¿Qué es workflow? Entiende cómo optimizar tu rutina

¿Sabes qué es workflow? ¿Tu negocio comprende la importancia de la optimización del flujo de trabajo?

Si has contestado no, es tiempo de evaluar si existe una visión amplia de tus operaciones y cómo esta visión perjudica los resultados.

Una organización necesita de múltiples procesos internos para su buen funcionamiento. Cuando hay una falla en uno de estos procesos, otras actividades y equipos van a percibir su efecto.

O sea, si no tiene una secuencia lógica de actividades en tu negocio, es difícil identificar la razón de un posible error de proceso.

¿Qué es um Workflow?

Solucionar estas dificultades es la función de las herramientas de workflow. El flujo de trabajo es un instrumento que te permite monitorear los aspectos de ineficiencia y crear soluciones para corregirlas.

Las herramientas de workflow mapean la secuencia de todas las actividades que ocurren en un equipo, diseñado el proceso del negocio. Así, proveen una visión amplia para guiar las decisiones a tomar.

Como en un flujograma, etapas como solicitudes de recursos, seguimiento, recibimiento de insumos, producción, distribución, venta y pós-venta son aisladas en micro procesos.

Todas las responsabilidades y atribuciones de un proceso son ampliamente comprendidas por la dirección del negocio.

Sin embargo, se hace notar que el BPM (Business Process Management) es diferente del workflow. BPM es un concepto de gestión adaptable, que utiliza automatizaciones para optimizar procesos. El workflow está incluido en su conjunto.

Los beneficios de optimizar tu flujo de trabajo

Existen múltiples aspectos de la adopción de un workflow que crean grandes ventajas para las empresas:

1.    Más control de tus processos

Según las reglas de la mejora continua de procesos, del estadístico William Deming:

• No se puede mejorar nada que no se haya CONTROLADO.

• No se puede controlar nada que no se haya MEDIDO

• No se puede medir nada que no se haya DEFINIDO

• No se puede definir nada que no se haya IDENTIFICADO

O sea, si tú no entiende cómo tus procesos funcionan, no podrás optimizarlos.

De hecho, si tus ventas reducen, puede ser resultado de procedimientos burocráticos, demorados y de baja seguridad. Frecuentemente estos factores perjudican el cierre de nuevos negocios.

Por lo tanto, tener controle de tus procesos, o sea, conocerlos, medirlos es la clave para optimizarlos y volver a lograr más suceso.

2.    Optimiza de actividades

Gestionando las actividades secundarias de la manera correcta, puedes reestructurar, descentralizar y eliminar redundancias. Así, todos tus procesos logran funcionar más rápido.

Por ejemplo: se identifica que en una empresa de software dos departamentos distintos ejecutan los mismos testes de desempeño. Dos empleados utilizan su tiempo para hacer las mismas tareas, retardando la finalización del proceso.

Si esta empresa tiene un flujo de trabajo para identificar la ejecución de tareas y sus objetivos, será posible identificar errores y solucionarlos para lograr mejores resultados.

Sólo es posible comprender las ineficiencias al estudiar los detalles de la operación. Esto es aplicable para empresas de todos los tamaños y sectores.

3.    Incrementa la productividad de tus equipos

Mapear los procesos es el primer paso de la adopción de un flujo de un workflow.

Después que los involucrados en los procesos sepan cómo todo se pasa, cómo las informaciones fluyen, cómo las acciones se completan, todo se quedará más simple.

Se pueden automatizar los puntos críticos, creando un flujo más productivo. Con procesos automatizados, se demandan menos tiempo de tus equipos en actividades simple e incluso se reduce los errores en procesos.

La consecuencia lógica es el incremento de la productividad en distintos departamentos.

4.    Provee más transparencia

Un proceso transparente permite monitorear constantemente el desempeño de sectores, equipos y empleados (tomados individualmente).

Esta visión clara ayuda a trabajar con indicadores de desempeño, herramientas de gestión estratégica (como Balanced Scorecard) e incluso formular revisiones de desempeño más justas.

Resulta que los equipos se vuelven más comprometidos, cooperan más, se va a reducir el desperdicio, las informaciones se centralizan y la división del trabajo será más estratégica.

Cómo implementar el workflow en tu empresa

No hay una receta definitiva de cómo adoptar un workflow. Todavía, algunos pasos sueles ser habituales en empresas que desean monitorear sus procesos de una manera más amplia.

A siguiente te presentamos las etapas que ayudan a crear un flujo eficiente:

1.    Analiza todos los procesos

La primera fase es el diagnóstico.

Debes comprender qué acciones constituyen tu negocio. Las tareas de todos los departamentos deben identificarse y organizarse secuencialmente.

Para esto, puede utilizar herramientas de planificación estratégica como SWOT, PDCA o el Diagrama de Ishikawa.

2.    Involucra tu equipo

El mapeo de procesos y la adopción de las herramientas de flujo de trabajo no deben realizarse de arriba a abajo, sino como resultado del trabajo de todo el equipo.

Aunque la directoria tenga control del conjunto, ciertamente desconoce algunos matices de los procesos internos.

Por lo tanto, la participación de todos los empleados es esencial en este cambio.

3.    Automatiza los procesos factibles

Después de estudiar todos tus procesos y cuáles son los obstáculos que reducen tu eficiencia, es tiempo de estudiar cuales aplicaciones que van a contribuir para solucionar los errores.

Por ejemplo, si has percibido que tu equipo tarda a cerrar contratos en razón del proceso de recolección de firmas de clientes, debes estudiar soluciones como la firma electrónica. Incluso, si quieres conocer mejor esta tecnología, ¡puedes experimentarla gratuitamente!

Se hace importante tener siempre en cuenta que todo tipo de automatización requiere comprender con detalles cada proceso interno.

Este conocimiento va a guiar la selección de los mejores sistemas de ERP, CRM y otras tecnologías que ayudan a optimizar tu workflow.