

Le logiciel de gestion des contrats est crucial pour la productivité d'une organisation. Une bonne gestion des contrats pourrait améliorer la rentabilité de 9 % du chiffre d'affaires annuel, selon des recherches récentes de l'Association internationale indépendante pour la gestion des contrats et commerciale. (IACCM) .

Les systèmes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) peuvent rationaliser et automatiser la création, la négociation, l'exécution et le stockage d'un contrat. Ils constituent un choix judicieux pour remplacer les outils manuels, fastidieux, autrefois utilisés pour ces tâches, qui manquaient de visibilité sur les goulets d'étranglement potentiels et comportaient des étapes inutilement répétitives.

It’s important to understand CLM capabilities so that you can select a solution that’s a good fit for your organization. New CLM technology now exists, with solutions that are easier and more cost-effective to integrate across an entire organization. To ensure your company avoids pitfalls and secures the benefits of a modern CLM solution, choose capabilities that fit the needs and size of your organization. 

Voici ce qu'il faut rechercher dans une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) :

Un flux de travail flexible et configurable  

En standardisant la création et la révision des contrats dans des flux de travail configurables et flexibles, une organisation peut réduire les erreurs et le temps consacré aux processus manuels. Par exemple, certaines solutions offrent des outils de glisser-déposer qui aident les utilisateurs non techniques à concevoir et à automatiser même les processus d'accord les plus complexes impliquant plusieurs contributeurs, réviseurs et approbateurs.

Une organisation peut également réduire la confusion et les erreurs humaines en choisissant un système de gestion des contrats qui offre la possibilité d'utiliser des modèles de contrat pré-approuvés. Les administrateurs devraient être en mesure de créer et de configurer facilement ces modèles pour des documents courants tels que des accords de non-divulgation ou des déclarations de travail.

Un flux de travail contractuel véritablement complet et flexible devrait inclure un type de bibliothèque de clauses légales remplie de langage juridique pré-approuvé. Lors d'une négociation, les utilisateurs de CLM, tels que les représentants des ventes, peuvent rechercher et insérer des clauses de secours pour des points de négociation courants—par exemple, une clause d'indemnisation moins favorable mais toujours acceptable. Au lieu de se tourner vers l'équipe juridique dans des situations routinières, les représentants ou leurs gestionnaires peuvent utiliser la bibliothèque de clauses pour gagner du temps à tout le monde tout en maintenant la conformité.

Un référentiel central de contrats, consultable.  

Les systèmes de gestion de contrats visent à créer un référentiel central qui facilite la recherche d'un contrat spécifique. Recherchez des solutions de CLM qui vont au-delà de la simple fonction de stockage et de recherche pour inclure l'organisation et la recherche par métadonnées, comme les balises, la date de signature et de génération, le type de contrat et d'autres attributs clés. Cette capacité d'indexation peut rendre la recherche d'un contrat plus rapide et plus précise.

Intégration facile dans les systèmes existants  

La capacité de s'intégrer aux autres applications et départements existants d'une organisation peut déterminer la véritable valeur d'un système de gestion du cycle de vie des contrats. Le processus de contrat n'est souvent qu'une étape d'un processus commercial plus large. Un processus de vente typique, par exemple, implique la gestion de la relation client (CRM), des modèles de configuration, de tarification et de devis (CPQ) et des outils de signature électronique. Avec un logiciel de contrat intégré, un représentant des ventes peut fusionner les informations client d'un système CRM tout en tirant des informations sur les produits et les prix d'un système CPQ pour créer un contrat avec précision et rapidité.

Un système intégré de gestion des contrats peut également créer une connectivité et une collaboration à l'échelle de l'entreprise. Par exemple, lorsque une solution CLM est intégrée au système CRM d'une organisation, les équipes juridiques peuvent examiner les contrats via le système CLM, au lieu d'avoir besoin de leurs propres licences pour le système CRM juste pour examiner les contrats. Un avantage similaire est ressenti par les équipes de vente qui devaient autrefois envoyer des contrats signés par courriel à d'autres départements pour un examen et un traitement supplémentaires. Lorsque les solutions CLM et CRM sont intégrées, les signatures, les données des contrats et les approbations sont automatiquement acheminées vers d'autres systèmes et personnes qui doivent prendre des mesures.

Les bonnes applications pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

Une organisation doit d'abord examiner les flux de travail internes avant de choisir le bon système de gestion des contrats. Recherchez des options qui s'intégreront aux systèmes existants de votre entreprise et qui atténueront le mieux les problèmes persistants. Si vos employés ne sont pas particulièrement à l'aise avec la technologie, choisissez un logiciel de contrat qui est moins technique et plus intuitif. Ou si votre organisation éprouve des difficultés avec la sécurité à mesure qu'elle se développe ou est soumise à des réglementations fédérales comme celles du Canada. PIPEDA,HIPAA ou SOC 2, choisissez un système de gestion de contrats qui automatise ces processus pour aider à la conformité.

Vous voudrez un CLM qui répond à ces besoins avec des intégrations faciles, une interface simple et une sécurité et conformité éprouvées. Si le respect des normes de sécurité est important pour votre entreprise, choisissez le fournisseur de CLM qui est certifié FedRAMP, ce qui signifie que la plateforme respecte des mécanismes de sécurité solides et des processus opérationnels qui répondent ou dépassent les normes de sécurité internationales les plus élevées et protègent vos documents et données.

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Choisissez un CLM qui est facile à mettre en œuvre, à utiliser et à étendre à l'ensemble de l'entreprise; et recherchez des intégrations simples qui permettent aux utilisateurs de se connecter à d'autres systèmes de votre organisation. Découvrez quelles solutions CLM sont positionnées comme Leaders dans le 2020 Rapport Magic Quadrant de Gartner pour la gestion du cycle de vie des contrats .

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Contribué par : Austin Miller, Directeur du marketing produit CLM, Docusign