Inteligencia empresarial: ¿Cómo ayuda al equipo de compras?

Un negocio prospera cuando las actividades de compras se ejercen de forma profesional, responsable y acertada, eligiendo las estrategias adecuadas y tomando las mejores decisiones a modo de evitar pérdidas y desperdicios. Para que esto sea posible, es indispensable conocer datos que efectivamente incidan en sus acciones abriendo camino así, para la inteligencia empresarial.

Conocida en inglés como Business Intelligence —BI—, definimos a la inteligencia empresarial como el proceso de obtención, selección y análisis de la información relacionada con las características, tendencias y desafíos del mercado.

Mediante su aporte tecnológico, el estudio del panorama actual y la recolección de un gran volumen de datos, la inteligencia de negocios logra subsidiar la planificación estratégica del departamento de compras y, por consiguiente, la toma de decisiones y procesos, con vital importancia para la supervivencia del negocio, especialmente en tiempos de crisis.

Dicho en pocas palabras, los recursos de inteligencia empresarial optimizan la coyuntura y gestión del área de compras poniendo a los datos —uno de los activos más importantes de los negocios modernos— en el centro de sus estrategias. ¿Quieres aprender más acerca de este concepto?

¡Continúa leyendo nuestro post!

En las próximas líneas, explicamos a detalle las principales ventajas de contar con este tipo de recurso en el contexto de compras.

1. Decisiones fundamentadas en información valiosa

Los recursos de BI cuentan con diferentes funciones permitiendo de este modo, acceder a una serie de datos relevantes acerca del panorama de compras como datos de los proveedores, cumplimiento de los contratos y precios practicados en los diferentes presupuestos.

En consecuencia, el gerente del área puede dibujar estrategias y tomar medidas mucho más eficientes, ya que tiene a su disposición no solo un gran flujo de datos, sino también herramientas y técnicas suficientes para maximizar su utilidad.

Por ejemplo, si el gestor no está seguro acerca del compromiso de un proveedor, puede utilizar los recursos de inteligencia empresarial para verificar este punto y luego, decidir el futuro de la relación comercial.

2. Optimiza la planificación estratégica

Planificar adecuadamente las acciones de compras es una tarea que exige atención redoblada en especial porque guarda una estrecha relación con las actividades de gestión de inventario, ventas y finanzas. Es decir, un paso mal dado en este departamento puede afectar todo el funcionamiento del negocio ya sea por el exceso de compras o por su deficiencia.

Bajo este contexto, estructurar los cronogramas de compras considerando las demandas internas, la disponibilidad financiera y los horizontes de tiempos para negociar plazos forma parte de la realidad de los gestores del sector.

Y para cumplir tener éxito en la misión, es esencial disponer de recursos que proporcionen datos importantes en tiempo real y constantemente actualizados como es el caso de las herramientas de BI.

Al adoptarlas en tu negocio, puedes:

• Descubrir las épocas de mayor consumo de un determinado producto.

• Organizar tu calendario de compras acorde con el comportamiento del consumidor —estacionalidad.

• Trabajar en conjunto con el departamento de marketing y ventas para estimular el consumo en épocas con baja rotación de inventario.

• Negociar descuentos y facilidades de pago con los proveedores justamente en períodos con poco movimiento.

3. Permite realizar predicciones más seguras

Los recursos de inteligencia empresarial permiten tener una visión más amplia acerca del sector de compras y de la empresa en general, hecho que facilita conocer las tendencias que impactan la demanda permitiendo así, comprar y completar el inventario con artículos que, de hecho, puedan incrementar los ingresos del negocio.

4. Mejora la efectividad de los procesos

El ingreso de la tecnología al sector de compras ha revolucionado sus procesos acelerando la toma de decisión y el desarrollo de estrategias, así como brindando más calidad a las acciones que realiza.

De esta manera, podemos decir que los recursos de inteligencia empresarial favorecen una gestión de tiempo eficiente, ya que: 

• Centralizan abundante información.

• Aportan técnicas para estructurar medidas y reorganizar procedimientos.

• Reducen la carga de trabajo manual como revisar contratos impresos y recurrir a muchas fuentes de información.

• Permiten acceder a los datos en tiempo real.

Como resultado, los equipos de compras logran dirigir su atención y tiempo hacia la ejecución de tareas que efectivamente demanden la intervención humana y sean relevantes para el core de negocios.

5. Fomenta la productividad

A diario, el equipo de compras interactúa con muchos proveedores, situación que puede convertirse en un gran desafío cuando los trabajadores desarrollan tareas repetitivas, innecesarias o demasiado complejas.

Como dijimos supra, las herramientas de inteligencia empresarial mejoran la eficiencia del sector reduciendo la carga de trabajo de los colaboradores. Al quitarse de los hombros dichas actividades, quedan libres para negociar mejores precios, encontrar los mejores partners y emprender acciones de compras con eximia calidad.

Dicho en pocas palabras, la inteligencia empresarial promueve la productividad y motivación de los equipos de compras, pues disponen de recursos que no solo favorecen el acceso a datos duros, sino también flexibilizan y facilitan el desarrollo de sus actividades cotidianas.

6. Economía de costos

A menudo, ahorrar en el sector de compras puede parecer un reto inalcanzable, sin embargo, al considerar datos útiles e interpretarlos con excelencia, es posible alcanzarlo con éxito.

En el ámbito de compras, las herramientas de inteligencia empresarial permiten analizar y comparar el costo-beneficio de los diferentes proveedores, así como verificar su reputación en el mercado. O sea, el BI habilita:

• Tener una visión holística sobre los partners comerciales.

• Seleccionar los proveedores cuya cultura corporativa se alinee a los principios y valores de tu empresa al paso que proporcione productos o servicios que subsanen las necesidades de la empresa.

¡Hemos finalizado!

Como compruebas, las soluciones de inteligencia empresarial permiten incrementar la gestión del departamento de compras proporcionando ventajas que rebasan los límites del sector por lo que se posicionan como una poderosa fuente de ventaja competitiva.

Luego de conocer la importancia de los recursos de inteligencia empresarial para la gestión de compras, es posible que desees continuar aprendiendo más sobre este tema. Si este es tu caso, te invitamos a descargar nuestro whitepaper:

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