¿Cómo hacer una reducción de costos e incrementar performance al mismo tiempo?

Generalmente, cuando en una organización se busca la reducción de costos, se tienen que sacrificar aspectos como la productividad o la eficiencia en muchas áreas, sin embargo, esto no tiene por qué ser una regla. Por eso, en este post te enseñaremos cómo lograr abaratar tus costos y elevar tu productividad.

La automatización es uno de los aliados más poderosos que puede tener cualquier organización, sobre todo cuando podemos ver las evidencias de la transformación digital en empresas manufactureras, de marketing o logística.

Se cree erróneamente que la digitalización suplanta la mano humana y roba los trabajos, pero no es así. Adoptar nuevas técnicas y tecnologías permite una reducción de costos operativos que luego pueden ser invertidos en potenciar los talentos humanos en actividades realmente valiosas para la organización.

A continuación, te explicaremos cuáles son y en qué consisten estas 4 medidas para la reducción de costos que, a su vez, pueden acelerar tus resultados.

¡Buena lectura!

1. Implementar la gestión de proyectos

Cuando se cuenta con muchas personas dentro de una empresa, la administración de las tareas puede ser una misión caótica.

Para ello, existen muchas opciones en el mercado que permiten, de manera automática y multiplataforma, registrar cada proyecto que se está llevando a cabo en tus operaciones, el tiempo que se le dedica, quiénes están involucrados y los costos e inversiones asociadas.

¿Cómo ayudaría a una empresa en la reducción de costos? Bueno, si puedes ver al instante cada costo generado por el proyecto, además, prever los márgenes de ganancias y los beneficios de los mismos, pueden prescindir de muchos análisis, y ganarás tiempo valioso.

Este tipo de herramientas es ideal para automatizar las tareas que se ejecutan dentro de cada departamento con relación a un mismo fin.

Por ejemplo, un manager o jefe de proyecto podrá ver en tiempo real las tareas realizadas, las pendientes, las trabas, cuellos de botella y las dificultades que tiene cada trabajador que está bajo su cargo para poder tomar decisiones oportunas para evitar los gastos innecesarios.

2. Evaluar los peligros

La falta de prevención en un entorno laboral puede traer consigo una cantidad de problemas, obstáculos y desaceleración que cualquier empresa quiere y debe evitar. Ello puede ocasionar accidentes, enfermedades y ausentismo, aspectos que afectan negativamente tus operaciones.

Cuando hablamos de la reducción de costos y aumento de la productividad, también podemos incluir las acciones que tienen que ver con resguardar la vida y la integridad física y moral de tus trabajadores.

En este sentido, existen herramientas automatizadas, denominadas Risk Managers o Gestores de Riesgo, que está basada en el pensamiento estratégico y tiene como finalidad analizar las operaciones normales de la empresa para determinar peligros potenciales y ayudar a la organización a cumplir sus metas.

Es una manera de estar consciente de a qué se está expuesto y poder controlarlo de manera oportuna para poder reaccionar correctamente durante los momentos turbulentos o de crisis.

Las herramientas de gestión de riesgos son cruciales para la toma de decisiones en las empresas de hoy. Ya que les brindan a sus directivos los contextos reales en los cuales están inmersos, además de datos para elaborar una planificación alcanzable y tomar acciones para modificar conductas que generen riesgos.

Dentro de sus muchos beneficios está la reducción de costos, ya que evita los gastos inesperados por accidentes, demandas, pérdidas de mercancías, daño de maquinarias o depreciación de equipos.

Su propósito principal es reducir los riesgos relativos en un determinado giro, ámbito o sector de la sociedad.

3. Hacer la transición a la firma electrónica

¿Te has puesto a pensar en el tiempo y los recursos que se pueden perder cuando se debe esperar por la firma para emitir una orden de compra, enviar un presupuesto o aceptar un acuerdo? Pues, las herramientas de firma electrónica surgen como la solución a ese problema.

La firma electrónica es un sistema completamente legal y funcional que sustituye la firma autógrafa y que permite aprobar transacciones, acuerdos y requisitos dentro de una organización a través de una interfaz electrónica multiplataforma.

¿Qué quiere decir esto? Que podrás mantener el flujo normal de las operaciones de tu negocio sin importar si el firmante está dentro de las instalaciones o se encuentra a cientos de kilómetros de distancia.

Asimismo, este tipo de medida les facilita la comunicación interna a las empresas. Donde el firmante recibe notificaciones de solicitudes de firmas y este puede ver, aceptar y firmar en cuestión de pocos pasos.

Es un sistema que acelerará tus operaciones, facilitará la comunicación y volverá eficiente las etapas administrativas, al mismo tiempo que optimiza el tiempo, para el beneficio de tu negocio y sus resultados.

4. Establecer un control interno

Este conjunto de actividades, acciones, planes y políticas surge como una solución ante los riesgos que pueden generarse por malas prácticas dentro de una empresa u organización.

Está centrada en la aplicación de 5 componentes: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control gerencial, información y comunicación y, por último, la supervisión.

Para que esto sea efectivo, y automático, existen varias herramientas tecnológicas que logran hacer una gestión y control de manera interna y que cubren todas las actividades dentro de las operaciones.

Esto se debe aplicar en dos niveles: en la entidad y en los procesos. Es decir, en el primer nivel, se establecen las políticas para el control y el resguardo de los objetivos de la empresa. En el segundo se realizan análisis y acciones sobre los procesos críticos para asegurar las mejores prácticas.

Es importante que se preste mucha atención a este tipo de evaluaciones porque le permite a una empresa transparentar sus operaciones y evitar procesos legales, riesgos laborales, corrupción y malas prácticas que dañen la imagen y la productividad, además de todos los costos que ello acarrea.

¿Qué te ha parecido? ¡Ya conoces 4 medidas que puedes tomar para la reducción de costos y el aumento de la productividad bajo las mismas acciones!

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