¿Una solución de gestión de contratos empresariales es lo que necesita tu negocio?

​Una solución empresarial de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM, por sus siglas en inglés) optimiza la gestión contractual de principio a fin y puede ahorrar a la empresa promedio hasta 9% de su facturación anual. Para muchas compañías, dichos ahorros se pueden traducir en cientos de miles de dólares al año.

Sin embargo, algunas empresas aún dudan si deberían invertir en un software CLM, lo que los deja estancados en procedimientos ineficientes de gestión de contratos manuales o sobre papel. Si esto tiene cualquier parecido con la realidad, a continuación, te mostramos una guía para ayudarte a determinar si tu negocio se beneficiaría con una inversión en una solución CLM empresarial.

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de contratos?

Antes de poder determinar si el software empresarial de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM) hará una diferencia en tu compañía, es importante que sepas qué hace CLM.

A medida que los documentos entren a tu empresa, las tareas administrativas y los flujos de trabajo manuales y complejos generan obstáculos en el proceso de gestión de contratos, limitando tu capacidad de crecer y generando roces en tus relaciones clave con compradores y distribuidores. La gestión del ciclo vital de contratos aumenta la productividad, elimina riesgos e impulsa ingresos en cada paso del proceso de gestión contractual al brindar:

• Depósitos centralizados y consultables

• Flujos de trabajo flexibles y configurables

• Generación de documentos con plantillas

• Automatización del flujo de trabajo

• Librerías de cláusulas

• Registros de auditoría digitales y visibilidad de 360 grados

• Mayor seguridad

Tras mejorar procedimientos existentes con una solución CLM integrada, las empresas pueden gozar de un retorno de inversión promedio de 356%, gracias principalmente a una mínima exposición a riesgos, una reducción en el error humano y una caída significativa en el tiempo de finalización de contratos.

El impacto que tiene la gestión contractual en tu empresa puede variar dependiendo de factores como el tamaño del negocio, la complejidad de los flujos de trabajo existentes o la industria dentro de la cual opera la compañía.

Entonces, ahora que sabes lo que puede hacer la gestión contractual, es momento de evaluar: ¿una solución CLM es lo que necesita tu negocio?

Comienza a hacerte las preguntas correctas

La gestión contractual por lo general no se asocia con rentabilidad; sin embargo, muchas empresas gastan un porcentaje significativo de sus recursos en contratos. Desde la creación hasta la revisión, negociación y firma, un solo contrato puede costar alto a tu negocio.

Tu proceso de gestión contractual actual no solo podría estar desperdiciando recursos, sino también exponiendo a tu empresa a riesgos innecesarios y tensando relaciones con clientes clave.

Las siguientes cinco preguntas pueden ayudarte a evaluar si una solución de gestión contractual es adecuada para tu negocio.

¿Qué tan complejo es tu proceso actual de gestión contractual?

Desde la creación hasta la negociación, revisión y aprobación, cada contrato que genera tu empresa pasa por una variedad de personas y departamentos (ventas, jurídico, finanzas, etc.). Incluso los documentos más básicos, como acuerdos de confidencialidad, necesitan la aprobación y revisión de 3, 5 e incluso 10 partes, todo esto antes de que lo pueda ver un cliente o proveedor.

Entre más complejo sea el proceso de gestión de documentos, más propenso serás a obtener un beneficio de una solución CLM que te permita organizar flujos de trabajo inteligentes de documentos y automatizar tareas manuales.

La complejidad es una parte intrínseca del crecimiento. A medida que tu empresa se prepara para el futuro, una solución de gestión contractual ofrece escalabilidad sin complicaciones, brindándote las herramientas que necesitas para expandir tu operación.

¿Qué métricas usas para evaluar tus procedimientos actuales? ¿Cómo es un proceso complejo de gestión contractual?

Antes de que realmente puedas evaluar las necesidades de gestión contractual de tu empresa, es esencial que identifiques los puntos más problemáticos en tu proceso actual. Si no cuentas con datos de métricas clave, como las que se enlistan a continuación, probablemente no estés gestionando tus contratos de forma eficiente.

• ¿Cuál es la duración del ciclo de un contrato promedio?

• ¿Cuántas partes por lo general participan en cada contrato?

• ¿Cuánto tiempo invierte tu equipo en la negociación de contratos?

• ¿Cuánto tiempo te lleva encontrar un contrato una vez almacenado?

• ¿Cómo evalúas el cumplimiento o los riesgos de seguridad en el lenguaje del contrato?

Entender tu proceso actual te dirigirá hacia las soluciones adecuadas. Por ejemplo, a medida que comienza a incrementar el número de partes involucradas en la creación o negociación de un solo contrato, también aumenta la posibilidad de que un error humano se cuele en los flujos de trabajo existentes. En una encuesta realizada entre 1,300 profesionales del proceso de contratación, el 90% de las personas dijo que el error humano tiene un impacto significativo en su proceso contractual, lo que resulta en:

• Retraso en el cierre de acuerdos (37%)

• Costos más elevados (34%)

• Pérdida de oportunidades a causa de contratos mal interpretados (31%)

• Mayor riesgo de incumplimiento (29%)

No existe un número mágico de actores o una sola métrica que te indique cuándo es momento de adquirir un software de gestión contractual empresarial, pero tener un mejor entendimiento de los procedimientos existentes de tu organización es un buen lugar para comenzar.

¿Qué nivel de cumplimiento necesita tu empresa?

En industrias donde existen regulaciones que obligan un estricto cumplimiento, la generación de documentos y la gestión de documentos de principio a fin se vuelven aún más complejos, lo que puede provocar costosos retrasos en el proceso contractual.

Entre más grandes sean tus necesidades de cumplimiento, más podrá una solución de gestión contractual minimizar los riesgos.

El panorama normativo está en constante evolución. Nuevos contratos requieren de un estricto apego a normas existentes; sin embargo, es posible que tu organización necesite filtrar contratos preexistentes para identificar y revisar lenguaje desactualizado.

¿Cuentas con un repositorio de contratos inteligente y consultable?

¿Cuánto tiempo te lleva localizar un documento existente cuando usas tu actual solución de gestión contractual?

El principal reto de gestión contractual al que se enfrentan las empresas es encontrar y analizar documentos existentes. Actualmente, solo el 23% de los profesionales empresariales dice que pueden encontrar un contrato en 10 minutos o menos, un porcentaje impresionantemente bajo, aunque también es una disminución significativa en comparación con el 32% del año pasado, según una encuesta anual de Docusign.

La gestión de documentos crece cada vez más en complejidad. Una infraestructura ágil es crítica para las empresas que deseen mantener el ritmo vertiginoso al cual avanza el ambiente de trabajo digital actual. A pesar de estos rápidos cambios, muchas empresas aún usan archiveros para guardar documentos y organizar sus contratos, mientras que el 39% de los documentos actuales están almacenados como PDF inconsultables.

El software CLM brinda repositorios consultables, bibliotecas de cláusulas y herramientas automatizadas de evaluación de riesgos para ayudar a las empresas a encontrar el documento adecuado en segundos, reduciendo significativamente el gasto, tiempo y riesgo de generación de contratos y gestión de principio a fin.

¿Cómo gestionas el monitoreo y la visibilidad de contratos?

El 69% de las empresas usa correo electrónico para enviar contratos entre departamentos. Aparentemente, no está mal, pero la realidad es que una vez que el contrato sale de tus manos, se vuelve invisible.

¿Qué haces si un cliente te pide una actualización sobre el estado del contrato? ¿Cómo monitoreas un documento que no ha salido a la superficie? Usar correo electrónico como mecanismo de monitoreo es como construir muros entre los equipos jurídico, de ventas y de compras.

Es crítica tener una visión de 360 grados del ciclo vital de contratos. Además de dar a los diferentes equipos la visibilidad y la comunicación abierta que necesitan para monitorear contratos de principio a fin, una solución CLM automatizada deja un registro de auditoría digital que ayuda a reducir riesgos y permite que sea fácil que todas las partes se hagan responsables de su papel en el proceso contractual.

La visibilidad de los contratos puede ayudarte a acelerar el tiempo de finalización, identificar complicaciones en el flujo de trabajo y gestionar las expectativas del cliente.

¿Qué puede hacer Docusign CLM por tu empresa?

Los beneficios de una solución de gestión contractual empresarial son fáciles de ver. Una reciente encuesta realizada por Docusign entre 1,333 organizaciones participantes mostró que, tras implementar una solución CLM, la empresa promedio notó una reducción del 50% en el tiempo de finalización de contratos y una reducción del 80% en el tiempo de elaboración de borradores de contratos. Los equipos de compras, ventas y jurídico fueron los más beneficiados tras la adquisición de CLM.

Docusign CLM brinda a las empresas soluciones de gestión contractual que ahorran dinero, aumenta la agilidad y mejoran la experiencia del cliente.

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