Comment choisir le meilleur logiciel de signature électronique

Quel est le meilleur logiciel de signature électronique pour votre organisation canadienne ?

Considérez tous les accords que votre entreprise conclut avec des clients, des fournisseurs et des employés, les applications fondamentales sur lesquelles vous comptez, et votre système actuel de gestion des documents. Réfléchissez aux objectifs de numérisation à court terme et aux plans de modernisation à long terme, ainsi qu'aux types d'efficacités que vous souhaitez offrir à votre personnel et à vos clients.

Voici neuf éléments clés que les organisations au Canada devraient prendre en compte lors de la comparaison des solutions de eSignature.

Guide pour choisir la meilleure solution de signature électronique

#1 : Expérience utilisateur

Quelle est l'expérience des signataires ?

Aujourd'hui, les affaires se font pratiquement de n'importe où sur presque n'importe quel appareil. Visionner un document PDF sur un smartphone peut être une expérience terriblement frustrante. Tout ce pincement, zoom et défilement pourrait bien amener quelqu'un à abandonner complètement la signature.

Les meilleures solutions de signature électronique offrent la même expérience de signature sans tracas, que ce soit sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone – sans nécessiter d'application, de connexion ou de logiciel spécial. Recherchez une solution qui fonctionne parfaitement partout où vous et vos clients pourriez être.

Des accords faciles à visualiser, à lire et à signer sur n'importe quel appareil mobile sont complétés plus rapidement, présentent des taux d'achèvement plus élevés et offrent une meilleure expérience utilisateur.

#2 : Intégrations

Quels systèmes logiciels utilisez-vous chaque jour ?

Le fournisseur de signature électronique s'intègre-t-il aux outils existants dans votre organisation ? Les intégrations préconstruites sont un moyen facile d'incorporer la technologie de signature numérique dans les flux de travail existants.

De nombreuses organisations commencent par adopter la signature électronique dans leur département des ressources humaines, une opération traditionnellement gourmande en papier. La solution de signature électronique que vous choisissez devrait s'intégrer à votre système de suivi des candidatures (ATS) et à vos systèmes de gestion des ressources humaines (HCM) existants tels que Workday, SAP Success Factors, Greenhouse, JobVite, SmartRecruiter.

Votre organisation utilise-t-elle Salesforce ? Microsoft, SAP, Oracle, Google ? Découvrez les intégrations existantes avec les systèmes déjà utilisés dans vos opérations quotidiennes. Assurez-vous que l'intégration de la signature électronique existe ou est une addition facile à votre processus actuel.

Peut-être aimeriez-vous simplement intégrer la signature électronique dans une fonction quotidienne, comme la gestion des stocks, pour acheminer les contrats et gagner du temps de traitement. Votre solution de choix devrait offrir une API ouverte pour faciliter les intégrations personnalisées.

Les intégrations existantes avec vos processus actuels rendent l'adoption de la signature électronique transparente ; une API ouvre la porte à des solutions personnalisées.  

#3 : Confidentialité

Le fournisseur s'engage-t-il à respecter les réglementations canadiennes sur la protection des données?

Garder vos données et celles de vos clients privées devrait être une priorité absolue. Le Canada maintient des lois fédérales sur la vie privée pour l'information électronique en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. PIPEDA ) qui s'appliquent à l'échelle nationale. Les provinces ajoutent souvent des niveaux supplémentaires de protection personnelle, comme celui de l'Ontario. PHIPA réglementation qui exige spécifiquement que les données de santé soient conservées sur le territoire.

Assurez-vous que les fournisseurs se conforment également au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la nouvelle loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), une pratique courante pour les organisations effectuant des transactions en dehors du Canada.

Quelles autres pratiques de protection des données le fournisseur applique-t-il ? Renseignez-vous sur les politiques de stockage des données, y compris la durée de conservation des données et qui contrôle la suppression de fichiers importants comme les pistes de vérification.

Passer à la technologie numérique signifie collecter des quantités toujours croissantes d'informations personnelles. L'importance de protéger les données commerciales et personnelles critiques confiées au service de signature électronique augmente également.   

#4 : Conformité

Assurez-vous que votre fournisseur de signature électronique de choix offre une surveillance continue du paysage de la sécurité et de la vie privée afin de garantir que vos accords respectent les dernières exigences fédérales, provinciales et internationales.

Voici quelques questions à poser :

• Votre produit respecte-t-il les réglementations de l'industrie telles que : Les lois PIPEDA et PHIPA du Canada, HIPAA, Partie 11, Annexe 11 (UE), SAFE-BioPharma, et Sarbanes-Oxley ?

• Quelles certifications reconnues mondialement avez-vous? Recherchez : certification ISO 27001:2013, PCI-DSS, et rapports SOC 1 Type 2 et SOC 2 Type 2.

• Avez-vous des équipes dédiées d'experts en la matière dans les domaines de la vie privée, de la sécurité de l'information, de la sécurité physique, de l'audit interne, de la conformité et des risques liés aux fournisseurs?

• Quels accords contractuels existeront pour garantir la confidentialité et la sécurité des données ?

Questions de conformité régionales et mondiales.  

#5 : Scalabilité

L'outil de gestion des signatures électroniques est-il évolutif pour répondre aux besoins de votre entreprise maintenant et à l'avenir ?

Vous ne considérez peut-être qu'une solution de signature électronique pour un seul département, mais il est important de penser aux utilisations futures possibles, car vous aurez besoin d'une solution qui fonctionne de manière coopérative dans l'ensemble de votre organisation.

Processus d'affaires à considérer maintenant et dans le futur –

• Ventes : devis et contrats, SLA

• RH : offres d'emploi, documents d'intégration, formulaires de conformité à l'échelle de l'entreprise

• Légal : révision et approbations de documents ; stockage et récupération de contrats.

• Approvisionnement : accords avec les fournisseurs, bons de commande, accords-cadres.

• Contrôle du routage et des niveaux d'autorité de signature

• Utilisation de modèles et envois en masse

• Répertoire de documents accessible et partagé

La modernisation continue des processus au sein de votre organisation nécessitera une numérisation accrue et la capacité de connecter les processus entre eux.  

#6 : Sécurité

La confiance est essentielle. Le meilleur logiciel de signature électronique répondra et dépassera les normes de sécurité les plus strictes au Canada, aux États-Unis, dans l'UE et au niveau mondial.

Comprenez quelles capacités en matière de renseignement sur les menaces et de cybersécurité le fournisseur propose. Y a-t-il une équipe de conformité dédiée ? Maintiennent-ils un programme de sécurité de l'information d'entreprise qui respecte ou dépasse les normes de sécurité nationales et internationales et suit les meilleures pratiques de l'industrie ? Offrent-ils un soutien ou des ressources en matière de sécurité à vous en tant que client avec des experts en la matière dédiés ?

Plus de 180 pays acceptent légalement les signatures électroniques pour finaliser des accords, alors choisissez une solution qui respecte les normes de sécurité du Canada, des États-Unis, de l'UE et des normes mondiales.  

#7 : Innovation

Votre fournisseur de signature électronique devrait investir dans la recherche et le développement. Sans amélioration continue, l'entreprise ne parviendra pas à livrer régulièrement des innovations qui rendent le produit plus utile et plus facile à utiliser, tant pour les signataires que pour les expéditeurs et les administrateurs système.

Un des avantages d'acheter un logiciel en tant que service (SaaS) est le déploiement continu et fluide de nouvelles capacités et fonctionnalités. À quelle fréquence l'entreprise publie-t-elle de nouvelles fonctionnalités de produit ?

De nouvelles fonctionnalités et améliorations de produits vous aideront à répondre aux attentes de vos clients et partenaires, vous permettant ainsi de rester compétitif.  

#8 : Leadership éclairé

Bien que l'investissement dans une solution de signature électronique soit une excellente façon de moderniser votre entreprise, la signature électronique n'est qu'une partie du processus plus large de gestion des accords. Vous ne pensez probablement pas à toutes les étapes manuelles et déconnectées, tant avant qu'après la signature, qui peuvent ralentir les processus, augmenter les coûts et nuire à l'expérience de vos clients—mais vous souhaitez certainement un fournisseur qui s'en préoccupe.

Les organisations investissent dans des solutions de transformation numérique afin d'être plus agiles et flexibles, pour s'adapter aux changements rapidement et facilement. En ce qui concerne la transformation numérique de vos processus d'accord, réfléchissez à la manière dont votre entreprise va croître et évoluer.

Choisissez une solution de signature électronique construite sur une plateforme technologique robuste et extensible provenant d'un fournisseur qui a une vision globale.  

#9: Free Trial

La plupart des fournisseurs offrent une période d'essai gratuite avec leur outil. Profitez-en et essayez quelques-uns des produits que vous envisagez parmi les fournisseurs de logiciels de signature électronique populaires.

Voici quelques éléments à tester :

• Essayez à la fois l'expérience de l'expéditeur et celle du signataire.

• Signez sur un PC, une tablette ou un téléphone avec différents types de documents.

• Dirigez le document pour recueillir plusieurs signatures.

• Vérifiez les journaux d'activité pour un statut en temps réel sur tous les accords.

• Invitez les développeurs à explorer les API pour des intégrations personnalisées.

• Contactez le support pour l'expérience utilisateur.

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