Comment choisir le bon fournisseur de signature électronique

Le besoin de flux de travail mobiles et sans contact a incité des organisations de divers secteurs à adapter des flux de travail critiques et à évaluer de nouvelles technologies pour les soutenir. Les principaux investissements technologiques pendant la pandémie comprenaient la visioconférence, les outils de collaboration et la signature électronique.

Comment devriez-vous évaluer un fournisseur de signatures électroniques ?

Il y a plusieurs critères à évaluer avant de choisir le bon fournisseur pour répondre à vos besoins uniques en matière de eSignature. La première étape consiste à déterminer quels sont vos besoins. Commencez par vous poser la question :

• Quels sont les documents , des ententes et des formulaires que vous routez actuellement manuellement ou sur papier que vous souhaitez gérer électroniquement? Les exemples peuvent inclure des ententes de non-divulgation, des contrats de vente, de la documentation pour les nouvelles recrues, le traitement des factures, des commandes d'achat, des rapports de dépenses, des ententes avec des fournisseurs, la conformité interne et des lettres d'intention.

• Combien de ces documents Créez-vous et routez-vous de manière hebdomadaire ou mensuelle ?

• Voulez-vous une solution qui s'intègre avec les logiciels que vous utilisez déjà, comme Salesforce, Oracle Netsuite, SAP Ariba, Workday, Google Workspace, Microsoft, Slack et Quickbooks ?

• Vos destinataires doivent-ils pouvoir accéder aux documents que vous envoyez pour signature sur des appareils mobiles ou tablettes ?

• Voulez-vous pouvoir demander le paiement au moment de la signature ?

• How many people at your organizationEnvoyer des documents pour signature ?

• Pensez-vous à Construire des intégrations clients pour eSignature qui nécessiteraient l'accès à l'interface de programmation d'application (API) du fournisseur ?

Deux rapports d'analystes récemment publiés, Guide du marché de Gartner pour la signature électronique et Now Tech de Forrester : Services de signature numérique et de confiance, T1 2021 , offrent également des informations utiles sur les facteurs que vous devriez prendre en compte pour évaluer les capacités et la compatibilité des fournisseurs de signature électronique.

Critères à considérer lors de l’évaluation des fournisseurs de signatures électroniques

Fonctionnalité du produit

Si vous recherchez une solution de signature électronique de base, un certain nombre de fournisseurs peuvent potentiellement répondre à vos besoins. Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, d'une plus grande flexibilité et d'un flux de travail d'accord complet, les choix sont plus limités. Forrester segmente le marché en fonction des capacités des solutions, les fournisseurs dans les segments des « services de confiance numérique » et des « plateformes de transformation numérique » offrant plusieurs avantages convaincants par rapport à ceux dans les catégories « spécialistes de la signature électronique » et « spécialistes de la PKI ». Assurez-vous de bien comprendre vos besoins fonctionnels actuels et envisagez comment ils pourraient évoluer à l'avenir avant de choisir votre partenaire de signature électronique.

Taille du fournisseur

Forrester segmente le marché en fonction du revenu annuel, les plus grands fournisseurs se situant dans la catégorie des 40 millions de dollars et plus. Ces fournisseurs sont bien établis, maintiennent une présence géographique mondiale et offrent généralement des fonctionnalités approfondies et une expertise dans divers secteurs d'industrie.

Géographie

Si votre entreprise opère à l'international ou dans plusieurs juridictions régionales, recherchez un fournisseur ayant une forte présence mondiale, ainsi qu'une compréhension experte des exigences réglementaires locales telles que l'eIDAS dans l'Union européenne.

Capacités d'intégration

Pour maximiser les efficacités, la capacité d'intégrer des plateformes numériques de premier plan à l'aide d'APIs et de kits de développement logiciel (SDK) est primordiale. Selon Gartner, la profondeur de l'intégration et la simplicité d'utilisation des signatures électroniques au sein de la plateforme de processus d'affaires choisie sont souvent des facteurs clés dans la sélection des fournisseurs.

risque de conformité

Les entreprises dans des secteurs fortement réglementés comme les soins de santé et les services financiers peuvent être soumises à des exigences strictes en matière de sécurité des données et d'assurance d'identité, en fonction des juridictions dans lesquelles elles exercent. Les réglementations comprennent la confidentialité des données, les exigences de connaissance du client (KYC) et les protocoles d'authentification (comme ceux prescrits par la Directive sur les services de paiement européenne 2 (PSD2)).

Sécurité des données

Les incidents liés à la fraude d'identité, aux violations de données et aux menaces à l'intégrité des données ont explosé ces dernières années. Choisissez un fournisseur qui offre des fonctionnalités de sécurité sophistiquées, telles que la préservation de la traçabilité des audits, le soutien des e-signatures avancées et qualifiées, ainsi que la gestion des certificats.

Expérience client et employé

Maintenant plus que jamais, la commodité et la facilité d'utilisation sont très appréciées par les clients et les employés. Selon Forrester, quarante pour cent des influenceurs d'achat mondiaux interrogés affirment que l'amélioration de l'expérience de leurs clients est une priorité élevée ou critique au cours de l'année à venir.

Sélectionner la meilleure solution de signature électronique

Gartner recommande de suivre une démarche réfléchie lors de l'évaluation et de la sélection du meilleur fournisseur de solutions de signature électronique pour répondre aux besoins uniques de votre organisation, notamment :

1. Comprenez les exigences de votre entreprise et évaluez tous les cas d'utilisation potentiels au sein de votre organisation. Pensez à l'endroit où la eSignature peut avoir le plus d'impact dans votre organisation et tracez le processus. Notez que les fonctionnalités nécessaires et les exigences du processus peuvent varier considérablement selon que les cas d'utilisation sont entre entreprises (B2B), entre entreprises et consommateurs (B2C), entre entreprises et employés (B2E) ou même entre employés (E2E).

2. Évaluez vos exigences en matière de technologie, de conformité et de sécurité. Une fois que vous avez déterminé quels cas d'utilisation offriront la plus grande valeur et impact, définissez les exigences dans ces domaines clés. Évaluez vos intégrations de plateforme, prenez en compte si vous opérez dans une industrie fortement réglementée, et déterminez les réglementations spécifiques, les exigences de sécurité des données et de confidentialité des juridictions géographiques dans lesquelles vous opérez.

3. Considérez quel modèle de licence répondra le mieux à vos besoins de manière complète et rentable. Certains fournisseurs offrent une gamme d'options de licence et plusieurs versions de leurs produits pour répondre aux besoins budgétaires et aux cas d'utilisation. Les solutions à l'échelle de l'entreprise, couvrant plusieurs cas d'utilisation, plateformes et départements, sont souvent mieux satisfaites par des versions "d'entreprise" du produit. Cela est dû aux fonctionnalités de conformité et de sécurité intégrées que ces solutions complètes offrent, ainsi qu'à la capacité de s'intégrer pleinement avec les plateformes les plus courantes de Software as a Service (SaaS).

4. Sélectionnez le fournisseur qui répond à tous les critères. Après avoir créé votre liste restreinte, profitez d'un essai gratuit période ou bac à sable de développement Créez un compte pour vous familiariser avec les outils qui fonctionneront pour votre organisation. Si vous cherchez à intégrer une solution de signature électronique avec des logiciels existants, parlez à l'équipe des services professionnels du fournisseur pour examiner les meilleures pratiques et les forfaits de services afin de vous aider à démarrer rapidement. Recherchez la meilleure combinaison d'attributs pour répondre à vos besoins spécifiques, en mettant l'accent sur ceux qui ont développé des solutions spécialisées pour votre secteur.

Alors que les attentes des clients et des employés continuent d'augmenter, le besoin de transformation numérique n'a jamais été aussi pressant. Les solutions de signature électronique sont un élément essentiel de l'écosystème numérique, et choisir le bon fournisseur pour répondre aux besoins uniques de votre organisation est une étape cruciale.