Gestión de Procesos: etapas y cómo implementarla en la empresa

La gestión de procesos es un concepto que combina la gestión empresarial y las tecnologías de la información para optimizar los resultados organizacionales. Su enfoque es visibilizar, medir, monitorear y mejorar los procesos, optimizando la productividad y rentabilidad de la empresa.

Esta gestión consiste en organizar los procedimientos operativos, que se llevan a cabo en el día a día de una organización, siempre pensando en la eficiencia. En este artículo, analizaremos cómo la gestión eficaz de procesos puede diferenciar a su empresa en el mercado. ¡Síguenos!

El objetivo de la gestión de procesos

La gestión centrada en procesos, también conocida como BPM (Business Process Management), no es más que el camino que recorre una actividad dentro de una empresa, atravesando barreras entre departamentos, hasta su finalización.

Actualmente, las actividades de una empresa rara vez son realizadas por un grupo de empleados o área. Al contrario: todos los departamentos están involucrados en actividades y procesos operativos específicos, así como en la formación de equipos interdisciplinarios.

En este escenario, la gestión de procesos implica sistematizar las tareas de una empresa, definir pasos para su ejecución y, cuando sea necesario, realizar mejoras continuas. En general, el objetivo es calificar la planificación estratégica, aumentando la productividad eliminando pasos innecesarios, reduciendo la burocracia o añadiendo pasos que resulten útiles.

Las etapas de la gestión de procesos

La gestión de procesos es una práctica enfocada a optimizar las actividades de una organización. Se basa en un ciclo de pasos que se repiten, buscando lograr mejoras continuas.

Estos pasos pueden variar, adaptándose a las necesidades y realidad de cada empresa. Sin embargo, por lo general, suelen incluir al menos seis pasos: mapeo, análisis, mejora, implementación, seguimiento y control. A continuación, te explicaremos cada uno de ellos detalladamente.

Pero primero, comprendamos la importancia de seguir este ciclo. La primera razón es que el mapeo proporciona una visión clara de cómo se llevan a cabo las actividades, facilitando la identificación de problemas y oportunidades de mejora.

Luego, con simulación y pruebas, la empresa puede comprender la eficiencia y precisión de sus elecciones, lo que ayuda a promover refinamientos y mejoras. Además, la optimización impacta directamente en la reducción de costos y el aumento de la competitividad.

La gestión de procesos también permite a la organización alinear sus actividades con sus objetivos estratégicos, asegurando que todos trabajen hacia el mismo propósito.

Ahora que sabes la importancia de gestionar procesos y las principales características de este tipo de gestión, repasaremos los pasos para que puedas implementarla en tu empresa.

Herramientas de gestión y desarrollo, como PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). También pueden ayudar con la estructuración de procesos y la mejora continua.

1. Planificación

Aquí nació el proyecto. En esta fase se analiza el conjunto de actividades involucradas, el objetivo del proceso y su relación con la estrategia de la empresa.

La etapa de planificación sirve como guía que guiará el trabajo hacia el logro de las metas organizacionales. Para hacer esto, necesitas:

• definir claramente los objetivos de cada proceso;

• establecer metas;

• Identificar los recursos necesarios para las actividades dentro de cada proceso.

Una buena planificación permite optimizar el uso de los recursos, identificar posibles cuellos de botella y tomar decisiones más adecuadas, aumentando la eficiencia y productividad de los procesos y, en consecuencia, el éxito de la operación.

2. Modelado de procesos

El modelado corresponde al diseño del flujo de trabajo, es decir, cómo se implementará el proceso que se está desarrollando.

En esta etapa el objetivo es representar visualmente y documentar detalladamente cómo se llevan a cabo las actividades dentro de una organización. Es como crear un mapa detallado del flujo de trabajo, donde cada paso está representado por un elemento visual, como cuadros, flechas y conectores.

Esta representación gráfica permite una comprensión clara y compartida de cómo fluye el trabajo, lo que facilita la identificación de cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora.

A través del modelado de procesos, el equipo puede anticipar y ajustar posibles problemas incluso antes de implementar cambios, asegurando una mayor eficiencia y evitando retrabajos.

3. Simulación

Esta es la fase en la que se prueban las actividades definidas en el paso anterior. Esto ayuda a comprender cómo funciona en la práctica lo imaginado y cómo reaccionan los empleados ante el nuevo proceso. La fase de simulación también es importante para recopilar conocimientos que puedan ayudar a mejorar la solución propuesta.

En la práctica, es necesario crear un modelo virtual del proceso, en el que cada paso y cada variable estén representados digitalmente. Con este modelo es posible simular el flujo del proceso en diferentes escenarios, cambiando parámetros como el tiempo de ejecución de cada tarea, volumen de trabajo, recursos disponibles y otros factores relevantes.

Gracias a esta simulación es posible observar cómo se comporta el proceso bajo diferentes condiciones, identificando posibles puntos de congestión, retrasos e ineficiencias.

4. Implementación

Con base en la experiencia adquirida en la simulación, realizar los ajustes necesarios y poner el proceso en práctica. Podemos decir que es la fase en la que la teoría se encuentra con la práctica. Es decir, el momento en el que el proceso, modelado y analizado, se pone en funcionamiento en la organización.

En este punto se produce la transición del estado actual al nuevo estado deseado. También es en la fase de implementación cuando los cambios propuestos se comunican a todos los involucrados, asegurando que comprendan sus roles y responsabilidades en el nuevo proceso.

Aquí es importante resaltar que todo el equipo necesita estar adecuadamente capacitado para realizar las nuevas tareas y utilizar las herramientas necesarias. La disponibilidad de recursos adecuados, como sistemas, tecnologías y materiales, también es fundamental para que el proceso se lleve a cabo según lo previsto.

El éxito de la implementación depende de una comunicación clara, una capacitación eficaz y de garantizar que todos los recursos estén disponibles en el momento adecuado.

5. Escucha

El monitoreo le permite monitorear de cerca el desempeño de cada cambio, ayudando a identificar oportunidades de mejora. Recopilar datos basados ​​en métricas y KPI definidos durante la fase de planificación y modelado. Esta información es importante para saber si realmente se lograron los objetivos declarados.

6. Mejora

El último paso es la mejora continua. Después de la implementación y el monitoreo, el análisis de datos se combina para ayudar a identificar oportunidades de optimización. Con base en los insights obtenidos, se realizan ajustes y actualizaciones al proceso, buscando eliminar cuellos de botella, reducir desperdicios y aumentar la eficiencia.

Este enfoque de interacción y ciclo continuo permite a las empresas evolucionar constantemente, adaptándose a las nuevas demandas y tecnologías. Por tanto, la mejora es un ciclo que se repite, asegurando que los procesos estén siempre alineados con los objetivos estratégicos de la organización y contribuyendo a la reducción de costes y al aumento de la competitividad.

Las características de la gestión de procesos

Uno buena gestion Centrarse en los procesos debe siempre revisar, mejorar y estandarizar las operaciones, asegurando la participación efectiva de los involucrados, sin importar su nivel, y el compromiso con la calidad. Por tanto, tiene características bien definidas, como:

• entrega de valor;

• documentación;

• remodelación;

• escucha;

• sistematización.

Los beneficios de la gestión de procesos

La gestión de procesos puede aportar muchos beneficios a las empresas. El mapeo, el análisis y la optimización de procesos contribuyen a la eficiencia operativa, la reducción de costos, la mejora de la calidad de los productos y servicios y, en consecuencia, la ganancia en la satisfacción del cliente.

De hecho, esta gestión le permite identificar oportunidades de inversión en automatización de procesos, identificando y eliminando actividades que no aportan valor. Además de optimizar el flujo de trabajo, esto ayuda a reducir el tiempo del ciclo, favoreciendo la productividad y reduciendo costes.

Cuando se habla de los beneficios de la gestión de procesos, no podemos dejar de mencionar:

• mejorar el control sobre recursos como personal, equipos y materiales, lo que ayuda a optimizar la asignación de estos recursos, evitando el desperdicio;

• mejora en la calidad de los productos y servicios, que se da a través del establecimiento de estándares claros y definición de responsabilidades en cada etapa del proceso, reduciendo el número de errores y retrabajos;

• calidad en la toma de decisiones, ya que la gestión de procesos proporciona datos e información precisa para la toma de decisiones, permitiendo a las empresas identificar oportunidades de mejora y asignar recursos de manera más estratégica;

• flexibilidad y adaptabilidad, ligadas a procesos bien definidos y documentados que facilitan la adaptación a los cambios, permitiendo a las empresas responder más rápidamente a las demandas del mercado.

Ejemplos de aplicación de la gestión de procesos

Las prácticas de gestión analizadas aquí se pueden aplicar en diferentes sectores. En el sector de servicios, como los bancos, abrir una cuenta corriente es un proceso que implica varios pasos. La gestión de procesos permite simplificar este flujo, reduciendo el tiempo de atención y ofreciendo una experiencia más satisfactoria al cliente.

En el comercio electrónico, a su vez, el proceso de compra, desde la elección del producto hasta la entrega, se optimiza mediante la gestión de procesos, garantizando entregas más rápidas y eficientes. Independientemente del segmento, los procesos son parte de la operación y pueden optimizarse mediante la implementación de buenas prácticas de gestión.

Herramientas para gestión de procesos

La automatización y el control de procesos se ven facilitados por una variedad de herramientas y software como Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y el Planificación de recursos empresariales (ERP).

BPM, por ejemplo, permite mapear, modelar, analizar y optimizar procesos de negocio. Con BPM es posible visualizar el flujo de trabajo, identificar cuellos de botella y automatizar tareas repetitivas, aumentando la eficiencia y la productividad.

Además de BPM, ERP Son sistemas integrados que gestionan diferentes áreas de una empresa, como finanzas, contabilidad, recursos humanos y producción. Estas soluciones facilitan la integración de datos y procesos, proporcionando una visión holística del negocio y permitiendo una toma de decisiones más estratégica.

Además, herramientas como el Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) para la gestión del mantenimiento y el Customer Relationship Management (CRM) para la gestión de las relaciones con los clientes también contribuyen a la automatización y el control de procesos, optimizando la gestión de activos y el servicio al cliente.

¿Cómo implementar la gestión de procesos en su empresa?

La implementación de la gestión de procesos debe adaptarse a las características y exigencias de su negocio. Además de la planificación, es necesario invertir en el compromiso y participación de todo el equipo. Consulte una guía paso a paso para ayudarle en este viaje:

• comenzar con el diagnóstico y mapeo de procesos, creando diagramas de flujo y diagramas que ayuden a comprender visualmente cómo opera la empresa;

• crear planificación estratégica, estableciendo objetivos y priorizando los procesos que más impactan los resultados del negocio. Recuerde definir los recursos y plazos necesarios para cada etapa;

• elegir a los profesionales responsables de la reestructuración de procesos, delegar responsabilidades y ofrecer capacitación en herramientas de gestión de procesos;

• iniciar la implementación en un proceso piloto para probar la metodología;

• monitorear el uso de KPI para rastrear los resultados;

• realizar ajustes y mejoras a los procesos de forma continua.

¿Cómo puede ayudar la tecnología en la gestión de procesos?

La automatización de contratos puede transformar la gestión de contratos ya que integra, organiza y estandariza procesos. A través de software especializados, la creación, negociación y firma de contratos se vuelve más ágil, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales y minimizando errores.

Sumado a esto, la centralización de la información en un solo sistema facilita la búsqueda y seguimiento del estado de cada contrato, además de permitir la creación de plantillas personalizadas y flujos de trabajo automatizados.

Con la automatización es posible garantizar el cumplimiento legal, reducir los riesgos y aumentar la seguridad de la información, optimizando la gestión contractual y liberando a los profesionales para actividades más estratégicas.

La tecnología es fundamental para una buena gestión de procesos en las empresas, ya que integra la información de forma segura y aporta agilidad al día a día. De esta manera, las instituciones pueden realizar análisis efectivos y obtener buenos resultados.

Como resultado, las herramientas de gestión de procesos aparecen cada vez más en las empresas. Son poderosos aliados de los gerentes, ayudándolos a enfrentar los desafíos de mantener sus empresas creciendo y evolucionando. Actualmente es posible encontrar herramientas para todo tipo de negocios, pudiendo automatizar todo el proceso de gestionar una empresa.

En este artículo te explicamos qué es y por qué es importante tener una gestión centrada en procesos bien definidos, documentados y optimizados. Además, pudimos ver cómo el gestión de procesos garantiza todo ello y va más allá: monitorizar estos procesos para mejorarlos o sustituirlos por prácticas más adecuadas cuando sea necesario.

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