Automatisez la gestion des documents RH avec les actions d'accord

La main-d'œuvre d'aujourd'hui est plus distribuée que jamais. L'embauche et l'intégration à distance sont la nouvelle norme pour les équipes RH, et cela ne changera pas de sitôt. En fait, 85 % des travailleurs canadiens souhaitent avoir la possibilité de continuer à travailler de chez eux. Après le coronavirus. Mais à mesure que les entreprises croissent, elles ont besoin des bons systèmes en place pour faire évoluer les processus des employés tout en continuant à être efficaces. Sans un flux de travail clair et automatisé, les documents des employés peuvent se perdre ou être mal placés, surtout s'il existe plusieurs dépôts "centraux".

Utiliser les actions d'accord pour l'intégration des employés

Les grandes organisations d'entreprise embauchent des centaines d'employés chaque année, générant une multitude de documents provenant de différents groupes d'employés, succursales et régions du monde. Mais souvent, une fois qu'un nouvel employé accepte sa lettre d'offre, il est accueilli avec une montagne de paperasse et de tâches à accomplir durant ses premiers jours de travail. En arrière-plan, le personnel des ressources humaines est chargé d'envoyer les bons documents aux bons employés au bon moment – tout, des lettres d'offre et des manuels des employés aux formulaires fiscaux et de conformité. Les équipes RH doivent ensuite collecter, suivre et gérer manuellement tous ces documents de manière opportune et les stocker pour une utilisation future ainsi que pour des raisons de conformité et d'audit. Si l'on considère ce processus pour une entreprise avec plusieurs unités commerciales, toutes recrutant en même temps, cela devient encore plus complexe.

C'est là qu'entrent en jeu les actions d'accord. Les actions d'accord sont une nouvelle eSignature fonctionnalité permettant aux administrateurs de configurer facilement des règles pour déclencher et automatiser des actions courantes après la signature. Cela inclut la possibilité d'archiver automatiquement les documents complétés vers un fournisseur de stockage cloud (par exemple, SharePoint, Box, Dropbox, Google Drive), d'exporter des données vers Google Sheets et de démarrer des flux de travail dans Docusign CLM Avec les Actions d'Accord, les équipes RH peuvent rationaliser les processus et l'automatisation tels que l'embauche et l'intégration, tout en s'assurant que les documents sont placés au bon endroit au bon moment.

Les équipes RH peuvent utiliser Actions d'accord Docusign pour automatiser et rationaliser le processus d'intégration et s'assurer que les documents sont placés au bon endroit.

Les administrateurs peuvent facilement Créer des règles et des conditions basé sur les champs de document eSignature, le type de modèle et d'autres métadonnées pour déclencher des actions automatiques après la signature :

• Archivez les documents RH complétés dans les bons dossiers, à chaque fois. économiser du temps et réduire les erreurs manuelles. Les équipes peuvent éviter de perdre du temps à chercher des documents à plusieurs endroits ou à créer des rappels pour déplacer manuellement les documents dans le bon dossier ou emplacement. Par exemple, si le nom du modèle est « Employee Handbook » et que le type d’employé est « Full-time », alors le Employee Handbook signé sera automatiquement archivé dans le dossier RH partagé spécifié.

• Exporter des données vers Google Sheets. facilitant l'analyse et le rapport sur un grand volume de documents d'intégration. Par exemple, les données sur les documents d'intégration complétés peuvent être automatiquement exportées vers une feuille Google spécifique pour suivre le nombre d'employés embauchés par chaque département au cours d'un trimestre donné.

• Déclencher des approbations et des flux de travail en aval. dans Docusign CLM afin que le processus d'approbation commence immédiatement après qu'un employé signe un document. Les équipes n'ont pas à s'inquiéter de poursuivre les employés ou les parties prenantes clés pour obtenir une approbation sur les documents. Détendez-vous et laissez le processus d'approbation se déclencher automatiquement pour garantir que tous les documents sont signés et complétés par les bonnes parties/personnes.

Découvrez une démonstration rapide des Actions d'Accord :

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