KORE optimiza los procesos Q2C y el cumplimiento con Docusign CLM

Hace apenas unas décadas, la idea de que pudieras darle de comer a tu gato o regar tus plantas a distancia desde el otro lado del mundo parecía ciencia ficción. Hoy, el Internet de las Cosas (IoT) está en todas partes, transformando nuestra forma de vivir, trabajar e interactuar.

Aunque los casos de uso del IoT crecen día a día, la conectividad global sigue siendo un gran reto. Ahí es donde entra en juego KORE, un habilitador de IoT. El líder en conectividad como servicio ofrece una solución integral para la implementación simplificada del IoT, administrando más de 14 millones de dispositivos conectados para clientes de todo el mundo. En el centro de todo están los contratos: miles y miles de contratos.

En el pasado, crear y ejecutar esos contratos implicaba a muchas personas, tareas y sistemas desconectados. Con Docusign, KORE resolvió su propio reto de conectividad y, en el proceso, diseñó flujos de trabajo optimizados que eliminaron gran cantidad de trabajo manual.

KORE cierra la brecha contractual con CLM

A mitad de su década en KORE, a Nicki Brock, directora de aplicaciones empresariales, se le planteó un reto: eliminar los vacíos en el proceso contractual de la empresa que causaban retrasos en los acuerdos y tensión interna. A lo largo de los años, KORE automatizó piezas críticas de su pila de ventas utilizando Salesforce CPQ y Docusign eSignature. Pero todo lo que había antes y después de la firma seguía requiriendo mucho contacto humano.

“Obteníamos los precios de un lugar, las firmas de otro, y teníamos todo un recurso dedicado a crear contratos fuera de esos sistemas”, afirmó Brock. Al buscar una forma de conectar los puntos digitales, Brock encontró la solución en un evento del Salesforce World Tour. “Vi una demostración de Docusign CLM y pensé: ‘Esto es exactamente lo que necesitamos’”, dijo.

Al reunir Salesforce CPQ y Docusign CLM en un flujo de trabajo integrado, KORE hizo posible que los equipos internos generaran automáticamente propuestas y contratos con un solo clic. Una vez creados los presupuestos en CPQ, se transfieren automáticamente a las plantillas de CLM, para que los usuarios de ventas puedan guiar los acuerdos hasta la firma con mayor precisión y eficacia. El equipo de contratos realiza un control de calidad rápido, y los contratos estándar están listos en menos de una hora.

“El departamento legal ha apreciado mucho la optimización de la redacción y el control de las versiones”, dijo Brock. Antes de CLM, el proceso de administrar las revisiones, ediciones, versiones y aprobaciones era complejo y requería mucho tiempo. Ahora, todo se controla de forma centralizada, con una pista de auditoría completa de quién hizo qué y cuándo, lo que agiliza las revisiones de contratos. Como resultado, el tiempo de entrega ha mejorado en más de un 95%.

Una vez que los tratos llegan a la recta final, se puede acceder a los contratos a través de Salesforce. Según Brock, tener visibilidad de los contratos en Salesforce ha sido “superútil” para el equipo de ventas, especialmente cuando las cuentas cambian de propietario o cuando los representantes necesitan revisar los tratos anteriores o la cartera actual para las revisiones comerciales trimestrales. “Les ha facilitado mucho la vida”, afirmó. Por su parte, el departamento legal está encantado de tener los contratos almacenados de forma segura y accesibles desde su lugar de trabajo, en CLM.

Iniciativas de eliminación del papel en toda la empresa

Docusign CLM no solo agiliza el proceso contractual de KORE. La empresa también aprovecha sus recursos de flujo de trabajo para optimizar otros procesos, incluido el cumplimiento de pedidos, como parte de su iniciativa Paperless KORE. Por ejemplo, cuando un cliente pide tarjetas SIM o hardware a través de KORE, se activa automáticamente un flujo de trabajo para el equipo de cumplimiento de pedidos en CLM.

KORE también utiliza la función de grupos de tareas de CLM para facilitar a los empleados la asignación de tareas a otros equipos directamente desde sus tabletas. Por ejemplo, si una pieza determinada está agotada, el miembro del equipo puede iniciar un nuevo flujo de trabajo para el equipo de compras. “Antes todo esto se hacía en papel: alguien imprimía el pedido electrónico y se lo entregaba al equipo de cumplimiento de pedidos, que seguía el proceso”, explica Brock. “Al digitalizarlo con CLM, ahorramos muchísimo tiempo y creamos una experiencia de usuario sin complicaciones”.

Ahora, KORE puede medir el tiempo que tarda un pedido de principio a fin, y de equipo a equipo, para mejorar continuamente el rendimiento.

Más allá del contrato

El éxito de cualquier iniciativa digital que Brock lidere es profundamente importante para ella tanto a nivel profesional como personal. “Para mí, lo más importante es que a la gente le guste trabajar conmigo y con mi equipo porque saben que somos muy innovadores y que conseguiremos hacer las cosas”, afirmó.

En lo que respecta a Docusign, sabe que apenas han explorado la superficie de lo que puede hacerse. “Después del primer proyecto Paperless KORE, todo el equipo estaba entusiasmado, como si pudiéramos lograr lo que quisiéramos”, dijo. “Me entusiasma saber qué más podremos hacer con Docusign”.