Des soucis d'intégration? Simplifiez le processus en utilisant des outils numériques

Faisons face à la réalité, le processus d'intégration des employés n'est rien de simple. Des formulaires à remplir, des contrats à signer, des actifs à allouer… la liste continue. Toute cette paperasse est lourde et inefficace. Pire encore, cela peut créer une expérience assez maladroite pour les nouveaux employés. Rationaliser votre processus d'intégration facilite la transition des nouvelles recrues – et cela en vaut la peine. Les gens contribuent plus tôt et restent plus longtemps.

Les premières impressions comptent.

Tout ce qui concerne votre processus d'embauche laisse une impression sur un candidat : les avis en ligne (même avant de vous rencontrer), votre communication et votre suivi, le rythme auquel le candidat progresse à travers les cycles d'entretiens, les négociations de contrat, jusqu'à la signature finale. Mais c'est ce premier jour au travail, le processus d'intégration, qui est probablement la première fois qu'un nouvel employé a une véritable idée de ce que ce sera de travailler pour vous.

C’est pendant ces premiers jours à remplir des formulaires, à lire des manuels de politique et à configurer des appareils de travail que votre nouvel employé pensera soit : « Wow, cet endroit rend tout si facile ! » soit : « Ouf, dans quoi me suis-je embarqué ? »

Vous pourriez être surpris d'apprendre que ces premières impressions du premier jour ont en fait un impact sur vos résultats financiers. Des recherches de Glassdoor Montre qu'une expérience d'intégration positive améliore les taux de rétention des nouveaux employés de 82 % et augmente la productivité de 70 %. En fait, la standardisation des processus d'intégration est essentielle pour familiariser les employés avec la culture de l'entreprise et a prouvé qu'elle augmente la performance et l'engagement.

Il y a cette constatation , aussi. Les employés qui ont eu une expérience d'intégration négative sont deux fois plus susceptibles de chercher de nouvelles opportunités à court terme. Cette attrition précoce a un coût. De plus, la productivité des nouvelles recrues mal intégrées est inférieure à celle de celles qui ont eu une excellente expérience.

Faire une excellente première impression

Alors, que pouvez-vous faire à ce sujet ? Comme première étape, éliminez autant que possible le remplissage de formulaires sur papier, qui est pénible. Numérisez votre processus d'intégration en automatisant là où vous le pouvez afin de réduire les obstacles, la friction et le stress. Ajoutez une bouteille d'eau écologique et un joli carnet Moleskine, et vous deviendrez un héros.

Le Docusign Agreement Cloud pour les RH est un excellent point de départ. Intégré aux principaux systèmes RH au monde, comme Workday, Oracle HCM et SAP SuccessFactors, Docusign aide à transformer votre expérience d'intégration des employés en un avantage concurrentiel, contribuant à retenir les meilleurs talents et à les amener à une productivité maximale plus rapidement.

De manière cruciale, le Docusign Agreement Cloud pour les RH élimine certains des goulets d'étranglement ennuyeux qui laissent une mauvaise impression aux nouveaux employés. Des flux de travail automatisés, l'eSignature sur n'importe quel appareil et un stockage centralisé des documents réduisent les piles de paperasse et permettent de remplir des formulaires en quelques clics simples. Ces formulaires numériques sont automatiquement acheminés vers d'autres départements qui ont besoin d'informations sur les nouvelles recrues pour déclencher leurs propres actions. L'informatique attribue le matériel et ajoute des licences logicielles, la sécurité gère les passes et les permissions, la comptabilité met en mouvement la paie - et tout cela se fait de manière harmonieuse.

Utiliser la vérification d'identité pour aller un pas plus loin.

Si vous devez vérifier l'identité de votre nouvel employé lorsqu'il reçoit des formulaires d'intégration importants – ce qui devient de plus en plus courant dans notre monde fortement réglementé – alors vous pouvez le faire rapidement et en toute sécurité avec Docusign. Docusign Identifier Par exemple, demandez une image de leur permis de conduire canadien pour vérifier l'identité. Le système intelligent sait exactement quoi rechercher pour s'assurer que le document n'est pas frauduleux.

Du point de vue de l'employé, un téléchargement rapide de son ID rend le processus de validation sans douleur. Pas de photocopies, de numérisations ou d'envois par courriel. Ils peuvent tout faire depuis leur téléphone lorsqu'ils ouvrent le document Docusign pour la première fois.

Gérer le processus électroniquement est votre avantage concurrentiel.

La mise en œuvre d'un processus d'intégration automatisé peut se faire par étapes incrémentielles, faciles à gérer. Pensez à la liste de vérification des éléments qui doivent se produire pour chaque nouvel employé.

Vous pouvez commencer par les lettres d'offre pour les candidats. Numériser cette étape dès le départ pourrait vous aider à obtenir des accords plus rapidement, à recevoir les signatures plus tôt et à attirer les meilleurs talents. Tout tourne autour des premières impressions, n'est-ce pas ?

Ensuite, envisagez des intégrations en arrière-plan afin que le personnel des ressources humaines puisse compléter la paperasse d'intégration en partageant les données des candidats déjà en dossier, comme en extrayant ces informations précises de votre système existant dans des documents formatés sans saisie manuelle ni duplication. Vous économiserez du temps et réduirez les erreurs.

À quoi ressemblerait un processus d'intégration des ressources humaines entièrement numérisé dans votre organisation, avec tous les avantages de :

• une plateforme unique pour toutes les données des candidats et des employés

• signature et acheminement automatisés de documents

• Documents centralisés pour un accès facile et partagé.

• conformité totale

Gérez toutes les applications et les documents d'intégration électroniquement et vous êtes assuré d'avoir des nouvelles recrues enthousiastes à l'idée de rejoindre l'équipe. Faites de votre expérience d'intégration un avantage concurrentiel.

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