NOM 151: qué es y cómo se relaciona con las firmas electrónicas

Publicado el 18 de maio de 2020. Actualizado el 10 de junio de 2022.

La legislación en México ha buscado evolucionar para regular ciertos aspectos de la transformación digital y mitigar los posibles problemas que puedan surgir con ellos. Por esta razón, fue creada la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida como NOM 151.

Así como las transacciones de las empresas se han desarrollado y adaptado a nuevas tecnologías, la NOM 151 establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Sin embargo, muchas empresas aún tienen dudas sobre este tema, de cómo pueden utilizar las firmas electrónicas para digitalizar sus procesos y cómo se relacionan con esta norma.

A continuación, aclararemos tus dudas sobre este tema.

¿Qué es la NOM 151?

El Código de Comercio contiene disposiciones que obligan a las empresas a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, archivar comprobantes originales de sus operaciones y conservar documentación relacionada con sus negocios.

La NOM 151 es la regulación que establece las características que deberán tener las constancias de conservación de mensajes de datos al firmar documentos electrónicos. También define los elementos necesarios para la digitalización de documentos físicos.

Es decir, cuando las empresas utilizan archivos electrónicos en sus procesos, la NOM 151 define las reglas de su conservación.

Cartas, telegramas, mensajes de datos o cualquier otro documento en donde consten contratos, convenios o compromisos que den lugar a derechos y obligaciones, deben cumplir con lo que establece el marco legal.

Es importante subrayar que el Código de Comercio permite que las empresas utilicen medios electrónicos para tales fines, siempre que sea en cumplimiento con la NOM 151, o bien cuando la ley requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original. Ese requisito quedará satisfecho:

• Si existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma.

• Si la información puede mostrarse a la persona a la que se deba presentar, cuando amerite.

¿Por qué surge la NOM 151?

La NOM 151 surgió en 2002 para regularizar el proceso de digitalización de documentos en las empresas mexicanas, así como la contabilidad y las actividades comerciales. Su propósito es conservar mensajes de datos y digitalizar documentos con garantías de integridad plenas, principalmente para proporcionar mayor fiabilidad a los procesos.

Se actualizó en el año 2017 contemplando una regulación de firmas digitales y la emisión de constancias de conversión.

¿A quién se aplica la NOM 151?

La NOM 151 es aplicable a las empresas que lleven a cabo la digitalización de documentos y conservación de mensajes de datos, cuando estos sean utilizados en actos de comercio que estén relacionados con sus negocios. Por ejemplo, puede ser la contabilidad y los libros de actas.

También, sectores como el financiero y bancario requieren que se dé cumplimiento a las disposiciones de la NOM 151.

¿Cuándo un mensaje de datos es confiable?

Para efectos del Código de Comercio, se considera que el contenido de un mensaje de datos es íntegro, si este ha permanecido completo e inalterado independientemente de los cambios que hubiere podido sufrir el medio que lo contiene, resultado del proceso de comunicación, archivo o presentación.

El grado de confiabilidad requerido es determinado conforme a los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Constancia de conservación de mensajes de datos

De acuerdo con la NOM 151, una constancia de conservación de mensajes de datos es una serie de sellos digitales emitidos por un PSC, que permiten verificar la fecha y hora de firma del documento electrónico.

También permiten acreditar ante cualquier tercero o autoridad la integridad desde el momento en que se generaron dichos sellos. Es decir, comprueba que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado por las partes.

En caso de que el documento original firmado haya sufrido alguna alteración, su algoritmo de autenticación (también llamado hash) será distinto y la modificación será comprobable.

El Prestador de Servicios de Certificación formará una constancia siguiendo el formato ASN.1 del RFC 3161 que se conformará de uno o más sellos digitales de tiempo.

Cada sello debe constar con una versión de sello digital de tiempo, un identificador de Objeto, y su contenido debe corresponder a la versión del documento de las políticas de emisión de sellos digitales de tiempo. Las huellas digitales electrónicas se obtendrán con la solicitud.

La NOM 151 y la digitalización de documentos

Cuando se trata de digitalizar documentos físicos, la norma establece los elementos necesarios que deberán ser observados para migrar documentos que originalmente estaban soportados en un medio físico a un formato digital.

El proceso de digitalización deberá ser llevado a cabo por un PSC, cuyo objetivo principal es asegurarse que el documento digital sea idéntico al contenido original y garantizar su integridad. El resultado de este proceso será la creación de un mensaje de datos que será una representación visual del documento original en soporte físico.

Dicho mensaje de datos incluirá sellos digitales colocados por el PSC, que certificarán que el documento es una copia fiel del original y que no fue alterado durante el proceso de digitalización.

Requisitos de los mensajes de datos resultantes de las digitalizaciones

Se necesitarán requisitos mínimos de los mensajes de datos resultantes de las digitalizaciones. Entre ellos:

a) La representación electrónica de los documentos deberá tener soporte físico conforme al método de migración contenido en la NOM-151.

b) Solicitud de constancia de conservación de mensajes de datos.

c) Proceso de migración de documentos en soporte físico a un medio electrónico, óptico o de cualquier tecnología.

Formato de las digitalizaciones

Cuando se trate de una versión estándar, el interesado define el formato del mensaje de datos resultante en la digitalización de documentos. Para obtener éxito, es importante que sea adecuado para el tipo de documento y permita la visualización del contenido en algún software sencillo y que se encuentre disponible en el mercado.

Niveles de calidad de las digitalizaciones

Los niveles de la calidad de la digitalización deben mostrar el mensaje de los datos de manera fiel al contenido original. Además, se debe garantizar su integridad con una firma electrónica del comerciante y el Prestador de Servicios de Certificación que corresponda.

El soporte en donde se realice la migración, debe contar con los gráficos tecnológicos mínimos y necesarios, para realizar la digitalización considerando:

• Tamaño

• Conectividad

• Seguridad

Se debe generar un mensaje de datos de alta calidad que permita asegurar la fidelidad e integridad acorde con los documentos físicos. Si existe algún error en el proceso de captura, esta deberá efectuarse una vez más.

El mensaje de datos debe ser igual al documento físico, por ello, se debe respetar lo siguiente:

• El origen en tamaños y proporciones.

• La codificación y cantidad de imágenes.

• El mensaje de datos no debe permitir modificación o consulta por parte del solicitante del servicio.

• No debe contener caracteres o gráficos que aparezcan en el soporte físico.

• La generación de mensajes de datos deberá determinarse por el comerciante con un acuerdo previo con el Prestador de Servicios de Certificación y otras consideraciones establecidas en la NOM.

Beneficios de la NOM 151 para las empresas

Cumplir con los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos puede beneficiar a las personas físicas o morales de distintas maneras. A continuación, mencionamos sus beneficios principales.

1. Protección y seguridad tecnológica

El primero es la protección y seguridad tecnológica que brinda la NOM 151 a los actos de comercio celebrados por medio electrónicos.

Lo anterior, permitirá acreditar ante cualquier tercero o autoridad que sus documentos digitales se han conservado sin alteraciones desde el momento en que se generó la constancia de conservación de mensajes de datos. Esto aportará mayor certidumbre jurídica para las partes, permitiendo que el documento sea reconocido como prueba en procedimientos judiciales y administrativos.

2. Favorece la economía de costos y de espacio

En este sentido, al eliminar el papeleo, es posible reducir los gastos con materiales de escritorio, tinta para las impresoras e incluso, los costos de envío.

En lo que se refiere al espacio, trabajar en el ambiente digital posibilita eliminar el almacenamiento físico pudiendo destinar el local para otras actividades corporativas que realmente agreguen valor al negocio.

3. Fecha cierta para contratos privados

La NOM 151 y su aplicación sobre acuerdos celebrados entre individuos ayuda el cumplimiento del requisito de que el documento tenga una fecha verdadera y particular, a menudo referido como que tiene fecha cierta.

4. Almacenamiento electrónico

Por último, pero no menos importante, preservar mensajes de datos te darán un almacenamiento electrónico certificado y de alta duración, lo que significa, un incremento en las garantías en cualquier proceso legal.

Las firmas electrónicas ya la NOM 151

La Norma Oficial Mexicana busca garantizar que tanto los documentos firmados electrónicamente como los documentos digitalizados no hayan sufrido alteraciones después de la firma o la digitalización.

Un aspecto importante a saber: la firma de un documento, ya sea electrónica o autógrafa, y la conservación de mensajes de datos ocurren en dos momentos distintos. Eso significa que se puede firmar el documento y posteriormente agregar el sello requerido por la NOM 151. De esta manera, los procesos de firma y de conservación de datos se complementan.

En relación con lo anterior, hay muchas evidencias de que las firmas electrónicas se convierten en un elemento esencial para que los procesos de las empresas puedan garantizar la integridad de los documentos celebrados electrónicamente, de forma similar a la que establece la NOM 151. Por ejemplo:

De hecho, hay que observar que, según el marco legal de México, no se puede repudiar una tecnología específica que permita firmar y almacenar un documento. Es decir, en juicio no se puede negar la validez de una firma electrónica solo por el tipo de tecnología utilizada. Los tribunales deben evaluar características técnicas, como la capacidad de mantener la integridad de los datos, por ejemplo.

Por lo tanto, las empresas que ya adoptan las firmas electrónicas pueden garantizar que sus contratos electrónicos permanecerán íntegros e inalterados cuando sean celebrados de forma digitalmente, ya sea:

• en el contexto de una transacción mercantil;

• para la conservación de los datos en la firma; o

• para almacenar electrónicamente un documento que originalmente se encontraban en un medio físico.

¡No esperes más para implementar la firma electrónica!

Si necesitas mayor practicidad en tus procesos, está comprobado de que las firmas electrónicas te permiten celebrar contratos y una variedad de documentos, de manera simple y segura. Para apoyar a sus clientes con una solución para el cumplimiendo de los requisitos de la NOM 151, Docusign ofrece una integración bajo la cual sus clientes pueden enviar los documentos firmados para un socio PSC, que les asegurará la conservación de mensajes de datos, conforme requerido por la NOM 151.

Además, el apoyo de la NOM 151 representa varios beneficios a las empresas y celebra las ventajas de las firmas electrónicas sobre las firmas autógrafas y los documentos físicos.

Para los casos en que se necesita cumplir con la NOM 151 (los actos de comercio), un factor adicional de seguridad a tener en cuenta es que, al igual que las constancias emitidas por los PSC, los documentos electrónicos firmados a través de Docusign eSignature aseguran la integridad de los contratos. Por lo tanto, cualesquiera documentos firmados tienen valor probatorio ante un juez en caso de que surja una controversia.

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