Uso de plantillas para contratos y formatos en Docusign

Enviar un solo documento en firma electrónica es sencillo. Cargas al formato, “etiquetas” los campos donde el destinatario debe agregar su nombre, dirección, fecha y firma, y designar a las personas que se debe enviar el formato.

Sin embargo, con frecuencia no sólo es un solo formato. En el panorama a distancia de la actualidad, los formatos digitales, los contratos y los documentos abundan, y muchas empresas no se dan abasto. Según un estudio comisionado por Forrester, el 75% de las empresas procesan más de 500 acuerdos al mes (¡y eso es solo un departamento!).

Cuando los equipos envían una y otra vez los mismos formatos a múltiples personas, comenzando de cero cada vez que etiquetan los mismos campos y agregan a las mismas personas, el proceso se vuelve molesto y consume tiempo rápidamente. Aquí es donde entran las plantillas.

¿Qué son las plantillas?

Las plantillas te permiten guardar y reutilizar información que se repite en cada formato, para que sólo tengas que colocar un “aviso” para el destinatario. de esta forma, todo lo que tienes para compartir un documento es agregar a las personas que necesitan aprobar y dar clic en enviar.

Desde solicitudes para préstamos hasta acuerdos de confidencialidad, contratos de renta y órdenes de compra, cualquier persona que se vea diariamente frente a un formato o acuerdo se sentirá bajo presión. Gracias a las plantillas, se facilita el proceso de aprobación de presupuestos, declaración de trabajo o incorporación de empleados.

Los detalles variarán dependiendo de las necesidades específicas del documento. En resumen: las plantillas te permiten guardar mensajes estándar, campos de información, órdenes de envío y otros aspectos de un formato que siguen siendo los mismos sin importar a quién lo envíes. Desde aquí puedes seguir agregando, borrando y editando el texto, el asunto y la información del destinatario.

¿Dónde puedes encontrar plantillas?

Docusign ofrece plantillas prediseñadas para la mayoría de los contratos y los formatos. También puedes crear tus propias plantillas Para formatos comunes que usa con frecuencia tu compañía. Esto significa que, además de aumentar la velocidad de la firma, obtienes una solución integrada para procesar y compartir documentos en menos tiempo, optimizando tu eficiencia incluso antes de que des clic en enviar.

Los clientes de Docusign eSignature, de Docusign CLM y cualquiera con una cuenta de prueba Docusign pueden tener acceso a la extensa Biblioteca de plantillas de Docusign. Si aún no eres cliente de Docusign, obtén más información sobre la Biblioteca de plantillas en la Comunidad Docusign.

Plantillas prediseñadas Docusign

Docusign ha creado plantillas para muchos formatos de uso común para ayudar a acelerar el proceso de envío y reducir el riesgo de cometer errores. A continuación, mostramos algunos ejemplos:

• declaración de trabajo

• solicitud de cambio de cuenta

• aprobación de presupuesto

• registro de eventos

• acuerdo de confidencialidad mutua

• solicitud de nuevo gafete

• orden de compra

• contrato de ventas

Recursos humanos

• reembolso de colegiatura a empleados

• solicitud de permiso de ausencia por COVID-19

• solicitud de cambio de estatus de empleado

• solicitud de baja de empleados

• carta oferta de empleo

• formatos tributarios

Bienes raíces

• lista de inmuebles para agentes

• solicitud de renta uso residencial

• plan de contingencia para inspección

• declaración de propiedad del vendedor

Servicios financieros y seguros

• prueba de verificación de seguro para autos

• selección / rechazo de cobertura a motoristas no asegurados

• reporte de inspección

• solicitud de crédito conjunto

Contabilidad

• formato tributario estatal:  VA

• formato 4506-C: solicitud de transcripción de devolución de impuestos

Servicios de salud y ciencias de la vida

• liberación de historiales médicos

• declaración de síntomas COVID-19

• estado de inspector, FDA 1572

• consentimiento de paciente para atención médica por telemedicina

Por supuesto, éstas no son las únicas opciones. Si obtienes acceso a las plantillas que comparten contigo otros usuarios, podrás editarlas y darles un nuevo uso. Además, puedes crear plantillas sin ayuda de nadie.

¿Cómo puedo crear una plantilla para rellenar en Docusign?

Para comenzar a crear una nueva plantilla, dirígete a la página de Plantillas y da clic en Nuevo. Sigue las instrucciones del video a continuación para ver todo el proceso de creación de plantillas.

¿Cómo se usan las plantillas?

Las plantillas se pueden repetir y reutilizar sin límite. Puedes personalizar, usar y editar tantas plantillas como quieras; agregar sin complicaciones archivos adicionales o destinatarios; añadir y modificar mensajes, y firmar campos mientras creas la plantilla.

Usar plantillas es sencillo, pero quizá te lleve algún tiempo aprender a usarlas rápidamente. Los pasos básicos son:

1. Inicia sesión en tu cuenta Docusign y dirígete a la página de Plantillas.

2. Selecciona la colección de plantillas que desees (múltiples categorías ayudan a organizar todas las plantillas a las que tienes acceso).

3. Busca, selecciona filtros o explora la colección para encontrar la plantilla que quieras usar.

4. Usa la plantilla para comenzar un nuevo documento.

5. Ingresa las direcciones de correo electrónico y los valores de nombre de todos los destinatarios; incluso puedes llenar los campos con una lista previamente disponible si es necesario.

6. Ingresa o modifica tus mensajes para todos los destinatarios, y escribe un asunto personalizado para diferenciar tus sobres.

7. Revisa los campos de los destinatarios.

8. Envía tu sobre.

Para ver una descripción más detallada de estos pasos, imágenes de apoyo y consejos adicionales, visita la página de soporte para plantillas de Docusign. Si tu sobre ya está completo y tiene por lo menos un archivo, un destinatario y un campo, entonces sigue los pasos de cómo usar una plantilla completa.

¡Comienza ya a usar plantillas para acortar el tiempo de preparación y optimizar tus procesos!