Guía rápida de mejores prácticas para la gestión de ciclo de vida de contratos

Migrar tu organización a un sistema de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM, por sus siglas en inglés) puede ser una gran forma de mejorar los procesos contractuales a través de la automatización. Los beneficios son claros: mayor eficiencia, mayor productividad y menor riesgo, entre otros.

Sin embargo, migrar hacia un sistema CLM también es una gran tarea que requiere de mucha preparación. Cualquier proyecto de tal escala puede ser difícil de implementar y, si se lleva a cabo de la manera incorrecta, podría resultar en una pérdida de beneficios. Aunque el mejor proveedor CLM será un socio activo en la implementación técnica, lograr que la empresa adquiera y use el sistema requiere de una cuidadosa planeación.

Para prepararte para la transición a CLM, desde el plan hasta la adopción, hemos resumido las experiencias de cientos de empresas en ocho mejores prácticas, y las hemos dividido en dos categorías: planeación e implementación.

Continúa leyendo los ocho pasos para prepararte para el despliegue y el uso de un sistema de gestión de contratos a nivel empresarial.

Planeación

1. Identifica procesos actuales y visualiza la situación a futuro 

Es cierto que CLM puede mejorar dramáticamente los procesos empresariales, pero antes de que esto sea posible, debes delinear tus procesos actuales y entender claramente el estado actual del flujo de trabajo de tu empresa. Al tener visión de esto, puedes identificar de forma efectiva las brechas y las ineficiencias en los flujos de trabajo. Una vez que tengas esta información, podrás definir cómo puede ser la situación a futuro y cómo CLM beneficiará a tu empresa.

2. Define el éxito del proyecto

Es fácil dejarse llevar por la expectativa de automatizar procesos. Sin embargo, definir el éxito del proyecto desde un inicio es una práctica esencial cuando se comienza a usar un sistema CLM. Las métricas claras son clave para demostrar el retorno de inversión y de hecho pueden servir como base para expandir CLM a otras áreas del negocio. Definir y detallar el estado futuro ideal puede ayudar a dar ánimos al equipo ejecutivo cuando sea momento de que acepten el sistema.

Las métricas de éxito del proyecto pueden variar dependiendo de qué valore tu empresa y qué dificultades estas tratando de superar. Algunos ejemplos de indicadores de desempeño clave son:

• Presupuesto y tiempos de implementación. Estas métricas son útiles para medir el éxito específico de desplegar CLM. Hacerlo a tiempo y dentro del presupuesto es invaluable para reforzar el valor de CLM.

• Mejoras en velocidad. Monitorear la generación, la creación de distintas versiones y el tiempo que lleva firmar contratos antes y después de implementar CLM son formas sencillas de demostrar el éxito del proyecto.

• Ingresos. A pesar de ser un punto muy sencillo, con frecuencia puede pasarse por alto: el retorno de inversión del proyecto depende de que la implementación genere más ingresos que lo que costó. Convertir horas en dólares te ayudará a demostrar los ahorros de partida que puede generar CLM.

• Riesgo. La generación y negociación automática de contratos disminuye la propensidad a cometer errores humanos. Comparar datos históricos sobre errores costosos por contratos mal redactados puede ayudar a cuantificar la reducción de riesgos. 

3. Comienza poco a poco

Una vez que hayas definido los procesos del estado actual de tu empresa y el éxito del proyecto, puede ser tentador tratar de resolver al mismo tiempo todos los problemas a los que te enfrentas. Sin embargo, cambiar demasiado en poco tiempo durante la implementación podría poner en riesgo la aprobación. 

Intenta mejor identificar uno o dos casos de uso de alto impacto y bajo riesgo a los que puedas darles prioridad. Comienza tu plan de implementación con el caso de uso más limitado e identifica sus índices de desempeño clave. 

La implementación de un solo caso de uso también hará que la adopción y el empoderamiento a nivel organizacional sea más factible. En vez de reaprender múltiples procesos empresariales de una sola vez, los empleados podrán comenzar a usar CLM poco a poco. Una vez que se demuestre el éxito en este primer caso, expandir CLM a nuevos casos será mucho más sencillo.

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4. Obtén aprobación a nivel ejecutivo

Ahora entiendes claramente el estado tanto actual como a futuro de la empresa. Has definido el éxito del proyecto e identificado los indicadores de desempeño clave. Has identificado un caso de uso de bajo riesgo y de alto impacto para comenzar. Es momento de acercarte con el equipo ejecutivo para obtener su aprobación.

Algunas veces es mejor pedir perdón que pedir permiso, pero ésta no es la ocasión. Tener aprobación ejecutiva previo a la implementación es vital para el éxito de un sistema CLM. Para lograrlo, comienza con un caso claro y cuantificable para CLM. También debes ser consistente en tus mensajes ante el equipo ejecutivo, ya que los mensajes inconsistentes pueden provocar que distintos ejecutivos hagan suposiciones incompatibles y puedan detener o incluso descartar por completo el programa antes de que pueda comenzar.

Una vez alineado el equipo ejecutivo, las consideraciones de presupuesto y tiempo para capacitación son más fáciles de llevar. Esta aprobación debe tener lugar en toda la empresa, para que así la adopción sea más rápida y precisa, y que sea más propensa a ser aceptada. 

Implementación

5. Establece un equipo directivo

Una vez obtenida la aprobación del equipo ejecutivo y previo a la implementación, designa un equipo interno para supervisar la implementación y ejecución constante de CLM. Este equipo estará conformado por expertos en el área y servirá como conexión entre la empresa y el proveedor CLM. La mejor práctica para formar este equipo es seleccionar miembros de distintas áreas de la empresa. Con un equipo de liderazgo diverso, la coordinación de reglas y procesos será más sólida, logrando así que toda la empresa esté mejor alineada. 

6. Empodera y capacita a tu equipo

Si tú eres el promotor de la adopción de CLM, es posible que ya sepas cómo comenzar a usar el sistema. Sin embargo, para todos los demás miembros de la empresa, será la primera vez que se expongan a esta herramienta. Por esta razón es importante contar con un plan de capacitación para que cada empleado sepa cómo usar CLM en el contexto específico de su puesto. Generar documentos y facilitar la comunicación con el equipo de soporte interno ayudará a fomentar una adopción más rápida y competente. 

7. Prioriza y migra contratos 

CLM no solo es para los nuevos acuerdos. Para sacar el máximo provecho del sistema, es importante que migres tus actuales contratos en papel. Este proceso puede ser abrumador, pero el proveedor CLM adecuado te ayudará a crear un plan de digitalización.

Un plan de digitalización por lo general comienza cuando identificas dónde están almacenados físicamente tus documentos. Después, debes priorizar qué categorías de documentos debes digitalizar. Por lo general, lo mejor es comenzar con contratos activos y los documentos requeridos para dar cumplimiento a las normas. Una vez que hayas finalizado con éstos, comienza a migrar los contratos inactivos. Quizá no parezca necesario migrar los contratos inactivos, pero el sistema CLM correcto hará que los datos contenidos en ellos sean fácilmente consultables y recuperables. 

8. Realiza distintas pruebas

La adopción y el uso no son el final del proyecto de implementación de CLM. Tu equipo de expertos CLM internos deben analizar y hacer pruebas al sistema para asegurar su uso óptimo. Aunque un sistema automatizado como CLM brinde beneficios inmediatos y evidentes en comparación con un sistema manual, siempre hay espacio para mejorar los procesos.

Si durante las pruebas se encuentran oportunidades de mejora, tu equipo de expertos puede reconfigurar el sistema con base en dichos aprendizajes. Y después el proceso comienza de nuevo: deben seguir haciendo pruebas para asegurarse de que la reconfiguración haya surtido efecto.

Las pruebas constantes y rigurosas permitirán reducir riesgos al identificar y abordar áreas problemáticas. Además, reducirá el tiempo necesario para liberar nuevos casos de uso. 

Utiliza estas mejores prácticas

Estos ocho pasos te darán las bases para planear e implementar de forma efectiva el despliegue de un sistema CLM. Al adoptar un enfoque cuidadoso y metódico de planeación e implementación, podrás establecer un sistema CLM en tu empresa que mejore procesos y ahorre tanto tiempo como dinero.

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