¿Cómo notariar un documento sin acudir con un fedatario?

Dentro del mundo de la gestión de contratos, existen situaciones en las que las firmas no bastan y es preciso legalizar o notariar un documento. Esto significa que una persona debe dar fe de la veracidad de dicha documentación.

A pesar de que son los notarios o los corredores públicos quienes asumen esta tarea, también es posible notariar un documento utilizando la firma electrónica sin necesidad de acudir presencialmente a realizar dicho trámite.

¿Te interesa saber cómo? Enseguida te contaremos lo que significa notariar un documento, cómo debe llevarse a cabo, y lo más importante de todo, cómo hacerlo sin necesidad de acudir a un fedatario, resolviéndolo pura y exclusivamente con tu e-firma.

 ¿Qué significa notariar un documento?

Bien, primero debemos tener claros algunos conceptos básicos. Notariar una documentación significa otorgarle validez pública al documento en cuestión, siendo el notario —o corredor público— la persona debidamente certificada para hacerlo, por este motivo, se deberá recurrir a uno de ellos para que pueda garantizar la autenticidad del documento que se quiere corroborar.

Esto implica dotar a la documentación de una legalidad pública, ya que la sentencia que el notario efectúe —si el documento en cuestión es legítimo o no— quedará registrada en libros públicos (el diario de actuaciones notariales). De esta manera, cualquier persona que quiera acceder a dicha información —para contrastar la validez de esa documentación— podrá hacerlo.

El tipo de documentaciones que habitualmente es preciso notariar, puede oscilar entre:

• Otorgación de poderes ha determinado familiar o persona física

• Asignación de permisos de viaje (para menores de edad o hijos/as de padres separados)

• Declaraciones inmobiliarias (no ser dueño/a de ningún inmueble), entre otras.

Como ves, algunas corresponden al ámbito civil, y otras, al ámbito mercantil o inmobiliario. 

¿Cómo certificar un documento ante notario?

Para poder notariar un documento, se deberá agendar una cita y, según el tipo de agencia notarial, se le solicitarán una serie de documentaciones y datos. Estos son los pasos a seguir: 

1. Agendar una cita completando y firmando la solicitud correspondiente.

2. Presentarse el día de la cita con el correo de confirmación, la solicitud y toda la documentación necesaria: deberá llevar los documentos originales y una copia simple de los mismos.

3. Presentar una identificación oficial vigente que acredite su identidad.

4. Acudir acompañados de sus cónyuges y con el acta de matrimonio (original y copia), cuando se trate de los siguientes casos:

5. Para compras, ventas, cesión de derechos, cambio y/o corrección de escrituras de bienes inmuebles;

6. Para hipotecas (y en ese caso, llevar copia de las escrituras);

7. Para otorgar poderes generales para actos de administración y/o actos de dominio;

8. Para administrar bienes y/o para rentar inmuebles;

9. Para casos de herencia, repudios de herencia o juicios sucesorios, intestamentarios y/o testamentarios.

10. Según el tipo de documentación que se requiera notariar, es probable que se soliciten documentos especiales (escrituras, certificados de nacimiento, de matrimonio o defunción, entre otros) Esto deberán consultarlo con el notario o agencia notarial en cuestión.

 ¿Qué validez tiene un documento ante notario?

Tiene una validez pública, motivo por el cual, no vence ni caduca, salvo que el propio documento tenga una fecha de expiración explícitamente aclarada (como en el caso de los poderes que se le otorgan a alguien durante un lapso determinado de tiempo).

 ¿Cuánto cobra un notario para certificar un documento?

Eso dependerá de los valores vigentes de cada notariado o agencia que ofrezca servicios de notarización de documentos.

¿Cómo notariar un documento con la firma electrónica?

Para poder realizar este trámite es preciso que entendamos la distinción entre la figura del “notario” y la del “corredor”. Ambos son “fedatarios” y se ocupan de protocolizar o “notariar” documentos. Sin embargo, existe una diferencia importante de cara a la digitalización del trámite.

Por su parte, el notario, solo puede revisar asuntos del ámbito civil o mercantil de manera presencial y dentro de los límites geográficos del estado en el cual se encuentra facultado para hacerlo. Es decir, su injerencia no tiene un alcance federal, motivo por el cual, las leyes estatales de notariado le exigen presenciar el acto de firma de los involucrados.

El corredor, por otro lado, tiene competencia únicamente dentro del ámbito mercantil —siempre y cuando no se trate de una operación inmobiliaria— sin la exigencia de oficializar presencialmente la protocolización, ya que puede actuar desde cualquier parte de la República.

En consecuencia, los documentos del ámbito mercantil firmados electrónicamente —en tanto no involucren inmuebles— sí pueden protocolizarse y recibir la fe pública a distancia de un corredor.

Esto es gracias a que la Ley Federal de Correduría Pública (LFCP) no hace hincapié en la necesaria presencialidad de los involucrados, sino al juicio del corredor. De esta manera, este tipo de documentaciones se prestan al uso de las herramientas tecnológicas y de las videoconferencias para juzgar si las partes se encuentran en condiciones físicas y mentales óptimas para poder firmar.

Es por eso que cada vez son más los corredores públicos que aceptan documentos firmados electrónicamente para protocolizar y notariar desde distintas partes del país.

 ¿Cómo es el proceso digital para poder notariar un documento con la firma electrónica?

Para poder realizar este trámite de manera digital es preciso que cuentes con un buen celular y con espacio de disco suficiente para poder descargar y compartir documentos que suelen ser muy pesados.

El proceso es muy ágil, práctico y fácil, pero puede llegar a variar según el corredor y/o la agencia de notarios. Dicho proceso cuenta con las siguientes etapas:

1. El corredor comparte el documento en PDF a la carpeta común de la e-firma, agregando a las personas firmantes y a aquellos/as que cumplirán el rol de “espectador”.

2. Para poder dar juicio de la identidad y/o la capacidad legal de quienes suscriben al contrato o documento en cuestión, el corredor puede realizar una videollamada con los firmantes o implementar el mecanismo que considere conveniente.

3. Durante la videollamada, cada uno de los involucrados firmará con su FIEL para darle legalidad al proceso de validación de la documentación que se encuentra siendo notariada.

4. Una vez reunidas todas las firmas necesarias, se obtendrá un archivo PDF con la hoja de firmas (representación visual sin validez legal) y un XML (contenedor de información con validez legal).

5. Para autenticar este proceso, el corredor podrá validar estas firmas con las ológrafas para dar crédito de su veracidad.

6. Finalmente, el corredor emitirá el acta o póliza original, la asentará en sus libros (el diario de actuaciones notariales) y les enviará a los involucrados su respectiva copia.

De esta manera, tú y tus contrapartes podrán agilizar sus contratos mercantiles y evitarán tener que trasladarse a las oficinas de la correduría, gozando de todas las ventajas de firmar electrónicamente con la e.firma.

Esperamos que toda esta información te haya sido útil y que pueda ayudarte en tu negocio. No olvides compartir este post en tus redes sociales y no dudes en acudir a nuestro blog para poder encontrar más artículos de tu interés.