Docusign aporta más flexibilidad al proceso de admisión de iPlacex

iPlacex es una institución de educación superior chilena que impulsa la formación técnica y profesional de jóvenes y adultos trabajadores, promoviendo su entrada y desarrollo en el ámbito laboral. Desde hace 30 años su propuesta fundamental es ofrecer una oportunidad de educación flexible y accesible para sus alumnos en todo el país. 

Actualmente, la institución cuenta con sedes ubicadas en Santiago, Copiapó y Talca y 9 centros de servicios para sus más de 25 mil estudiantes distribuidos en todo Chile, vinculados a su oferta académica de 49 carreras técnicas y profesionales en las áreas de administración y negocios, desarrollo social y servicio público, educación, salud, tecnología y gastronomía.

iPlacex ejecuta 5 ciclos de admisión anualmente, en un régimen bimestral, todos los cuales seguían un proceso que combinaba actividades digitales y presenciales. Aunque cerca del 90% de los alumnos están vinculados a carreras a distancia, las matrículas requerían un tránsito físico, con las dificultades y costos asociados. 

“Tenemos 5 ciclos de admisión en el año. Los tipos de admisión son distintos y requiere un tránsito de documentación peculiar para cada carrera. Asegurar que este proceso sea sencillo y preciso es muy importante para nuestro negocio”, comenta Jaime Riffo, Director de Marketing de iPlacex. 

Otro desafío que enfrentaba iPlacex era la convalidación de documentos. Una parte de sus nuevos alumnos necesitaban ratificar sus estudios ya concluidos, su experiencia laboral o técnica y este proceso requería la presentación de documentación adicional. Lo anterior significaba duplicar esfuerzos para consolidar la información necesaria. 

El objetivo de optimizar los ciclos de admisión sumado al perfil de los alumnos (70% que ya trabajan, tienen hijos y estudian simultáneamente), demandaba que los procesos fueran más flexibles y remotos. Por esto, se requería brindar una experiencia más simple y ágil.

Desde 2020 iPlacex decidió cambiar su experiencia de matrícula buscando hacerla más simple para sus alumnos. Por otro lado, con el contexto de pandemia, las restricciones sanitarias impuestas al movimiento de personas y el crecimiento de sus matrículas, una experiencia más flexible también era importante para sus empleados. La institución decidió llevar el proceso de admisión al entorno digital con el apoyo de la herramienta de firmas electrónicas de Docusign. 

“Nuestro modelo educativo está basado en la flexibilidad y con Docusign podemos avanzar en esta línea en los procesos de admisión. Docusign hace nuestro proceso bastante más fluido”, dijo Riffo.

iPlacex obtuvo el apoyo de Oficina Ágil (socio de Docusign en Chile y Latinoamérica) para implementar el proyecto de modernización de matrículas. “Nuestros servicios profesionales ayudan a las organizaciones a transformar su manera de operar. Esto es justamente lo que hacemos con iPlacex, con apoyo continuo al logro de sus objetivos”, comenta Erik Goldenberg, CEO de Oficina Ágil.

Con el cambio, iPlacex optimizó el seguimiento de cada operación. La solución de Docusign permitió a iPlacex conocer el estatus de cada matrícula en tiempo real e integrar el modelo Docusign en su sistema de gestión procesos claves, basado en certificación ISO 9001. 

Sin embargo, al comentar sobre los beneficios clave para su negocio, iPlacex identifica los factores que más aportaron eficiencia para su equipo y mejor experiencia para sus alumnos:

• Zonificar los equipos de admisión - Docusign permitió que los estudiantes que se matriculan a distancia, por medio del teléfono o en línea, sean asignados equitativamente, logrando gestionar la carga de trabajo de manera más eficiente;

• Contratación rápida a distancia: Desde el punto de vista del alumno, el proceso se volvió más sencillo. El alumno firma el contrato y envía toda su documentación desde donde esté, de manera rápida y conveniente. El 80% de los contratos son firmados por ambas partes en 1 día, lo que permite a iPlacex validar la documentación e iniciar procesos posteriores dentro de la organización: la bienvenida de los tutores a los alumnos, su inscripción en aulas virtuales y el acceso a los servicios digitales, entre otros.

Por fin, al aportar más flexibilidad y accesibilidad, las firmas electrónicas hicieron que el proceso de admisión estuviera más alineado con la filosofía institucional. 

“Docusign nos aporta más flexibilidad para ofrecer nuestros servicios de educación. La flexibilidad del formato es parte de nuestros propósitos”, finaliza Riffo.