Tipos de documentos: legales, electrónicos y otros ejemplos. ¡Revisa la lista completa!

Los documentos son el recurso principal de cualquier compañía, por lo que su correcta gestión es un aspecto primordial para las operaciones empresariales.

En cuanto a su clasificación, existen un sinfín de tipos, cada uno con su función y propósito. Así pues, conocerlos es indispensable para entender cuál se ajusta a cada situación y de qué manera puede ser útil en el cotidiano empresarial.

En virtud del gran volumen de archivos que circulan en una organización, ya sean impresos o digitales, es común que se presenten dudas sobre las diferencias entre cada tipo de documento, así como sobre su utilidad y eficacia.

Por esta razón, en este artículo te presentamos los tipos de documentos más utilizados en el entorno empresarial y las mejores prácticas para mejorar su gestión.

¿Qué tipos de documentos existen?

El registro y almacenamiento de información valiosa acerca de un trámite, proceso, acuerdo o cualquier otro evento que genere un compromiso puntual y pueda consultarse futuramente se considera un documento.

En líneas generales, los documentos pueden clasificarse según su:

Formato

Implica la forma en la que se presenta un contenido:

• Texto: se registra un contenido particular a través del lenguaje escrito empleando letras, símbolos, números u otros caracteres.

• Fotográficos o imágenes: registro de la información mediante mapas, fotos, imágenes, dibujos, etc. Su connotación visual favorece el entendimiento de quienes los consultan.

• Sonoros: configura un contenido en formas auditivas y basado en expresiones sonoras o lenguaje oral como piezas musicales, expresiones de voz, podcasts o grabaciones de radio.

• Audiovisuales: mezclan elementos visuales y elementos sonoros, por ejemplo, videos, documentales, películas, entre otros.

Utilidad

En cuanto al uso que propuesto, existen documentos:

• Públicos: Encontrados en diferentes canales abiertos al público, tanto impresos como digitales. Son registros que cualquier persona puede consultar. Por ejemplo, destacamos las publicaciones en periódicos, información de servicios públicos, informes, entre otros.

• Privados: Presentan acceso restricto a ciertas organizaciones o personas para proteger su contenido. Por ejemplo, contratos de negocio, datos bancarios, historias clínicas, investigaciones científicas.

En el medio empresarial, lidiamos con una gran cantidad de documentos públicos, privados y escritos, por lo que conocer la esencia de los más comunes es crucial para gestionarlos y almacenarlos de manera correcta. ¡Veamos los más relevantes!

Informes

Los informes cuentan con abundantes datos sobre el funcionamiento de un negocio. Por lo cual, permiten analizar una gran cantidad de situaciones, ya sean reales o estudios de casos.

Con la información disponible, los gestores pueden tomar decisiones más precisas y acertadas en las diferentes esferas corporativas: operativa, táctica y estratégica.

Planes

Consisten en guías que orientan las actividades de un negocio. Es altamente recomendable que cada área corporativa cuente con un plan específico y que cada uno de esos documentos sea registrado en el plan estratégico del negocio.

Contratos y acuerdos

Con connotación legal y validez jurídica, son registros escritos de negocios, vínculos empresariales, tratos, relaciones laborales, entre otros eventos que demanden el cumplimiento de obligaciones. 

En efecto, sin los documentos adecuados, un negocio puede ir fácilmente a bancarrota por falta de cumplimiento con las normativas jurídicas vigentes.

Entre los principales contratos y acuerdos que una empresa debe gestionar destacamos los contratos de compraventa, de renta, de trabajo, así como los acuerdos de fundadores y de accionistas.

En cuanto a la legalidad de este tipo de documento ante la ley, a raíz del avance tecnológico, las versiones digitales son ampliamente utilizadas, ya que cuentan con validez jurídica. Es decir, consisten en recursos prácticos que ratifican un negocio o vínculo frente a la justicia.

Políticas

Una política es un documento en el que se registran reglas creadas por el cuerpo estratégico para orientar el comportamiento y desempeño de los profesionales dentro de la organización. 

Un ejemplo es la política de compliance que cuenta con directrices para promover el cumplimiento de forma satisfactoria y la política de servicio al cliente, abarcando instrucciones referentes a la atención y resolución de problemas.

Documentos financieros

Los comprobantes financieros permiten mantener el negocio activo, evitando pérdidas, gastos excesivos y un posible descontrol en sus cuentas. Son sumamente importantes para presentar en las auditorías y adecuar el pago de impuestos.

Son algunos buenos ejemplos los estados de flujo de efectivo, los balances y los estados de resultados.

Beneficios de los documentos digitales

Una de las formas más efectivas de promover la alineación de las estrategias corporativas con las tendencias del mercado es adoptar soluciones tecnológicas que permitan optimizar el desempeño y los resultados del negocio.

Gracias a las herramientas y metodologías derivadas de la transformación digital, es posible digitalizar los documentos físicos, optimizando así su gestión, revisión y control.

Los documentos digitales presentan la misma validez jurídica que las versiones impresas, pudiendo emplearse como prueba en instancias judiciales, pero, ¡esto no es todo!

La gestión digital de los documentos corporativos permite:

• Acceder a los archivos tan pronto como se los necesite;

• mejorar la comunicación entre los colaboradores y los equipos;

• optimizar el teletrabajo;

• incrementar la seguridad de los datos corporativos y de los públicos empresariales;

• reducir los gastos con el almacenamiento físico, impresiones y servicios logísticos;

• potencializar el compliance;

• elevar el volumen de clientes y de compras;

• y proporcionar excelentes experiencias a los públicos corporativos.

Por lo tanto, implementar herramientas que permitan trabajar con documentos digitales es imprescindible para optimizar los procesos internos y alcanzar resultados más potentes en las empresas modernas.

Optimiza la gestión de tus contratos con estas herramientas

Gestionar los documentos digitales con herramientas de primer nivel permite dar un salto en términos de productividad, eficiencia operativa y rentabilidad. 

En este sentido, una herramienta que ha ganado la preferencia de los gestores por facilitar la gestión de los acuerdos y contratos corporativos es el software de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM).

Esta solución permite organizar los procesos, personalizar los acuerdos y automatizar una serie de tareas. Más allá de favorecer un ambiente de trabajo colaborativo, permite incrementar la calidad de los procesos y análisis, ya que emplea recursos de IA y aplica estudios de riesgo, tendencias y cálculos de oportunidades.

Así pues, al implementar la solución ideal:

• aceleras el cierre de acuerdos provechosos;

• estandarizas los procesos fortaleciendo el cumplimiento legal;

• mejoras la inteligencia comercial.

Por su parte, un software de firma electrónica, que comúnmente forma parte de la solución CLM, no solamente permite aceptar los tratos y aprobar contratos digitales de manera rápida, sino que también aporta validez jurídica a estos documentos.

Esta solución posibilita enviar, recibir y firmar documentos sin inconvenientes. Además, los software de firma electrónica en la nube pueden accederse dondequiera que los firmantes se encuentren. Todo esto favorece desde el aprovechamiento de excelentes oportunidades de negocio hasta la contratación de los mejores talentos en cualquier parte del mundo.

A través del uso de soluciones versátiles, fomentas un flujo informativo seguro y dinámico, ya sea en el medio interno de la empresa o entre los profesionales y con tus stakeholders.

¡Esto ha sido todo!

Como vimos, en una empresa existen diferentes tipos de documentos y conocer sus bases a detalle permite emplear los modelos adecuados para fundamentar actividades y procesos, así como para corroborar tratos y cerrar negocios.

Gestionarlos adecuadamente es una actividad más sencilla cuando empleas las soluciones tecnológicas adecuadas.

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