Deloitte agiliza procesos contractuales con Docusign

Deloitte es la organización con el portafolio de servicios profesionales más diverso del mundo, con 475.000 profesionales generando impactos en más de 150 países. Con 177 años de historia, hoy ofrece servicios de auditoría, consultoría empresarial, asesoramiento financiero, gestión de riesgos y asesoramiento fiscal a clientes públicos y privados de los más diversos sectores.

En los últimos años, Deloitte ha recorrido un camino notable para convertirse en la organización de servicios profesionales líder en el mundo. Amplió sus alianzas comerciales estratégicas, amplió su portafolio de soluciones, aumentó la promoción de la innovación e invirtió en tecnologías y capacitación profesional para atender a los clientes con aún mayor calidad y eficiencia.

Este viaje también implicó optimizar sus operaciones administrativas. En este contexto, surgió como prioridad la digitalización de los contratos, lo que llevó a acelerar el proceso de transformación de procedimientos analógicos en digitales.

Los desafíos de los contratos en papel

Hasta 2020, justo antes de la pandemia, los contratos se firmaban según el proceso utilizado por el cliente: a veces en papel y enviado por correo para su firma, a veces por correo electrónico y escaneo. "Muchos clientes no conocían la firma electrónica", explica Marcelo Natale, socio de Deloitte. Además, estaba el desafío de que las operaciones de Deloitte fueran diversas y estuvieran distribuidas por todo el país. Hubo casos en los que los viajes en avión se realizaron con el objetivo de obtener autorizaciones escritas, por ejemplo.

“Tratar con una gran cantidad de clientes requiere transparencia, visibilidad y una gobernanza sólida en el ámbito de los contratos y las exigencias legales. Incluso si los procesos actuales funcionan, siempre hay una búsqueda de mejoras. Las empresas con procesos analógicos corren el riesgo de cometer errores que pueden incluso provocar pérdidas de ingresos”, afirma.

El uso de la firma electrónica y sus beneficios

El período de pandemia aceleró la adopción de la firma electrónica de Docusign. "Lo implementamos en poco tiempo y también pasamos por un cambio cultural que fue muy bien aceptado". Se eligió Docusign principalmente porque cumple con los requisitos técnicos y de seguridad.

Uno de los desafíos fue el tiempo necesario para firmar los documentos. Lo que podría llevar dos semanas ahora se completa en tan solo unas horas (desde la creación del borrador hasta las firmas), sin mencionar el ahorro de recursos. Además, el almacenamiento digital ayudó a organizar los contratos y lo hizo más fácil.

Vale la pena mencionar que los avances en sostenibilidad también llegaron con la digitalización de los contratos. Desde la implementación de Docusign hasta julio de 2023 se ahorraron más de 120 mil hojas de papel. "El proceso se ha vuelto más rápido, más seguro, tenemos mejor gobernanza, mejor trazabilidad. Fue un cambio de nivel importante para nosotros", concluye.

CLM: el siguiente paso

Con el éxito de la firma electrónica, la organización da ahora un paso más en la optimización de procesos en el área de compras con Docusign CLM (Gestión del Ciclo de Vida de Contratos). La idea es ampliar paulatinamente el uso de la solución de gestión de contratos en toda la firma. "En las exigencias legales y contractuales, incluso en los procesos funcionales, la mejora es crucial", añade el socio de Deloitte.