Simplifica la negociación de contratos y la administración de riesgos en Docusign CLM

De todos los pasos del proceso contractual, la negociación es el que más tiempo consume. Un estudio de Docusign de 2022 descubrió que la negociación de un acuerdo era el paso con menos probabilidades de ser descrito como “eficiente” y casi el 60% de los profesionales de los contratos dice que es “frustrante”.

Para la mayoría de los equipos, la negociación de contratos es un inconveniente necesario. Si quieres asegurarte de que tu organización obtenga el mejor valor de tus acuerdos, necesitas una forma eficaz de revisar las condiciones propuestas en un contrato recibido y sustituir el lenguaje arriesgado durante la negociación. Optimizar este proceso es una forma sencilla de maximizar el valor y disminuir el riesgo. Cuanto antes llegue tu equipo a un acuerdo, antes empezarás a beneficiarte de la relación comercial.

Para ayudar a tu equipo a simplificar las negociaciones, Docusign ofrece una suite de soluciones de gestión del ciclo de vida de contratos, o CLM (CLM Essentials y CLM), con distintos niveles de evaluación de riesgos y herramientas de negociación. En este post, revisaremos las herramientas de Docusign que pueden simplificar el proceso previo a la firma.

Simplifica la colaboración interna con comentarios y alertas de Slack

Una vez que se revisa un acuerdo y se identifica el lenguaje de riesgo, es necesario que haya pasos sencillos en el flujo de trabajo interno para hacer ediciones que eliminen o reduzcan el riesgo. Suele ocurrir que un miembro del equipo analice el acuerdo para encontrar el lenguaje problemático pero, en función de las áreas de riesgo, esa persona tendrá que implicar a una serie de colegas para sustituir esas cláusulas por opciones menos arriesgadas.

La forma más sencilla de indicar a un colega una parte específica de un contrato en revisión en Docusign CLM es mediante comentarios. Si la matriz de control de riesgos destaca una parte especialmente arriesgada de un contrato, cualquier examinador puede crear un comentario que notifique esa sección a compañeros o equipos concretos para que tomen medidas. Los comentarios pueden añadirse a partes concretas del contrato (de forma similar a como funcionan los comentarios en otras herramientas digitales de procesamiento de textos) o a todo el contrato en general, señalando las tareas que deben abordarse. Todos los usuarios pueden ver las tareas de revisión que se les han asignado en su panel de CLM.

Gracias a la integración de Docusign con Slack, CLM puede configurarse para enviar a los empleados una alerta de Slack cuando se les mencione en un comentario o se les asigne otra tarea de revisión de contratos. Esa alerta abrirá el contrato que se está negociando y les llevará directamente al comentario que requiera de su experiencia. Tanto si una persona puede revisar todo el lenguaje de riesgo del documento como si las cláusulas individuales deben ser manejadas por especialistas independientes, Docusign CLM ofrece la forma más sencilla de poner el lenguaje de riesgo de los contratos en manos de las personas adecuadas para que revisen esos términos antes de que se firme un acuerdo.

Revisión de acuerdos más fácil para las partes externas

Una vez que tu equipo ha tenido la oportunidad de revisar todas las cláusulas que presentan riesgos en un contrato, el siguiente paso es enviar esa versión del acuerdo a los colaboradores externos para que examinen las actualizaciones. CLM ofrece la opción de enviar un contrato a colaboradores externos como documento bloqueado (solo lectura) o desbloqueado (editable). Cualquier lector tiene la opción de ver la versión actual de un acuerdo o activar una comparación de versiones que resaltará los cambios hechos en la última ronda de revisión.

A lo largo del proceso de revisión, Docusign mantiene un registro detallado de todas las actividades, incluidas las revisiones, los comentarios, las tareas asignadas, el historial de visualizaciones y mucho más. Esa información está disponible para las partes internas en todo momento. Los examinadores externos pueden ver todos los comentarios que requieren su atención mientras revisan la versión actual de un contrato.

Una vez que las partes externas han tenido la oportunidad de examinarlo, el proceso de análisis puede comenzar de nuevo. CLM+ puede extraer automáticamente cualquier lenguaje nuevo en busca de riesgos, los expertos internos pueden abordar cualquier cláusula que deba reescribirse y el documento puede enviarse de nuevo a las partes externas para que lo revisen. Estos pasos de la negociación pueden repetirse tantas veces como sea necesario hasta que todas las partes estén satisfechas con las condiciones.

Para obtener más información sobre cómo Docusign CLM simplifica la revisión de contratos para tu organización, descarga el Cuadrante Mágico de Gartner para CLM.