5 pasos clave para una implementación de CLM exitosa

Las organizaciones modernas del sector legal se han dado cuenta del valor de las herramientas de administración del ciclo de vida de los contratos (CLM). Aunque antes eran una ventaja poco frecuente, hoy en día son una herramienta esperada para estar a la altura de la competencia. Los CLM simplifican radicalmente los procesos de los acuerdos, lo que significa que los equipos legales pueden operar con más eficacia y lograr más rápidamente los resultados deseados. Además de mejorar la velocidad, también pueden aumentar la seguridad y estandarizar los controles de auditoría en todos los datos de la organización, lo que ayuda en las tareas de cumplimiento normativo.

Hay muchas razones para implementar una herramienta de CLM, pero desafortunadamente, el camino hacia la adopción suele estar lleno de desafíos. Si el CLM no se adopta correctamente, la complejidad de los contratos puede descontrolarse, reducir algunas de las ganancias de eficiencia y disminuir la velocidad de adopción.

Es fundamental tomar medidas proactivas para evitar los errores más comunes de la implementación del CLM y crear un flujo de trabajo sencillo y de confianza para maximizar el valor de los contratos. En este blog, reuniremos consejos sobre la implementación del CLM desde la perspectiva de nuestro equipo y de nuestros amigos de Deloitte. Recomendaremos las medidas que hay que tomar para que el CLM proporcione a los profesionales legales un mejor control del ciclo de vida de los contratos y genere retorno de la inversión.

Cinco pasos básicos para impulsar una exitosa implementación del CLM

Nuestros colegas de Deloitte son expertos en planificar y ejecutar la implementación del CLM. Estos son cinco principios básicos que comparten para dar a tu equipo la mejor oportunidad de una transformación exitosa.

1. Empieza por mejorar los procesos y define una estrategia clara

Adoptar una herramienta de CLM es una buena oportunidad para rehacer por completo tu flujo de trabajo integral de los contratos. No te limites a codificar tu sistema actual configurando el CLM para que refleje el sistema desarticulado al que sustituye. Mejor, evalúa honestamente el rendimiento de tu equipo en las tareas de acuerdos y diseña algo nuevo que maximice la visibilidad y reduzca los intercambios manuales. Diseña tu CLM como un medio para hacer realidad tu futuro, no como una copia de tu pasado y tu presente.

2. Corrige tus datos

Las herramientas de CLM son tecnología, lo que significa que dependen de la información para funcionar correctamente. Disponer de mejores datos en tu herramienta de CLM significa obtener mejores resultados. Antes de cargar contratos en el nuevo CLM, limpia tu biblioteca de contratos. Toma decisiones sobre qué acuerdos deben incluirse y excluirse en esa base de datos. Elimina los contratos duplicados. Piensa en formas de utilizar la IA u otra información para simplificar la migración. 

3. Selecciona la tecnología adecuada

Una vez que tengas un plan para los resultados de CLM que deseas y hayas preparado los datos de tus contratos, es hora de elegir un proveedor que te ayude a llegar a donde quieres. Docusign CLM lleva cuatro años liderando el Cuadrante Mágico de Gartner para CLM y tiene un largo historial de implementaciones con éxito en organizaciones de todos los tamaños y sectores.

4. Empieza poco a poco y adopta un enfoque gradual

Es importante darse cuenta de que adoptar un CLM no es un simple interruptor de encendido/apagado. Implica cambiar por completo el statu quo con respecto a los procesos, los datos, el contenido y las personas. Es poco probable que todas esas piezas estén igualmente preparadas para el cambio al principio de tu recorrido por el CLM. Para que tu equipo alcance sus objetivos, empieza por una pequeña pieza que tenga las mayores posibilidades de éxito. Quizá sea la generación de contratos o la búsqueda. Una vez que hayas anotado una victoria, puedes ir ampliando poco a poco hasta completar la transformación de principio a fin.

5. Administra el cambio

La pieza más crítica de la adopción del CLM son las personas que utilizan la tecnología cada día. Tu plan de implementación de CLM debe comenzar con una comprensión empática del trabajo que los empleados hacen cada día para llegar a un acuerdo y ofrecerles un valor real. Proporciona capacitación práctica. Haz que su trabajo diario sea más sencillo o más rápido. Diseña la nueva tecnología para quitarles trabajo de la lista de tareas pendientes. Comparte con ellos la visión global y asegúrate de que entienden el papel que desempeñan en ella. Todo cambio tecnológico es también un cambio personal, así que mantén a tu equipo en el centro de tus planes.

Señales de que tu implementación del CLM funciona según lo previsto

Una vez que tu equipo haya puesto en marcha su plan de implementación del CLM, empezarás a notar algunas mejoras específicas que son señales a lo largo del recorrido de tu transformación. Lo primero que notarás es una aceleración general de la velocidad del negocio. Tus ciclos de ventas se acortarán, tus negociaciones se resolverán más rápido y tu organización obtendrá ingresos de los acuerdos antes. Sean cuales sean los pasos problemáticos que te vengan a la mente cuando pienses en tu proceso de acuerdos, el CLM puede ayudarte a resolver los problemas y aumentar la velocidad operativa.

También te darás cuenta de que los pasos del acuerdo son mucho más eficaces y requieren menos intervención humana. A lo largo de todo el proceso de acuerdo, el CLM dispone de funcionalidades para reducir el número de puntos de contacto humanos. Tu equipo puede sustituir la impresión y el envío de contratos por la firma electrónica, mejorar la visibilidad digitalizando los acuerdos, automatizar las actividades de enrutamiento y mucho más. Todo lo que puedas hacer para eliminar tareas repetitivas y redundantes de tus empleados significa que tendrán más tiempo para dedicarse a nuevos proyectos que puedan beneficiarse de su atención.

En general, el valor de tu contrato mejorará a medida que elimines las áreas de fuga de valor y mejores la calidad del contrato. Una herramienta de CLM mejorará los plazos y controlará el rendimiento para ayudar a minimizar los errores en el consumo, la entrega o la desviación del contrato. También puede dar a tu equipo legal una mejor visibilidad de los datos de alto nivel sobre toda la biblioteca de acuerdos, lo que ayudará a reducir los riesgos y los fallos en el cumplimiento normativo.

Los efectos de estandarización y simplificación se suman a un ROI significativo de la adopción del CLM. El informe Total Economic Impact del CLM de Forrester estima que el cliente típico de Docusign CLM obtiene un rendimiento del 356%. Y lo que es mejor, como el proceso de acuerdo implica a tantos equipos de la organización, todos verán los beneficios del CLM de primera mano en sus actividades diarias.

Si tu equipo quiere saber más sobre lo que se debe y no se debe hacer en el proceso de implementación del CLM, Docusign puede ayudarte. Ve nuestro seminario web gratuito CLM Done Right con expertos en implementación de Deloitte para profundizar en tres de estos pasos y dar a tu equipo la mejor oportunidad de implementar con éxito una herramienta de CLM.

Si quieres hablar con un experto de Docusign sobre tu plan de implementación de CLM, ponte en contacto con nosotros y te guiaremos en el proceso.