IKEA agiliza la incorporación de su fuerza laboral multinacional

Si alguna vez has buscado una silla con estilo para tu cuarto, juego de recámara moderno o las albóndigas suecas más ricas, seguro que en algún momento has ido a IKEA. Desde su inicio como un pequeño negocio de pedidos por correo en 1943, IKEA se ha convertido en un líder global en muebles funcionales y accesibles.

Pero IKEA no es solo innovación en diseño; es también una empresa centrada en las personas y sus valores. Su compromiso con la sostenibilidad y la creación de un entorno de trabajo abierto y colaborativo se extiende a todas sus operaciones, incluida la gestión de más de 3.000 empleados en Portugal.

"En IKEA, todos somos iguales y trabajamos juntos hacia una misión compartida", afirma Joana Lopes, administradora de Personas y Cultura en IKEA Portugal. Esa misión incluye cuidar del planeta, un valor que llevó a IKEA Portugal a replantear sus procesos de recursos humanos, tradicionalmente dependientes del papel.

Con la ayuda de Docusign, la empresa optimizó y digitalizó por completo el proceso de firma de acuerdos laborales, reduciendo el desperdicio, ahorrando tiempo y ofreciendo una experiencia de incorporación fluida, cumpliendo al mismo tiempo con los estrictos estándares de la UE, como la regulación de identificación, autenticación y servicios de confianza electrónica (eIDAS).

Ahorro de tiempo y costos con un RR. HH. sostenible

Reducir el uso de papel fue una forma sencilla pero significativa de reforzar el compromiso de IKEA con la sostenibilidad. Antes de Docusign, incorporar nuevos empleados implicaba imprimir, firmar con tinta y archivar manualmente los documentos de contratación, un proceso lento e ineficiente. Los acuerdos firmados se almacenaban en las cinco ubicaciones de IKEA en Portugal, lo que dificultaba el acceso a la oficina central.

"Estamos en constante expansión", explica Lopes. "Necesitábamos una forma más centralizada de manejar las firmas y el archivo de documentos".

Hoy, el equipo de Personas y Cultura ha eliminado por completo el papel de sus procesos.

El ahorro de tiempo ha sido igualmente notable. Lo que antes podía tardar hasta cuatro días ahora se completa en un promedio de dos, e incluso en minutos en algunos casos.

Incluso en temporadas de contratación intensa, como Navidad o verano, Docusign garantiza que todo funcione sin problemas. El equipo también ha simplificado otros aspectos del proceso de incorporación, como la recolección de tallas de uniforme y nombres preferidos, mediante el flujo de trabajo de Docusign. Ahora, los nuevos empleados llegan a su primer día listos para comenzar.

"Como ya tenemos toda la información necesaria, podemos enfocarnos en crear un ambiente positivo y acogedor", afirma Lopes.

Simplificación del cumplimiento normativo

Manejar una fuerza laboral multinacional en Portugal puede ser un desafío debido a su complejo marco legal y burocrático, especialmente en lo que respecta a transacciones digitales. Como parte de la Unión Europea, IKEA Portugal debe utilizar soluciones avanzadas como las Firmas Electrónicas Cualificadas (QES), que tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas bajo el reglamento eIDAS.

Esto garantiza la integridad y seguridad de los acuerdos en toda la región, optimizando al mismo tiempo los procesos digitales.

La verificación de identidad de Docusign para firmas cualificadas en la UE facilita el cumplimiento normativo al validar la identidad de los empleados mediante tarjetas de residencia, documentos de identidad nacionales y pasaportes, incluidos los extranjeros, almacenando de manera segura la información clave conforme a los requisitos de la UE.

"Con Docusign, podemos cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, simplificar nuestros procesos", dice Lopes. "Nos permite manejar documentos de forma remota, centralizar el almacenamiento y cumplir con todas las normativas legales sin complicaciones".

Para empleados recurrentes, la verificación de identidad de Docusign permite almacenar detalles de identidad verificadas, agilizando futuras transacciones, como formularios de licencia por maternidad o paternidad, actualizaciones de estado civil o documentos tributarios. Esto facilita la gestión de las necesidades continuas de RR. HH. de manera más eficiente.

"Los empleados pueden guardar sus firmas en su Identity Wallet y aplicarlas rápida y fácilmente siempre que las necesiten."

Solución para un equipo en crecimiento

A medida que IKEA Portugal crece, Docusign se adapta con ella. El equipo de Personas y Cultura gestiona actualmente más de 800 documentos al año, y las soluciones digitales de Docusign se han convertido en una parte fundamental para manejar esta carga de trabajo.

Al transformar un proceso de incorporación antes engorroso en una experiencia digital fluida, Docusign ha liberado al equipo para centrarse en lo más importante: integrar a los nuevos empleados en la cultura y misión de la empresa desde el primer día.

"Para nosotros, Docusign es una herramienta práctica que simplifica nuestro trabajo diario y nos permite estar disponibles para todos, en cualquier lugar", dice Lopes.