Conoce qué es un prestador de servicios de certificación y su rol con las firmas electrónicas

El uso de las tecnologías de la información es una realidad mundial y el entorno empresarial mexicano no se queda atrás, pero, ¿qué es un prestador de servicios de certificación y cómo se relaciona con la digitalización de los procesos en las empresas? 

¡Vamos a verlo en este artículo!

¿Qué es un prestador de servicios de certificación?

Las siglas PSC corresponden a la abreviación para el término Prestadores de Servicios de Certificación, comúnmente utilizado en el mundo empresarial para hacer referencia a las entidades autorizadas por el gobierno mexicano para emitir certificaciones con validez legal sobre un documento. 

En otras palabras, podemos decir que específicamente la autoridad que regula y permite operar a los PSC es la Secretaría de Economía y algunos de los servicios que pueden prestar, relacionados con el uso de firma electrónica, son: 

1. Emisión de Sellos Digitales de Tiempo

También conocidos por su nombre en inglés timestamp, los cuales garantizan la fecha y hora exactas en que un documento digital fue firmado, así como su existencia y vínculo con una entidad o persona.

Los sellos digitales son necesarios para firmar facturas electrónicas. 

2. Constancias de Conservación de Mensajes de Datos

Pueden entenderse como recibos digitales que señalan la existencia de un documento, así como de sus firmas, a partir de cierta fecha. Entendiendo a su vez que un mensaje de datos toda aquella información en medios electrónicos.

Aunque a simple vista pueden parecer conceptos muy similares, la diferencia con los timestamp es que estos no otorgan presunción de integridad. 

3. Emisión de Certificados Electrónicos

Los cuales son documentos digitales que un PSC se encarga de garantizar su validez y vinculación de la entidad y su clave pública.

4. Digitalización certificada de documentos

Migrando los originales en papel al formato digital y asegurando su valor probatorio. 

No todos los PSC están acreditados para prestar todos los servicios anteriores, algunos solo prestan uno o varios de ellos. 

De esta manera, solo las empresas que cuenten con los recursos tecnológicos, el conocimiento y experiencia suficientes, pueden ser autorizadas por el gobierno como Prestadores de Servicios de Certificación (PSC). Es decir, se debe comprobar suficiente personal y manejo del tema de Firma Electrónica en nuestro país para conseguir dicha acreditación. 

Ahora bien, sabemos qué es un Prestador de Servicios de Certificación, pero analicemos más a fondo por qué es importante en el ámbito de la Firma Electrónica. 

El papel del Prestador de Servicios de Certificación 

Gracias a los PSC, las agencias certificadoras pueden entregar certificados digitales a los usuarios finales que así lo requieran y les permitan validar su identidad. Debido a que son acreditados por órganos del gobierno, los Prestadores de Servicios de Certificación se encargan de otorgar la validez de dichos certificados, los cuales cumplen el papel de una identificación digital al momento de ser usados en conjunto con la llave digital privada. 

Digitalización de procesos en las empresas mexicanas

La digitalización es un proceso que muchas empresas están atravesando actualmente y que probablemente lo iniciaron hace ya varios años. Pero, ¿cuál es el panorama general para México? ¿Cuál es el rol de los Prestadores de Servicios de Certificación en este campo?

La digitalización en una empresa implica el uso apropiado de las tecnologías de la información aumentando la productividad y la eficiencia en los procesos, con el objetivo final de obtener más ganancias. 

De esta manera, podemos afirmar que, al adoptar procesos digitalizados, las empresas están adquiriendo una ventaja competitiva. 

Sin embargo, este proceso es susceptible de caer en algunos errores que pueden llevar al fracaso el proyecto de digitalización de procesos en una compañía, sobre todo en México donde si bien las empresas han realizado esfuerzos en este sentido, aún falta mucho por recorrer.

A continuación, veremos algunos puntos a tener en cuenta para que dicha transformación sea exitosa: 

1. La digitalización de procesos debe concebirse como un camino de aprendizaje constante, no como un destino al cual se debe llegar. Continuamente surgen nuevas tendencias y herramientas que hacen de la digitalización un aprendizaje enriquecedor. 

2. Es recomendable contar con asesoría de expertos en el tema, para evitar perder tiempo y recursos y llevar a cabo con éxito, las etapas de digitalización, automatización y optimización de procesos. 

3. Actualmente las empresas necesitan ser flexibles y promover espacios donde se combinen de manera fluida los procesos existentes con las nuevas propuestas digitalizadas.

Así mismo, dentro de las herramientas ampliamente conocidas que ayudan a la digitalización de procesos en las empresas, se encuentra la firma electrónica, utilizada en procesos como la automatización de contratos. 

¿Cómo ayuda la firma electrónica?

Una de las grandes ventajas de la firma electrónica es que permite la agilización de los procesos, reduciendo el tiempo de aprobación de contratos y dando como resultado ingresos en menor tiempo y mejores relaciones con los clientes. 

Aunque no son las únicas ventajas, otra de las más conocidas es la facilidad de gestionar la documentación de una contratación, eliminando el uso de papel e incrementando la seguridad y veracidad de la información.

Además, el estado de las firmas se puede verificar en cualquier momento siempre y cuando se cuente con un dispositivo conectado a internet.

De esta manera, la digitalización de las empresas se convierte en un proceso sencillo y amigable con quienes usan las plataformas destinadas para la gestión y firma de documentos. 

Para este caso, Docusign cuenta con soluciones fácil de integrar con los sistemas que ya están implementados en las empresas y ofrece ventajas como:

• eliminación de papel, con total validez digital;

• fácil uso para Pymes;

• configuración sencilla en pocos pasos;

• ahorro de tiempo;

• evita errores;

• cierra ventas más rápidamente.

En resumen

Los Prestadores de Servicios de Certificación tienen una función transversal en los procesos de firma electrónica de documentos en México, al ser los emisores autorizados de certificados digitales y constancias de conservación. 

De igual manera, las empresas que presten el servicio de firma electrónica de documentos necesitan trabajar con certificados digitales proporcionados por un Prestador de Servicios de Certificación y obtener constancias de conservación de los certificadores apropiadamente autorizados por el gobierno. 

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