¿Qué es un CLM o software de gestión del ciclo de vida de los contratos?

La gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) se refiere a la administración de contratos a lo largo de toda su vida útil, desde la creación del documento hasta su terminación. Maneja sistemáticamente las etapas y actividades, incluyendo la redacción, negociación e integración con otros sistemas.

CLM es efectivo para cualquier acuerdo en el proceso de gestión de contratos, incluyendo:

• Órdenes de compra

• Contratos de venta

• Documentos de préstamo

• Contratos de bienes raíces 

• Acuerdos de arrendamiento

• Cartas de oferta de empleo 

• Órdenes de cambio 

• Acuerdos de confidencialidad

La gestión del ciclo de vida de contratos asegura que los contratos esenciales transiten suavemente de una etapa a la siguiente, reduciendo los cuellos de botella comunes dentro de una organización en crecimiento.

Qué es un software CLM

Un software de gestión del ciclo de vida de contratos es "una aplicación que gestiona proactivamente los contratos desde la etapa de inicio hasta las etapas de adjudicación, cumplimiento y renovación", según la definición de Gartner.

Muchos contratos requieren múltiples borradores, revisiones legales y firmas a medida que viajan a través de tu organización y entre las partes actuantes. Tradicionalmente, las empresas realizaban manualmente estas tareas de administración. Un contrato se imprimía, se firmaba con pluma y tinta, se escaneaba y se devolvía al remitente.

Hoy en día, las soluciones avanzadas de CLM ayudan a gestionar contratos digitalmente, lo que aumenta la transparencia en toda la organización y agiliza cada etapa del proceso del contratos.

Las 5 etapas del proceso de gestión de contratos

Los contratos son uno de los primeros lugares a los que mirar al buscar formas de promover la eficiencia dentro de tu organización. Navegan por un camino predecible a través de casi todas las organizaciones, desde la redacción hasta la firma.

Pero las empresas a menudo tienen dificultades para identificar áreas de mejora en el proceso de gestión de contratos. ¿Dónde se puede ahorrar tiempo? ¿Cómo evitar errores? ¿Cómo puedes aumentar los ingresos?

Entender las etapas del proceso de CLM es esencial.

Cada contrato, sin importar su tamaño o complejidad, debe pasar por las cinco etapas de la gestión del ciclo de vida de contratos.

1. Generación de documentos

La generación de documentos es el primer paso en cada proceso de gestión de contratos. Comienza con la solicitud inicial del contrato, seguida de la creación del contrato a partir de una plantilla o una versión existente. Incluye cualquier redacción inicial y procedimientos de búsqueda de información requeridos cuando alguien crea un nuevo documento.

2. Enrutamiento y negociación 

Después de que se complete la preparación inicial del acuerdo, ¿a dónde va y cómo llega allí? La etapa de enrutamiento y negociación de la gestión de contratos tiene múltiples partes interesadas internas y externas. Incluye cualquier flujo de trabajo de gestión de contratos en el envío, edición y negociación de un acuerdo recién generado.

Muchos contratos pasan una parte significativa de su vida en enrutamiento y negociación. Como resultado, optimizar esta área puede tener un impacto significativo en la eficiencia operativa de tu organización. Si dependes de la gestión manual de tus contratos, enviar versiones por correo electrónico o rastrear cambios puede rápidamente sobrecargar a tu organización. Afortunadamente, hay formas sencillas de simplificar incluso los flujos de trabajo de contratos más complejos, como verás más adelante.

3. Firma de documentos 

La firma de documentos representa una pequeña parte de la administración de documentos, pero es, sin duda, el paso más crítico. La legalidad de cada contrato depende de una firma segura y verificable. 

Dado que los negocios se realizan regularmente en línea, requerir firmas manuales puede crear cuellos de botella significativos en el proceso de gestión de contratos. 

Hoy en día, las firmas electrónicas facilitan la ejecución de documentos de inmediato y en cualquier lugar—en todo el mundo. Debido a que es en línea, crea una experiencia de gestión de documentos remota rápida y fluida para todas las partes.

4. Integración con sistemas de registro

Integrar tu solución CLM con tus otros Sistemas de Registro es un paso crucial y que ahorra tiempo en el proceso de CLM. La integración te permite completar automáticamente los contratos con información de fuentes de datos existentes (como información de contacto o precios de productos). La automatización, a su vez, te ayuda a reducir la cantidad de administración de contratos requerida para avanzar los contratos.

Una solución CLM integrada también facilita actuar sobre los acuerdos completados. Por ejemplo, una firma electrónica enviada a Recursos Humanos de un nuevo empleado puede activar automáticamente el siguiente paso en el proceso de incorporación, como compartir formularios fiscales o recursos de capacitación.

5. Búsqueda y análisis

Después de que un contrato es firmado, la etapa final en el proceso implica almacenarlo en una ubicación centralizada y buscable. Los contratos existentes son uno de los activos más importantes de tu organización. Es importante mantener un control cercano sobre los contratos completados. Por ejemplo, si tus contratos están atrapados en PDFs no buscables, analizar y enmendar contratos existentes a medida que evolucionan las regulaciones de la industria es casi imposible.

Las soluciones modernas de CLM tienen características como análisis de contratos e inteligencia artificial (IA), que facilitan encontrar y acceder a los contratos. Estas características ayudan a identificar instantáneamente cláusulas y términos específicos incrustados en el lenguaje de los acuerdos existentes.

¿Qué es un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos?

Los sistemas de gestión del ciclo de vida de contratos son aplicaciones de software que ayudan a las organizaciones y departamentos a gestionar contratos de manera más eficiente. A diferencia de las estrategias manuales de gestión de documentos, los sistemas CLM están diseñados para ayudarte a almacenar y encontrar acuerdos, información de proveedores, términos estándar de contratos y plantillas de contratos con facilidad. En última instancia, los sistemas de gestión de contratos hacen que gestionar contratos—y operar tu negocio—sea menos trabajo. 

¿Cómo funciona la gestión del ciclo de vida de contratos?

Un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos es un conjunto de herramientas que facilita la gestión de tus acuerdos.

Históricamente, la gestión de acuerdos requería una coordinación continua entre múltiples partes interesadas internas y externas. La gestión del ciclo de vida de contratos reúne todo bajo un mismo techo para crear una experiencia de gestión de acuerdos de extremo a extremo sin problemas.

Los paneles centralizados aumentan la visibilidad de los contratos y minimizan la necesidad de comunicación entre las partes. La redacción, enrutamiento y gestión de flujos de trabajo automatizados acelera el tiempo de finalización y reduce los riesgos asociados con la transferencia manual de datos. Las firmas electrónicas ofrecen una forma eficiente y segura de aprobar acuerdos comerciales—en cualquier lugar, en cualquier momento.

En última instancia, la interconectividad del sistema le da a cualquier solución CLM empresarial su poder. Un simple Sistema de Acuerdo promueve una infraestructura operativa segura y ágil, facilitando la vida para ti y tus contrapartes.

Cómo automatizar flujos de trabajo de contratos—enrutamiento, colaboración y negociación 

La automatización de extremo a extremo está en el corazón de cada solución de gestión de contratos empresarial. Automatizar cada etapa ayuda a simplificar flujos de trabajo complejos y permite un sistema de gestión de documentos flexible y configurable.

Por ejemplo, toma el proceso de aprobación de acuerdos, que el 53% de las empresas citan como su mayor desafío dentro de la gestión de contratos. Las propuestas de ventas se redactan típicamente y luego se envían a varios miembros del equipo de ventas y legales por correo electrónico. Los comentarios generalmente llegan también por correo electrónico, creando un hilo largo de respuestas que puede volverse rápidamente inmanejable. 

Para agregar la guinda al pastel, algunas partes llegan tarde al hilo, lo que resulta en cambios en versiones de documentos desactualizadas. Esto desperdicia esfuerzo, crea confusión y puede causar retrasos que ponen en peligro el acuerdo.

Automatizar y centralizar el proceso de contratación desde el principio acelera la creación de flujos de trabajo de contratos eficientes y seguros entre los equipos de ventas y legales. Una vez que se genera un contrato, la solución de gestión de contratos toma tres acciones importantes de manera precisa y meticulosa:

1. hace que el contrato sea accesible para todas las partes interesadas

2. mantiene el acuerdo actualizado con revisiones y comentarios en tiempo real

3. lo envía a través de los flujos de trabajo correctos de manera oportuna.

Integración de múltiples sistemas—conectar el proceso de contrato en toda la organización

La conectividad a lo largo de todas las etapas del proceso de gestión de contratos—desde la creación del contrato hasta la negociación y la firma de contratos—es crítica. Las soluciones de software CLM permiten la integración a nivel empresarial facilitando la coordinación dentro de los Sistemas de Registro existentes de tu organización.

Llevar datos de clientes, pacientes o consumidores en línea puede ser doloroso sin las herramientas adecuadas. Cuando se trata de gestionar contratos, la automatización es un cambio de juego. Desbloqueas un mundo de posibilidades para agilizar tus operaciones al utilizar una solución CLM que funcione sin problemas con otro software basado en la nube, como Salesforce.

Puedes generar contratos al instante con solo unos pocos clics, ahorrando tiempo y esfuerzo valiosos. También asegura precisión y consistencia, fomenta la confianza y satisfacción del cliente, y ayuda a optimizar la asignación de recursos.

Reducir riesgos—repositorio de contratos buscable, análisis

El correo electrónico, como plataforma empresarial, es especialmente vulnerable a ciberataques. A pesar de esta tremenda vulnerabilidad, casi el 80% de los profesionales de gestión de contratos utilizan regularmente el correo electrónico para compartir acuerdos sensibles.

A medida que más negocios se trasladan en línea, las organizaciones de todo el mundo deben elevar su conciencia sobre ciberseguridad. Además de agilizar los procedimientos operativos, el sistema CLM adecuado puede proteger información sensible o privada con cifrado avanzado. 

Cada documento también produce una pista de auditoría digital admisible en corte. Esta función es invaluable, especialmente en industrias con estrictas regulaciones de datos, y proporciona a los profesionales de gestión de contratos y a los funcionarios legales capacidades completas de seguimiento y rastreo. Además, la seguridad empresarial puede beneficiarse de herramientas CLM como análisis de documentos y repositorios de contratos. Estas herramientas ayudan a identificar y minimizar problemas de cumplimiento incrustados en el lenguaje de documentos existentes.

Por ejemplo, a medida que la Tasa Interbancaria de Londres (LIBOR) se vuelve obsoleta en la comunidad financiera, $240 billones de contratos pueden necesitar renegociación. Buscar manualmente en los datos de contratos existentes para rastrear lenguaje riesgoso es una carga y poco práctico. 

En resumen: Invertir en soluciones de IA integradas y repositorios de contratos buscables ahora reducirá drásticamente el tiempo y el dinero que tu organización gasta en la gestión de contratos en el futuro.

¿Cómo saber si necesitas CLM en tu línea de negocio?

Cada negocio puede beneficiarse de la simplicidad y eficiencia que ofrece una solución CLM empresarial. Después de implementar una solución CLM empresarial, las empresas pueden darse cuenta de un retorno potencial de la inversión de hasta 365%. Pero, ¿cómo sabes si invertir en una solución CLM se ajusta a los objetivos de tu negocio?

Primero, considera qué departamentos se beneficiarían más de la automatización o de procedimientos operativos más eficientes. Los casos de uso cotidianos para el software CLM incluyen: 

Ventas

Tu negocio solo puede avanzar tan rápido como tus acuerdos de ventas. Por eso los equipos de ventas de todas las industrias reinventan sus procesos de acuerdos para ser más ágiles, eficientes y centrados en el cliente.

Durante el proceso de ventas, los contratos definen cada hito importante—desde la negociación y firma hasta la facturación y renovación. Como resultado, una gestión y almacenamiento ineficientes de contratos (como correo electrónico o hojas de cálculo de Excel) pueden costar a la empresa promedio hasta un 9.2% de sus ingresos anuales. No solo una solución efectiva de gestión de contratos agiliza el proceso de ventas y minimiza los costos operativos, sino que también mejora la experiencia del cliente—generando ingresos y una mayor retención de clientes.    

Legal

La revisión y aprobación legal es un paso crucial en el viaje de cada contrato, pero también es tradicionalmente uno de los pasos más intensivos en tiempo. Según un estudio de 2020 realizado por Forrester y encargado por Docusign, el 50% de los profesionales legales informaron ineficiencias en su proceso de gestión de contratos derivadas de la transferencia manual de datos. Otro 62% informó que tenía que rehacer contratos regularmente debido a errores.

Cuanto más tiempo tarde en finalizar un acuerdo y enviarlo, menos negocio llega. Una transición exitosa de la gestión manual a la gestión digital de contratos elimina errores, asegura el cumplimiento y acelera el tiempo hasta el valor. 

Adquisiciones

Como el vínculo principal entre una organización y sus proveedores, los equipos de adquisiciones enfrentan una inmensa presión para actuar rápidamente y maximizar el valor. Utilizar métodos de gestión de contratos manuales o en papel puede llevar a ineficiencias y costos inesperados, obstaculizando su capacidad para contribuir valor.

Una encuesta de Forrester de 2020 reveló la reducción de costos y la mitigación de riesgos como las principales prioridades para los líderes de adquisiciones. Además, el 84% de los gerentes de la cadena de suministro identificaron la baja visibilidad de contratos durante las adquisiciones como su principal desafío. Las soluciones automatizadas para abordar estos problemas están fácilmente disponibles.

La investigación de Forrester y las entrevistas con clientes de Docusign encontraron que implementar una solución empresarial de gestión del ciclo de vida de contratos puede ofrecer beneficios potenciales significativos, incluyendo: 

• Reducción de 20 días en el tiempo de procesamiento de contratos 

• 83% más rápido tiempo hasta el valor 

• Ahorros de $1,750 por contrato en asesoría externa

• Reducción de la exposición al riesgo debido a una mayor visibilidad de contratos, valorada en $527,000 

• Reducción de la fuga de valor de contratos al identificar contratos de proveedores redundantes y oportunidades de descuentos por volumen, valorada en $1.46 millones 

• Mejora de la integridad del contrato

A lo largo de una organización, los flujos de trabajo de adquisiciones optimizados se traducen en menores costos, mayor cumplimiento y más visibilidad en general.

¿Qué considerar al evaluar una solución CLM?

Una vez que decides actualizar tu solución CLM, tu decisión se convierte en: ¿Qué hace que una solución CLM sea mejor que otra? Comencemos considerando lo que el software de gestión de contratos está diseñado para lograr:

• Mayor visibilidad: Proporcionar una vista de 360 grados de todo el proceso de gestión de contratos de principio a fin. 

• Reducción de costos operativos: Ahorrar tiempo y dinero con plantillas preaprobadas y flujos de trabajo estandarizados.

• Minimización de riesgos: Reducir riesgos al introducir análisis, seguridad y capacidades de seguimiento en el proceso de gestión de contratos.

• Mejora del cumplimiento: Mejorar el cumplimiento operativo, contractual y regulatorio con bibliotecas de cláusulas e inteligencia artificial.

Características comunes de CLM

Al evaluar soluciones CLM, querrás seleccionar un sistema con características que aseguren que se cumplan los objetivos anteriores. Aquí hay algunas características comunes a buscar en tu próximo software CLM:

• Flujos de trabajo flexibles y configurables: Define, despliega y mantiene flujos de trabajo de contratos a nivel empresarial fácilmente—creando un camino más rápido hacia el valor y un menor costo total de propiedad a medida que cambian los procesos. 

• Generación de documentos: Crea plantillas preconfiguradas y autocompleta contratos con lenguaje preaprobado o datos de CRM durante el proceso de redacción. 

• Colaboración y negociación: Permite a las partes enviar contratos para revisión, rastrear cambios a través de múltiples versiones, y mantener una pista de auditoría digital segura y transparente para responsabilizar a todos los actores por su papel en el proceso de aprobación. 

• Biblioteca de cláusulas: Almacena cláusulas preaprobadas y lenguaje de respaldo para eliminar revisiones legales exhaustivas en cada documento. 

• Repositorio centralizado y buscable: Almacena, etiqueta y organiza contratos en una única ubicación buscable—con controles de permisos. 

• Integración de CRM: Se integra sin problemas con tus otros Sistemas de Registro, como Salesforce u otro sistema CRM. Por ejemplo, la integración ayuda a automatizar el proceso de generación de documentos—autocompletando nuevos acuerdos con datos existentes de CRM. 

• Seguridad: Cumple con las regulaciones de tu industria, por ejemplo, SOC 2, HIPAA, TRUSTe y FedRAMP.

Gartner Research evalúa a los proveedores de software en función de 15 criterios, incluidos puntos de contacto como la capacidad de respuesta del mercado y la experiencia general del cliente, para ayudar en tu búsqueda de la solución CLM adecuada. Consulta el último informe de Gartner Magic Quadrant para CLM.

Mejores prácticas para implementar CLM 

Los beneficios de la automatización son claros: mayor eficiencia operativa, mayor productividad de los empleados y mayor satisfacción del cliente. Sin embargo, incluso pensar en la posibilidad de una transformación digital puede ser desalentador. Muchos profesionales no saben por dónde empezar.

Afortunadamente, hay algunos pasos simples que puedes seguir para mover tu negocio hacia un proceso de gestión de contratos automatizado. Ocho pasos fáciles preparan a tu empresa para implementar un sistema de gestión de contratos a nivel empresarial basado en las experiencias de cientos de organizaciones.

Estos pasos te permiten pasar menos tiempo gestionando documentos y crear un proceso de gestión de contratos sin fricciones que reduce costos, acelera ingresos y permite a tu organización responder rápidamente a los cambios en el entorno empresarial.

1. Comienza a nivel ejecutivo. Todos los ejecutivos deben respaldar la adopción de un nuevo sistema de gestión de contratos. Sin apoyo a nivel empresarial, asignar recursos para presupuesto y capacitación se convierte en una batalla cuesta arriba. La comunicación clara y la alineación a nivel más alto también inspiran la adopción en toda la organización. 

2. Establece gobernanza. Una vez que los líderes estén a bordo, reúne un equipo calificado y diverso para guiar la implementación y ejecución de tu programa CLM. Una fuerte alineación sobre las reglas, prácticas y procesos de la empresa comienza con el equipo adecuado. 

3. Empodera la habilitación y capacita a tu equipo. La adopción exitosa de una solución CLM a gran escala requiere habilitar y capacitar a los trabajadores en múltiples departamentos. Ayuda a los usuarios a ponerse al día rápidamente y enseña a cada empleado cómo usar la nueva tecnología dentro del contexto específico de su rol.  

4. Identifica los procesos actuales y visualiza el estado futuro. Si no sabes a dónde vas, nunca llegarás allí. Obtener el valor completo de tu sistema CLM requiere cerrar la brecha entre tus estados actuales y futuros. Esto comienza con evaluar tu sistema actual de gestión de contratos para identificar ineficiencias y oportunidades de mejora. 

5. Define el éxito del proyecto. Definir claramente cómo se ve el éxito del proyecto para tu organización es un paso crítico pero a menudo pasado por alto en el proceso de implementación. Establecer las métricas y objetivos de tu nuevo sistema CLM desde el principio te permite demostrar un ROI continuo a medida que creces.  

6. Comienza pequeño. Incluso cambios simples en las iniciativas de gestión de contratos empresariales pueden generar un ROI rápido. Así que, en lugar de abordar toda la implementación, divídela en partes manejables. El beneficio adicional de comenzar pequeño—o introducir un producto mínimo viable (MVP)—es que te permite aprender a medida que avanzas y aprovechar información clave más adelante. Comienza priorizando casos de uso de alto impacto y bajo riesgo. 

7. Prioriza y migra contratos. Migrar contratos activos heredados y documentos de cumplimiento es una preocupación principal para cualquier organización que comience su viaje digital. Incluso hoy, un número significativo de empresas almacena contratos en archivadores—lo que hace que encontrar y digitalizar contratos sea un desafío. Colabora con tu proveedor para crear un plan para migrar documentos a una nueva plataforma CLM. 

8. Prueba de manera robusta. ¿Quién sabe lo que quiere obtener de tu nuevo CLM más que los expertos en la materia de tu negocio? Involucra a las personas más conocedoras de tu organización en las pruebas de gestión de contratos. Configurar adecuadamente tu solución CLM a través de pruebas rigurosas ahorra tiempo en la implementación y reduce los riesgos del proyecto.  

Automatiza el ciclo de vida de tus acuerdos

¿Estás listo para la automatización de procesos que facilita la gestión del ciclo completo de contratos? ¿Estás listo para una mayor visibilidad de riesgos y oportunidades a un costo menor que la gestión manual de contratos?

La gestión de contratos ofrece una oportunidad para reducir los procesos que ralentizan el negocio. Mantente ágil y promueve la eficiencia en toda la empresa con una solución CLM empresarial.

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