SulAmérica gana agilidad en los procesos de Capital Humano

Obtener más agilidad, gobernanza y mejorar los flujos de trabajo con los sindicatos. Hace tres años, estos eran algunos de los desafíos que enfrentaba el área de recursos humanos de SulAmérica, una empresa brasileña centenaria - que actúa en los segmentos de seguros de salud, odontológicos, vida, pensiones e inversiones. oy cuenta con más de cuatro mil empleados y miles de corredores en Brasil. 

El período coincide con la llegada de Orlando de Oliveira a la empresa para asumir la gestión de las relaciones laborales y sindicales y reestructurar el sector, cuya demanda de mejora estaba latente y acababa de absorber las actividades de nómina y beneficios de la empresa. Era necesario acelerar el flujo de acuerdos (en aquel momento predominantemente manuales en RR.HH.) y mejorar la relación con los sindicatos, mediante la presentación de cuentas laborales a los órganos competentes.

"En mi jornada laboral diaria, dedicaba una cantidad considerable de tiempo a revisar y firmar documentos, ya fueran contrataciones de empleados o contratos para becarios y jóvenes aprendices. Era lento y poco práctico", comenta el gerente. "Pero cuando apostamos por una innovación ampliamente respaldada y reconocida como Docusign, vemos un salto adelante en nuestros procesos". 

Retos de RR.HH. ante la digitalización

Hasta entonces, los contratos de recursos humanos se firmaban con lápiz y papel. Para un contrato, por ejemplo, se emitían al menos tres copias de un documento, las cuales eran distribuidas para la firma del empleado, el área de compensación y el área enfocada a la documentación de la empresa. Inicialmente, el acuerdo cerrado fue almacenado en archivos deslizantes en la sede de SulAmérica en Río de Janeiro y luego fue catalogado, embalado y enviado a un archivo físico externo. 

En el caso de la contratación en otros estados, también existía preocupación por la logística, que incluía envío y devolución de documentos a São Paulo o Río de Janeiro, pérdidas de tiempo, costos de transporte o correo, entre otros. "Esperamos una semana o más para que regresara el documento y todavía estábamos preocupados por una posible pérdida", dice el ejecutivo. 

La era digital

SulAmérica ya estaba pasando por procesos de digitalización en los últimos cinco años y utilizaba Docusign en algunas áreas de la organización. En el período pandémico, el uso de la solución también creció rápidamente en RR.HH.  

Hubo un progreso visible después de seis meses de uso, pero sin pérdidas gracias al compromiso de todos. “Cuando introdujimos la firma electrónica en nuestros acuerdos, los documentos en papel todavía circulaban, pero cambiamos el proceso y lo redireccionamos para que todo fuera electrónico”, explicó de Oliveira. 

Según el directivo, promover una mayor sostenibilidad, gobernanza y agilidad fueron aspectos prioritarios para optar por la solución.

Uno de los beneficios inmediatos que la digitalización trajo a la empresa fue la reducción del consumo de papel. En dos años (2020 y 2021), sólo para el proceso de admisión de contratos, ya no se utilizaron más de 150,4 mil hojas de papel. Esto equivale a unos 60,9 mil litros de agua, 6,1 mil kg de CO2 y 403 kg de basura ahorrados, según calculadora de papel 4.0. 

La oportunidad para la transformación digital de los flujos de contratos, a través de Docusign, permitió avanzar operativamente en condiciones sostenibles y más rápidas. Con esto también fue posible optimizar la rutina de las personas involucradas en las suscripciones. "Nos liberamos del uso del papel, en unas condiciones de trabajo mucho más sostenibles, ágiles y seguras. El análisis de la información también es más sencillo, permite reducir los errores, sin olvidar la facilidad de tener la recopilación digital de todos los documentos firmados. contratos", concluye el directivo.