Catchafire duplica su capacidad de contratación con Docusign IAM para ventas

Para cada organización sin fines de lucro que busca ampliar su impacto, hay miles de profesionales dispuestos a ofrecer sus habilidades en marketing, diseño, gestión de proyectos y más. Catchafire es el puente, ofreciendo una plataforma fácil de usar que conecta estas organizaciones con el apoyo que necesitan.

Desde 2010, los voluntarios han donado más de 1.5 millones de horas de trabajo pro bono, creando casi 300 millones de dólares en valor para el sector sin fines de lucro.

“Cuanto más rápido establezcamos estas asociaciones, antes podremos generar un impacto real”, dijo J.D. Filippone, subdirector de operaciones de ingresos.

Cuando Filippone se unió a Catchafire, la contratación era “muy manual” e ineficiente, dependiendo de plantillas y hojas de cálculo. Aunque este proceso funcionaba bien para volúmenes pequeños de acuerdos, pronto quedó claro que no sería escalable para los objetivos a largo plazo de la empresa.

“Evaluamos varios proveedores y, al final, descubrimos que Docusign era la mejor opción para nosotros en este momento y también a medida que seguimos creciendo”, dijo Filippone.

MSAs y SOWs personalizados con un solo clic

Antes de Docusign, Catchafire probó una solución CLM de un proveedor externo, pero resultó ser costosa, compleja y con demasiadas funciones innecesarias. El punto de quiebre: los clientes la encontraron excesivamente complicada.

“Cuando estás tratando de cerrar un trato, lo último que quieres es que algo se convierta en un obstáculo”, dijo Filippone. “La pregunta no era ‘¿Vamos a dejar esta plataforma?’ La pregunta era: ‘¿Cuál es la próxima plataforma a la que vamos a migrar?’”

Catchafire finalmente eligió Docusign IAM por su facilidad de uso, capacidades de IA y su conexión perfecta con Salesforce. Usando Docusign Gen, los representantes de ventas pueden iniciar solicitudes de generación de contratos directamente desde su centro de ventas central.

Primero, se recopilan los detalles del cliente, los términos del contrato y cualquier requisito específico en un solo formulario. Completar el formulario inicia el proceso de revisión, y luego, con un solo clic en Salesforce, se genera automáticamente un acuerdo de servicio principal o una declaración de trabajo. Si no hay cambios solicitados por el cliente, el equipo de adquisiciones — que mantiene el control total — puede enviar el acuerdo final para firma electrónica.

“Lo que me gusta de Docusign es que los contratos [vienen] de nosotros”, dijo Filippone. “Y todo está rastreado en el sistema, por lo que mi equipo o equipos externos pueden ver cómo progresa cada solicitud de contrato. Es realmente genial y muy poderoso.”

Datos de acuerdos accesibles con Docusign AI

Después de optimizar la generación de documentos con Docusign, Catchafire estaba lista para desbloquear más valor de sus acuerdos. Ahí es donde entró Navigator. Los acuerdos firmados se procesan y almacenan en un repositorio central donde los equipos pueden rastrearlos, administrarlos y analizarlos.

Para Filippone, tener capacidades de IA facilita la verificación de términos específicos o incluso responder preguntas rápidamente, como cuántas veces aparece una cláusula específica en los contratos o si un límite de responsabilidad particular ha sido aplicado de manera consistente. “Ha ahorrado mucho tiempo”, dijo. “Puedo encontrar la mayoría de la información que necesito justo en ese momento, tan simple como hacer una búsqueda o aplicar un filtro.”

Con Navigator integrado en el flujo de trabajo, Catchafire ya no está a oscuras con respecto a fechas críticas de contratos u obligaciones, por ejemplo, una notificación de renovación a tiempo que marca un acuerdo que se renovará en dos semanas.

Al aprovechar estos datos, Catchafire también garantiza que los acuerdos estén basados en condiciones equitativas, reforzando tanto el rendimiento como la confianza en las alianzas.

Cierres más rápidos, mayor impacto

“El proceso de contratación ahora es más rápido que nunca, y vamos a seguir ampliando esas eficiencias”, dijo Filippone.

Lo que antes tomaba entre 20 y 25 minutos por acuerdo, ahora toma solo unos minutos, lo que permite al equipo casi duplicar su capacidad semanal.

Las ganancias en eficiencia se han propagado por toda la organización en forma de mayores ingresos, menores riesgos y mayor productividad, fortaleciendo, en última instancia, la capacidad de Catchafire para empoderar a las organizaciones sin fines de lucro y las comunidades que sirven.

“Docusign ha hecho mi vida un poco más fácil, para que pueda ayudar a hacer las cosas más fáciles para otros en el negocio”, dijo Filippone. “Para cualquiera que busque mudarse a un sistema estructurado de gestión de contratos, implementar un repositorio inteligente basado en IA o construir flujos de trabajo a través de su proceso de adquisiciones, recomendaría absolutamente Docusign.”