Procure-to-pay (p2p): ¿Cómo transformar este proceso con Docusign?
Descubre cómo transformar el proceso de procure to pay con Docusign y simplifica la gestión de compras y pagos de tu negocio de manera eficiente y segura.
El proceso procure to pay (p2p) es el conjunto de actividades que abarca desde la solicitud de compra hasta el pago final a proveedores, el cual es crucial para el éxito de cualquier negocio, pues la eficiencia en la gestión de compras, la transparencia en la toma de decisiones y la disminución de errores humanos, reduce costos y mejora la productividad de la empresa.
Sin embargo, la gestión de p2p tradicional suele ser compleja, con múltiples departamentos y personas involucradas, lo que puede generar retrasos, errores y costos adicionales. En este contexto, la tecnología puede ser una gran aliada para simplificar y automatizar el proceso procure to pay.
Con esto en mente, analizaremos lo que es el proceso p2p, su importancia, los pasos que conlleva, sus ventajas y cómo la tecnología de Docusign puede transformar el proceso de la compra al pago para una mayor eficiencia, transparencia y rentabilidad.
¡Buena lectura!
¿Qué es el proceso de la compra al pago o procure to pay?
El proceso de la compra al pago, también conocido como procure to pay (p2p) es el proceso empresarial que involucra la adquisición de bienes o servicios, desde la identificación de la necesidad hasta el pago final.
Este proceso incluye la selección de bienes o servicios, negociación con los proveedores, creación de órdenes de compra, recepción de bienes y servicios, facturación y pago.
El objetivo de este proceso es garantizar que los bienes y servicios se adquieran de manera oportuna y a un precio razonable, mientras se cumplen los requisitos de calidad y cumplimiento.
La implementación de tecnología avanzada, como la firma electrónica, puede optimizar este proceso, reduciendo los costos y haciéndolo más eficiente y rentable.
¿Cuál es la importancia del procure to pay?
El proceso procure to pay es importante para las empresas y para un emprendedor exitoso porque les permite adquirir bienes y servicios de manera eficiente, transparente y rentable.
El proceso p2p integra los sistemas de compras y cuentas por pagar para crear mayor eficiencia y control en la gestión de proveedores, contratos de arrendamiento o de cualquier otro tipo, condiciones, compradores y cuentas por pagar.
Pasos del procure to pay
El proceso de la compra al pago suele incluir los siguientes pasos:
1. Identificación de la necesidad
Se detecta la necesidad empresarial de adquirir un producto o servicio.
2. Investigación y selección de proveedores
Una vez identificada la necesidad, se procede a buscar proveedores que ofrezcan el producto o servicio deseado. Se comparan precios, calidad y reputación de los proveedores para seleccionar el más adecuado.
3. Negociación
Se negocian los términos de la transacción, como precio, condiciones de pago y plazo de entrega.
4. Se realiza la orden de compra
Se hace el pedido formalmente, proporcionando al proveedor la información necesaria para la entrega del producto o servicio.
5. Recepción del producto o servicio
Una vez que el proveedor entrega el producto o servicio, se verifica que cumple con las especificaciones y condiciones acordadas.
6. Facturación y pago
Se emite la factura correspondiente y se efectúa el pago del producto o servicio adquirido.
7. Seguimiento y evaluación
Finalmente, se realiza un seguimiento del producto o servicio adquirido para asegurarse de que cumple con las expectativas y se evalúa el proceso de procure to pay para identificar oportunidades de mejora.
Ventajas de este proceso
El p2p ayuda a las empresas a optimizar el proceso de compra y pago de bienes y servicios, asegurando que se obtengan los mejores precios y que se cumplan los plazos y condiciones acordados con los proveedores.
Las principales ventajas del proceso procure to pay son las siguientes:
Reducción de costos: al establecer un proceso p2p eficiente, las empresas pueden reducir los costos de adquisición y de procesamiento de facturas, lo que a su vez mejora la rentabilidad del negocio.
Mejora la eficiencia: la automatización de los procesos de adquisición y pago de bienes y servicios permite a las compañías ser más eficientes, ya que se eliminan los procesos manuales y se reducen los errores humanos.
Control de gastos: un proceso p2p efectivo proporciona un mayor control sobre los gastos de la empresa porque permite una mejor gestión de los presupuestos y un seguimiento más preciso y transparente de los costos.
Cumplimiento normativo: un procure to pay bien diseñado y ejecutado puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones aplicables, como las relacionadas con la gestión de proveedores y la protección de datos.
Cómo Docusign transforma este proceso
Docusign es una plataforma de gestión de documentos electrónicos que ofrece soluciones para digitalizar y automatizar los procesos de firma y aprobación de documentos, lo que puede tener un impacto significativo en el proceso procure tu pay.
Si deseas cerrar tratos más rápido más rápido, Docusign te puede ayudar con:
redactar un contrato con solo unos pocos clics;
incluir automáticamente datos de otros sistemas;
personalizar los contratos según las necesidades del cliente;
enviar, rastrear y firmar contratos desde cualquier lugar a través de la aplicación de firma electrónica;
actuar automáticamente sobre los acuerdos concluidos;
cobrar pagos;
actualizar otros sistemas;
contratos de almacenamiento y búsqueda;
utilizar herramientas de inteligencia artificial para identificar riesgos y oportunidades ocultos.
Para tener un sector de compras más eficiente y con mejores resultados, asegúrese de invertir nuestras soluciones: eSignature (firma electrónica) y CLM.
¡Llegamos al final!
Como ves, el proceso procure to pay es esencial para garantizar la eficiencia y el control de los gastos en las empresas, lo que a su vez mejora la rentabilidad, la transparencia y la capacidad de crecimiento del negocio.
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