Despacho de abogados optimiza los flujos de captación de casos con Docusign IAM

El derecho de lesiones personales puede ser un campo altamente lucrativo y gratificante, pero solo si se pueden captar y convertir los mejores prospectos. Algunos despachos de abogados, como el despacho estadounidense The Law Offices of Mark T. Hurt, adoptan un enfoque de captación amplio que incluye Google Ads, vallas publicitarias, búsqueda orgánica y televisión.

La estrategia de múltiples contactos ha sido un gran éxito. La firma, ubicada en Tri-Cities, en la frontera entre los estados de Tennessee y Virginia, que también maneja casos de compensación laboral, discapacidad y tránsito, recibe más de 100 prospectos al día. El personal generalmente pasaba hasta 15 minutos evaluando cada uno. Aproximadamente la mitad no califica, lo que se traduce en más de 12 horas al día dedicadas a prospectos que no llevan a ningún lado. El alto volumen de llamadas, sumado a un proceso de captación fragmentado, llevó a sobrecargas y pérdida de ingresos.

“Nuestro personal estaba al límite”, comentó Michael Miles, administrador de sistemas, quien vio en la inteligencia artificial y la automatización una clave para manejar el alto volumen. “Con Docusign IAM, podemos evaluar rápidamente los casos y, si son adecuados, enviar automáticamente los acuerdos con una mínima intervención del personal.”

Litify y Docusign Maestro para orquestar la conversión de casos

La transformación del despacho con Docusign comenzó con la migración de la firma a Litify, un sistema integral de gestión legal basado en Salesforce. “Queríamos integrar todas nuestras aplicaciones en una sola plataforma para reducir el papeleo, evitar múltiples navegadores abiertos y lograr una línea de ensamblaje más ágil”, explicó Thomas Hurt, director de personal.

Este cambio a una plataforma unificada permitió un flujo de datos sin interrupciones entre los sistemas, de modo que el personal puede gestionar los prospectos y enviar documentos directamente desde Litify. Al integrar Litify con la plataforma Docusign IAM, la firma puede automatizar el proceso de evaluación de prospectos entrantes, liberando al personal para concentrarse en oportunidades de alto potencial. Y utilizando los flujos de trabajo de Maestro, la firma puede orquestar todos los pasos necesarios para convertir prospectos en casos mediante un enfoque simple, sin necesidad de código, de arrastrar y soltar.

En áreas de práctica de alto volumen, como lesiones personales, Maestro puede automatizar la asignación de prospectos evaluados, generar documentos automáticamente y seguir cada paso para garantizar que no se pierda nada. Este nivel de automatización es aún más crítico a medida que la firma planea expandirse en casos de demandas masivas, donde coordinar grandes cantidades de reclamantes y documentación requiere flujos de trabajo escalables.

“Queremos perseguir activamente nuevos casos, y tener las herramientas adecuadas nos ayudará a gestionar ese crecimiento, especialmente a medida que ingresamos en el espacio de demandas masivas”, dijo Miles.

Generación de prospectos con formularios web dinámicos

Mark T. Hurt invierte fuertemente en marketing digital, incluyendo campañas de pago por clic y anuncios localizados. Pero rastrear y gestionar los prospectos generados siempre había sido un desafío.

Con IAM, la firma puede convertir los anuncios digitales en prospectos, casi de inmediato, y actuar sobre ellos a medida que llegan.

Ahora, cuando un prospecto hace clic en un anuncio, la firma puede dirigirlo a un Web Form de Docusign, capturar información relevante y enviar automáticamente esos datos a Litify.

Este enfoque permite que Mark T. Hurt agilice la captura de prospectos, con formularios que cambian dinámicamente a medida que los clientes interactúan con ellos.

Durante el proceso de captación de un caso de compensación laboral, por ejemplo, si un prospecto indica que trabajó en una mina de carbón, el formulario puede presentar automáticamente preguntas adicionales sobre posibles reclamaciones de pulmones negros. “Capturar solo un poco de información nos ayuda a identificar el potencial de reclamaciones adicionales”, dijo Hurt.

El uso de Web Forms también permitirá a la firma priorizar o descalificar rápidamente los prospectos en función de su potencial de ingresos o su ajuste general con los servicios de la firma. Los casos de alto valor neto pueden marcarse para un compromiso personal, mientras que los casos de menor valor pueden manejarse a través de automatización.

“La inteligencia artificial está siendo muy útil para eso”, dijo Miles. Al usar IA para analizar la información entrante, la firma puede identificar palabras clave que indiquen si un prospecto debe ser perseguido o no, y cómo hacerlo.

Una mina de oro de datos con Docusign Navigator

En cuanto a tecnología, Mark T. Hurt va un paso adelante. “La mayoría de nuestros competidores todavía usan archivos en papel”, dijo Thomas Hurt. “Manteniéndonos al tanto de las tendencias, como la IA, tenemos una gran ventaja”.

Aunque la firma aún está en las primeras etapas de implementación de Docusign IAM, el potencial ya es claro. Con Docusign Navigator, un repositorio impulsado por IA, Mark T. Hurt puede desbloquear información valiosa que ayudará a refinar su estrategia de marketing y optimizar el gasto publicitario.

Al centralizar los acuerdos completados y usar IA para transformar esos documentos estáticos en puntos de datos estructurados, Navigator permitirá a la firma analizar características de los casos y los datos demográficos de los clientes de manera más eficaz.

“Los datos son mi fuente de ingresos,” dijo Hurt. “Hay mucha información valiosa que podemos obtener a través de IAM, y puedo comenzar a conectar los puntos con ciertas características de los demandantes que estamos buscando.”