Realiza una planificación de proyectos efectiva con ayuda de la firma electrónica

El Project Management Institute (PMI) define a la planificación de proyectos como "el esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único".

En el ámbito empresarial, se considera una actividad esencial para optimizar la rentabilidad y productividad de las operaciones. Por esta razón, es indispensable que se lleve a cabo con éxito, estableciendo objetivos claros y alcanzables y estimando los riesgos involucrados.

Para que sepas como eficientar este proceso, en este artículo, definiremos las principales etapas de la planificación de proyectos, las metodologías de gestión más efectivas y algunos consejos para llevarla a cabo.

¡Comencemos!

Planificación: el pilar de cualquier proyecto

Una planificación sólida, clara y factible le otorga a cualquier proyecto mayores probabilidades de éxito. Principalmente, porque ayuda a ganar en previsibilidad, pues la visión se materializa y adquiere una forma concreta.

Con una hoja de ruta completa, se establecen fechas, se definen los encargados de cada tarea y se asignan los recursos necesarios para cumplirlas.

¿Cómo realizar una planificación de proyectos efectiva?

Cuando te dispones a planificar un proyecto, hay una serie de pasos que debes tomar en cuenta. Los definimos a continuación:

1. Definición del objetivo: aquí deberás determinar el propósito del proyecto, el plazo y cuál es el indicador que utilizarás para medir su alcance.

2. Identificar recursos necesarios, costos y riesgos: se trata de especificar con rigurosidad los recursos humanos, estructurales y tecnológicos necesarios para desarrollar el proyecto, así como una proyección de los costos que demanda y los riesgos que supone.

3. Elaboración del plan de trabajo integral: este es un documento que contiene detalladamente el objetivo que has definido, su alcance, los recursos, los riesgos y los costos del proyecto. Esta información permite su revisión, valoración y aprobación por los responsables de la toma de decisiones y la asignación de recursos.

4. Asignación de tareas y calendarización: es imprescindible que definas a los encargados de entregar cada tarea del proyecto. Cada uno debe tener una fecha de inicio, plazo de realización y una serie KPIs o parámetros para medir los resultados conseguidos.

Cabe destacar que el plan del proyecto no es algo permanente, sino que se va adaptando a las necesidades del proyecto y se puede modificar las veces que haga falta, hasta que este finalice.

Las fases de la gestión de un proyecto

Un método muy utilizado en el entorno empresarial para la gestión de proyectos es el ciclo PDCA o de Deming, una metodología de gestión que busca la mejora continua de los procesos.

Esta herramienta consta de cuatro pasos:

• planificar (plan),

• hacer (do),

• verificar (check), y

• actuar (act).

Por otra parte, el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), publicación principal del PMI y un recurso muy útil para la dirección de proyectos en empresas de todo tipo, tiene una guía que despliega 5 fases para la gestión de los proyectos:

1. Inicio

Antes de planificar y dar forma a tu proyecto, es necesario que dediques un tiempo a la reflexión. En esta instancia es útil replantearte y colocar en discusión con tu equipo si vale la pena llevar a cabo el proyecto, si es factible realizarlo y cuáles serán los indicadores de éxito.

2. Planificación

Esta etapa es la columna vertebral del proyecto. Aquí se elabora un plan pormenorizado de cada etapa con los roles de tu equipo y los recursos asignados para cada tarea.

3. Ejecución

Este es el momento en el que se pasa a la acción. Lo previsto y diseñado en el plan del proyecto es puesto a prueba y los resultados, sean positivos o negativos, comienzan a visualizarse.

4. Supervisión

Si de control estamos hablando, la supervisión es la fase dedicada a este fin. Se trata de establecer sistemas de seguimiento y realizar reuniones con tu equipo para conocer los avances del proyecto y verificar si todo está fluyendo por los canales estipulados en la planificación.

5. Cierre

En esta etapa, la última del proceso, debes realizar un balance de la experiencia y realizar un informe final, analizando los resultados para determinar si fueron los esperados, utilizando los KPI establecidos en la planificación.

Las ventajas de la firma electrónica para la planificación de proyectos

La firma electrónica es un ejemplo de la extensa oferta de aplicaciones digitales que acompañan a las empresas en su camino hacia la innovación digital.

Esta solución permite autenticar todo tipo de documentos y acuerdos de manera ágil, optimizando cada etapa del proceso. Por esta razón, se considera un recurso fundamental para la planificación de proyectos.

Analicemos algunas de sus ventajas a continuación.

Acelera la firma de acuerdos y documentos

La planificación de un proyecto demanda la entrega y aprobación de una gran cantidad de documentos, sobre todo durante la etapa de planificación. Para este propósito, la firma electrónica es una excelente herramienta. Con ella, los trámites se agilizan considerablemente, al no ser necesario agendar citas con proveedores o clientes únicamente para firmar documentos.

Muchas empresas de la industria de construcción la utilizan para agilizar la firma de cambio de órdenes y acuerdos de subcontratación.

Contrataciones más ágiles

Con la firma electrónica es posible contratar personal de manera remota, ya que los colaboradores pueden firmar contratos laborales de manera digital.

Estas grandes comodidades permiten que se agilice la ejecución del proyecto y que los clientes resulten más satisfechos.

Por ejemplo, la empresa Tri-North Builder redujo el tiempo de contratación de subcontratistas al disminuir el tiempo promedio de firma de contratos con la firma electrónica. Pasó de tardar hasta 3 semanas en completar la firma a demorar de 1 a 2 días.

Mayor visibilidad

La firma electrónica también ofrece grandes ventajas a la hora de realizar el seguimiento de cualquier proyecto.

La posibilidad de acceder a los documentos firmados de forma digital permite tener un mayor control de los contratos, facturas y órdenes.

En proyectos de construcción, por ejemplo, permite obtener visibilidad del estado de las órdenes de cambio, así como realizar un seguimiento y verificar los acuerdos para confirmar qué órdenes se han recibido, visto y aprobado.

Cierre de negocios

La firma electrónica te permite ofertar y enviar propuestas más precisas y pulidas de forma segura, tornando el cierre de negocios y contratos mucho más eficiente, ágil y seguro.

Por ejemplo, Axtel, una empresa mexicana de soluciones TIC y de infraestructura, luego de implementar la firma electrónica de Docusign, incrementó 300% los contratos firmados mensualmente. ¡Una cifra increíble!

¡Hemos llegado al final!

Ahora que conoces las ventajas de implementar una solución de firma electrónica, ¿te interesa saber más sobre esta herramienta y cómo puede ayudar a tu negocio?? ¡Entonces te invitamos a contactar a nuestro equipo de ventas!