Optimización del tiempo: 5 recursos que pueden ayudarte

Los recursos en las empresas tienden a ser limitados y hay algunos cuyo aprovechamiento es indispensable, por eso si quieres saber cómo lograr la optimización del tiempo, ¡quédate con nosotros!

El tiempo es prácticamente lo único en un negocio que no se puede controlar, no se pueden detener los minutos o las horas y no se puede comprar más tiempo en el día.

Lo que sí puedes controlar son las actividades y procesos que se realizan en la empresa, así como la forma de ejecutar las tareas, por lo que el tiempo que se invierte en dichos procesos puede optimizarse.

Aquí te diremos 5 herramientas que te permitirán optimizar el tiempo y aprovechar de la mejor manera cada minuto. ¡No hay tiempo que perder!

1. Plataformas digitales

Existe actualmente una amplia variedad de plataformas, que tienen como función principal, el almacenamiento de información en un mismo lugar.

Además te permiten asignar tareas, medir la productividad del trabajo realizado y conocer el tiempo que se invierte en cada tarea.

Se puede lograr la optimización del tiempo gracias a que cuentas con la facilidad de acceso, en un mismo sitio, para verificar o revisar la información que se ingrese, además de que es una forma de evitar la pérdida de datos.

2. Calendario digital

Quizá pareciera una herramienta básica para las empresas, pero saber utilizar este tipo de recurso y aprender a sacarle provecho a todas sus funciones puede ahorrarte mucho tiempo.

Hay algunos que además de ayudar a mantener organizados tus tiempos y recordarte todos los pendientes, juntas o eventos, te permiten agendar y realizar videollamadas.

Esto te servirá para que exista un orden en la empresa, ya que facilitaría conocer qué actividades tiene programadas cada persona, incluyéndote, y así la planeación o asignación de otras actividades se volvería rápida y eficiente, sin necesidad de reunirse constantemente para la distribución de pendientes.

3. Generación automática de documentos

Sin duda, cuando se habla de la optimización del tiempo, la automatización de documentos es una herramienta que no se debe olvidar. Hay procesos en algunas empresas que, por diversas razones, no se pueden optimizar.

Sin embargo, este tipo de recurso no solo disminuye el tiempo en la creación de diversos documentos, sino que además puede reducir los errores en la documentación, cuida la imagen de la empresa al hacer documentos homogéneos y te evita la inversión de capital humano para ese tipo de tareas.

Otra ventaja de implementar esta herramienta es la facilidad de almacenamiento y orden de los documentos que se van generando. Te da la posibilidad de que cualquier persona a la que se permita el acceso a la documentación, pueda obtener cuando lo requiera un documento, sin necesidad de que se pierda tiempo en acudir o solicitarlo a otras personas de la empresa.

4. Software para gestión de procesos

La optimización del tiempo se puede lograr tanto a nivel interno, con tus empleados, procesos y cuestiones administrativas, como a nivel externo, es decir en la interacción con los clientes, proveedores o terceros en contacto con la empresa.

Existen algunos tipos de software que sirven de manera interna o externa, que te ayudan en la administración de la empresa, el control de algunos procesos y la mejora en la interacción con los clientes.

I. Sistema de planificación de recursos empresariales

Este software se le conoce como ERP (Enterprise Resource Planning). Su función es la administración de la operación cotidiana del negocio. Se trata de una base de datos centralizada que gestiona información como:

• contabilidad;

• gestión de riesgos;

• cadena de suministro;

• planificación de presupuestos;

• resultados financieros;

• proyectos.

Además de presentar la información organizada, respaldarla y mantenerla de fácil acceso, pueden medirse resultados, desarrollar métricas de productividad y potenciar los procesos administrativos.

II. Gestión de relación con clientes

El CRM (Customer Relationship Management) es un software empresarial que permite concentrar las comunicaciones e interacciones que mantiene la empresa con los clientes, todo en una base de datos general.

La utilidad de implementar este tipo de programa, es mantener el control de la cartera de clientes, con información actualizada y accesible para aquellos que les corresponda dar seguimiento o entrar en contacto directo con los clientes.

Permite asignar y programar actividades relacionadas con cada cliente, perfeccionando la colaboración y eficacia dentro de la empresa. Además mejora la experiencia de usuario y reduce los riesgos que se presentan en el manejo de su información.

5. Firma electrónica

Una herramienta verdaderamente útil para la optimización del tiempo y otros recursos. Se trata de firmar diversos tipos de documentos, a distancia o de manera remota, con toda la formalidad requerida por las partes.

Tiene la misma validez que la firma autógrafa, pero la ventaja de poder obligarse sin necesidad de reunirse físicamente con la otra persona involucrada en el proceso. Sirve para documentos que muchas empresas utilizan en el día a día, como:

• contratos;

• órdenes de compra;

• procesos de factura;

• permisos;

• convenios con proveedores;

• cartas de intención;

• convenios de confidencialidad;

• informes.

La ventaja es que puede ser utilizada para temas internos de la empresa o con clientes y proveedores. Además este tipo de recurso aporta seguridad, certeza y protección de datos. Reduce el uso del papel y la conservación de documentos se vuelve más sencilla y organizada.

Con estos recursos no solo lograrías la optimización del tiempo, sino la reducción de costos para diversos procesos, además del incremento de beneficios y facilidades, que hoy por hoy pueden hacer la diferencia para el éxito de una empresa o su crecimiento y permanencia en el mercado.

Puedes dejar de preocuparte por no poder controlar el tiempo y enfocarte en mejorar la productividad de tu empresa. La decisión es tuya y lo mejor es que estas herramientas están a tu alcance.

Si quieres conocer algunos recursos que puedes implementar para la optimización del tiempo en tu empresa, ¡contáctanos! Te ayudaremos a encontrar una herramienta ideal para tu negocio.