Software para seguimiento de acuerdos: ¿Cómo te ayuda Docusign?

Si eres propietario o formas parte de la gerencia de un negocio, estarás de acuerdo en que una solución de gestión de contratos empresariales es lo que necesita tu negocio. 

Sin embargo, la tarea de gestionar múltiples contratos y asegurarse de que se cumplan los plazos y requisitos puede ser abrumadora. Muchas empresas luchan por mantenerse al día con la administración de sus contratos, enfrentando retrasos en la ejecución o pérdidas de acuerdos comerciales importantes.

Por ello, te invitamos a explorar junto a nosotros cómo un software de gestión de contratos ayuda a tu negocio a llevar un seguimiento eficiente de sus acuerdos y contratos.

¡Comencemos!

¿Por qué es importante un buen seguimiento de tus acuerdos?

Es común que muchos acuerdos y contratos requieran de múltiples firmas y aprobaciones, lo que puede resultar en un proceso largo y complicado. Por lo tanto, llevar un buen seguimiento a la gestión de contratos es crucial para garantizar que se cumplan en tiempo y forma.

De este modo, si no llevas un seguimiento eficiente de tus acuerdos, es probable que enfrentes problemas como retrasos en la firma de los contratos, pérdida de tiempo en el seguimiento manual, o incluso la pérdida de acuerdos importantes para los procesos de tu empresa.

Por ello, la falta de una herramienta adecuada para este tipo de seguimientos, puede generar dificultades en la identificación de las etapas del proceso, por ejemplo, sería difícil saber quién ha firmado un documento y quién no, ocasionando confusión.

Ahora bien, un buen software de seguimiento para tus recuerdos te permitirá gestionar dichos acuerdos y contratos de manera eficiente y segura, ahorrando tiempo y aumentando la eficacia de tu empresa.

Pero, ¿qué debes buscar en un software para la gestión de contratos? En las siguientes líneas te lo contamos.

¡Sigue leyendo!

¿Qué necesitas en un software para seguimiento de acuerdos?

Cuando se trata de un software para seguimiento de acuerdos, hay ciertas características que son esenciales para asegurarse de que se estén administrando correctamente.

Pero ¿qué tal si una solución no solo cumpliera con estas características, sino que también ofreciera herramientas adicionales para mejorar aún más la eficiencia y la productividad en el proceso de seguimiento de acuerdos?

Pues bien, estas son las funcionalidades que debe contener un software para seguimientos de acuerdos:

Gestión de documentos

Esta herramienta debe incluir la posibilidad de carga, edición, organización y firma de documentos de manera centralizada desde una plataforma. Además, debería ser fácil de buscar y etiquetar documentos para encontrarlos rápidamente cuando sea necesario.

Automatización de tareas

Un buen software para seguimiento en la gestión de contratos, debe tener la capacidad de automatizar tareas como la programación de recordatorios de firma y la creación de flujos de trabajo personalizados. Esto permite que los usuarios ahorren tiempo para enfocarse en otras tareas importantes en lugar de estar pendientes de los acuerdos en curso y poder aumentar la eficiencia.

Seguridad

La plataforma debe ofrecer múltiples capas de seguridad adecuadas para garantizar la privacidad y la confidencialidad de los documentos y la información personal de los usuarios.

Acceso remoto

La posibilidad de acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo y ubicación, permite la flexibilidad necesaria para trabajar de manera remota.

Colaboración

La colaboración en tiempo real es fundamental, para la socialización de los documentos o contratos por parte del equipo, permitiéndoles trabajar al tiempo en el mismo archivo. Esto reduce significativamente el tiempo de espera para la finalización de los acuerdos y facilita la comunicación entre los miembros de la empresa.

Al tener estas características, podrás llevar un seguimiento adecuado de tus acuerdos y contratos de manera efectiva y eficiente.

Conoce nuestro software de gestión de contratos: Docusign CLM

Docusign CLM es un software de gestión de contratos que ayuda a las empresas a llevar un seguimiento óptimo de sus acuerdos, desde la creación hasta la firma y finalmente el cumplimiento. 

Además de cumplir con las características esenciales mencionadas anteriormente, CLM ofrece una serie de herramientas adicionales para mejorar aún más la eficiencia y la productividad en el proceso de seguimiento de acuerdos. Tales como:

• Docusign CLM y Docusign CLM Essentials, tienen la capacidad de cargar documentos de manera centralizada, para una gestión contractual óptima y ordenada.

• Con sus soluciones de automatización, es posible la creación de flujos de trabajos de manera colaborativa entre los integrantes del equipo para una respuesta en sus procesos más eficiente.

• Docusign CLM ofrece una seguridad de múltiples capas que incluye la autenticación de varios factores, cifrado de datos en tránsito y en reposo, además de un control minucioso de acceso, para limitar quién puede ver, editar y firmar documentos.

• Tiene la habilidad de rastrear y auditar cambios o revisiones en los documentos, para garantizar la integridad del acuerdo a lo largo del tiempo.

• Es posible generar informes y análisis personalizados con el fin de obtener información valiosa sobre el desempeño y la eficacia de los acuerdos.

Con esto en mente, al implementar Docusign CLM, las empresas pueden disfrutar de una serie de beneficios que les ayuda a mejorar la productividad y rentabilidad.

Estos son algunos de los beneficios más importantes:

Mayor eficiencia:

El software de gestión de contratos de Docusign agiliza todo el proceso, lo que se traduce en una mayor eficiencia y en una reducción del tiempo y esfuerzo en comparación a los procesos que se dedican a la administración manual de contratos.

Mayor visibilidad y control

Con Docusign CLM, los gerentes y los supervisores pueden obtener una visibilidad completa de los procesos de gestión contractual y tener un mayor control sobre los acuerdos en curso, con el fin de tomar decisiones más acertadas.

Reducción de errores

Con la automatización de procesos y la reducción de la intervención humana, se minimizan los errores y se mejora la precisión en la gestión de los acuerdos.

Ahorro de costos

El uso de software de gestión de contratos como Docusign CLM puede resultar en un ahorro significativo en costos para la empresa, ya que se reducen los costos administrativos y se optimiza el uso de los mismos.

En general, Docusign CLM ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de gestión de contratos, mejorando la eficiencia y la productividad, aumentando la seguridad y la transparencia, y reduciendo los riesgos y los costos.

Gestión de contratos: un software de CML es lo que necesita tu empresa

El seguimiento adecuado de tus acuerdos es esencial para asegurarte de que se cumplan los términos acordados y cuidar las futuras negociaciones comerciales que benefician tu negocio.

Es por eso que la solución de Gestión de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) de Docusign es una excelente opción para cualquier persona o empresa que necesite una forma más eficiente y segura de administrar la gestión de contratos.

En definitiva, un buen seguimiento de tus acuerdos te ayuda a garantizar que se cumplan todos los acuerdos que contemplen una negociación, a proteger tus intereses y a evitar retrasos y confusiones en el proceso de firma.

¡Esto es todo!

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