Mejora la velocidad y la calidad de los acuerdos con la verificación de datos en tiempo real

Para quien firma un acuerdo con eSignature, el proceso es sencillo: completa los campos necesarios y hace clic para firmar. Todo el proceso se logra en cuestión de minutos. Sin embargo, para la organización que recibe de vuelta ese acuerdo firmado, el trabajo no es tan sencillo. Tienen que corroborar que toda la información que proporciona el firmante es correcta antes de incluirla en sus sistemas y actuar con base a ella. 

Ese proceso suele implicar la comprobación de los datos ingresados por el firmante con múltiples fuentes de datos para verificar la información: los números de teléfono están registrados, las direcciones de correo electrónico son localizables, las cuentas bancarias se conectan correctamente, etc. A medida que la información se vuelve más compleja, el proceso de recopilarla y confirmarla puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. 

En el mejor de los casos, toda la información es correcta y validarla únicamente agrega un paso más al proceso de acuerdo. Pero eso no siempre ocurre. Casi la mitad (48%) de los acuerdos enviados para su firma se devuelven con errores y datos que faltan, lo que puede causar retrasos.

Hoy nos complace anunciar Data Verification, una nueva funcionalidad para mejorar la recopilación de datos en los acuerdos enviados con eSignature. Es una nueva y potente herramienta compatible con las aplicaciones de nuestra cartera de Intelligent Agreement Management. Data Verification validará en tiempo real los datos específicos proporcionados por el firmante comparándolos con las bases de datos de socios de confianza, para asegurarse de que no se omiten campos ni se cometen errores. El resultado son acuerdos más rápidos y sencillos, con menos pasos manuales y menos tiempo perdido rehaciendo el trabajo a causa de errores.

¿Qué tipos de datos se pueden verificar? Cuando Docusign IAM esté disponible, nuestros clientes podrán confirmar el registro correcto de números de teléfono, direcciones de correo electrónico y direcciones postales. Nuestro recurso de Basic Data Verification no puede confirmar que los datos ingresados están conectados a un firmante específico, pero puede verificar que los números de teléfono están en servicio, las direcciones de correo electrónico son capaces de recibir mensajes y que las direcciones existen en un mapa.

Data Verification ofrece a los clientes de Docusign un proceso de recopilación de datos más seguro y sin complicaciones, que hace uso de la automatización para mejorar la experiencia de quienes preparan y firman los acuerdos. Es una forma sencilla de aumentar la precisión de la información del firmante sin perder visibilidad del estado del acuerdo ni incumplir las normas de cumplimiento. 

A continuación, encontrarás una breve lista de algunas de las formas en que tu equipo se beneficiará de Data Verification.

Completa las transacciones más rápido y con menos pasos

En lugar de dar vueltas con un firmante hasta que se pueda confirmar toda su información, Data Verification funcionará como un asistente automatizado para validar los datos de forma segura con las fuentes externas que elijas. También ofrecerá a los equipos una opción para evitar que los firmantes envíen un acuerdo antes de completar correctamente todos los campos necesarios. Esto significa que los responsables de la preparación verán cómo aumentan las tasas de conversión y disminuyen las tasas de acuerdos no válidos. Al reducir la necesidad de realizar todos los pasos de corrección de errores que implica el proceso de validación actual, tanto los preparadores como los firmantes llegan mucho más rápido a los resultados deseados. Al mejorar el proceso de entrada de datos y agilizar la validación, las organizaciones también pueden crear un proceso de acuerdo con menos pasos. Esto puede suponer una importante ventaja competitiva para clientes y socios potenciales.

Reduce el riesgo con la validación de fuentes de datos de confianza

Cuando tus acuerdos contienen datos erróneos o incompletos, hay múltiples formas de que puedan tener resultados perjudiciales. Puede que no sea intencionado, pero cuando se incluye información incorrecta en tu ecosistema de acuerdos, aumenta el riesgo de fraude, incumplimiento o daños a la reputación. Esto es especialmente cierto para los equipos que operan en sectores muy regulados, como el financiero y el de seguros. La mejor defensa es corregir la información en el punto de entrada.

Data Verification registra pruebas de la entrada y confirmación de datos para cada sobre de Docusign. A medida que un firmante ingresa los datos y estos se validan con fuentes de datos de confianza, Docusign documenta esas actividades en un registro de auditoría detallado. Una vez finalizado el proceso, se puede descargar un certificado de finalización para especificar qué datos se ingresaron en el momento de la firma y por quién, qué fuentes verificaron esos datos y cuándo sucedió todo ello. Los registros de auditoría no contienen ninguna información de identificación personal.

Elimina los pasos de configuración manual para obtener una implementación rápida y flexible 

Tradicionalmente, la implementación de sistemas de verificación de datos ha implicado pasos difíciles y laboriosos. Dichos sistemas ofrecían la posibilidad de ahorrar tiempo con la automatización posterior, pero todo el esfuerzo manual y las horas necesarias para configurar el sistema eliminaban esas ganancias. 

Lo atractivo de Data Verification es que viene con implementaciones listas para usar para determinadas integraciones preinstaladas. Nuestro equipo ya estableció conexiones con las fuentes de datos externas más importantes para que tu equipo no pierda tiempo en la implementación. Si necesitas cotejar entradas de datos con listas específicas que aún no son compatibles, sigues teniendo la opción de crear una integración. También ampliaremos nuestra lista de integraciones preinstaladas en las próximas versiones.

Mejora la experiencia de firma de tus clientes

Los beneficios de la verificación de datos en tiempo real no están reservados exclusivamente a los equipos que envían sobres. Los firmantes también pueden observar cómo se agilizan los plazos de entrega de los acuerdos y ganan confianza al saber que la información que envían no regresará para otra ronda de entrada de datos. 

Esa experiencia simplificada puede suponer una gran diferencia inicial para los clientes potenciales que están considerando varias opciones y buscan una experiencia de acuerdo sencilla y moderna. Minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para el mantenimiento de los contratos también contribuirá en gran medida a retener a los clientes actuales.

Data Verification es uno de los servicios de plataforma disponibles para los clientes de Docusign IAM. Obtén más información sobre las demás piezas de ese conjunto de herramientas en la página de servicios de plataforma Docusign IAM. Las aplicaciones Docusign IAM estarán disponibles para los clientes de los EE. UU. a finales de mayo.