Crea un formato para firma electrónica con Docusign PowerForms

Sin importar si son pruebas de COVID-19 desde el auto, servicio a ciudadanos sin importar su ubicación, incorporación de voluntarios y empleados, o gestión de solicitudes de equipos y mantenimiento, tener la capacidad de generar cientos (o miles) de documentos de auto servicio sobre demanda para que firmen destinatarios desconocidos puede marcar una diferencia en tu empresa. 

Con PowerForms, puedes eliminar el tiempo de preparación de documentos, reducir errores e ingresar fácilmente todos los datos recolectados en tus aplicaciones existentes, optimizando aún más tus procesos y brindando una mejor experiencia a clientes. Y debido a que cuentan con el mismo nivel de seguridad y protección a la privacidad que esperas de Docusign eSignature, puedes estar tranquilo de que tus datos estarán protegidos. 

¿Qué es un PowerForm?

Un PowerForm es una forma de crear un documento en línea de autoservicio para firma electrónica sin necesidad de escribir códigos. Es un URL único y seguro creado de una plantilla que puedes enlazar desde tu sitio web o distribuir como un enlace seguro vía correo electrónico. Cuando llenas un PowerForm, el enlace seguro no obliga a los signatarios a iniciar sesión, reduciendo fricción y facilitando procesos.

¿Cuáles son los usos ideales para PowerForms?

PowerForms son una increíble forma de capturar firmas y datos cuando todavía no conoces a los signatarios. Las empresas de una gran variedad de industrias los usan para mejorar muchísimos procesos, entre los que se encuentran:  

• Servicio de campo: hay un sinfín de actividades en servicio de campo que se pueden beneficiar de un formato de auto servicio, incluyendo solicitudes de equipo, encuestas y auditorías de seguridad, registros de mantenimiento, autorización electrónica de acceso con gafete, registro para clases de entrenamiento y autorización para planes de pavimentación, por nombrar algunos.

• Finanzas: los bancos y otras instituciones financieras se enfrentan constantemente a un enorme flujo de solicitudes de cuenta y de cambios en las políticas. Automatizar dicho proceso mediante un formato de auto servicio no solo reduce el esfuerzo manual, sino también brinda una mejor experiencia al cliente y facilita el soporte a distancia. 

• Gobierno: manejar solicitudes de apoyo puede ser un proceso muy manual que lleva mucho tiempo, pero con PowerForms, los ciudadanos pueden enviar fácilmente solicitudes que llegan directamente a los sistemas del gobierno.

• Seguros: al igual que con la industria financiera, las compañías de seguros pueden hacer uso de PowerForms para optimizar cambios a cuentes y a políticas. 

• RR. HH.: poder simplificar las operaciones de RR.HH. en cualquier momento es un gran beneficio. Exenciones, solicitudes de licencia con goce de sueldo, excepciones para nuevas políticas de la empresa, y básicamente cualquier proceso de RR. HH. que se preste para el autoservicio de empleados es un candidato ideal de PowerForm. 

• Servicios de salud: si estás buscando proveer un portal en línea fuera de tu EHR, PowerForms puede ayudarte a crear un formato sencillo en tu sitio web (o a través de un enlace seguro en un correo electrónico) que pueden usar pacientes, médicos y proveedores para enviar fácilmente los documentos requeridos directamente en tu portal en línea. Sin importar si son formatos de registro de pacientes, documentos para acreditar personal o proveedores, o inscribir pacientes a ensayos clínicos, los documentos pueden cargarse de forma segura y directa a tu EHR o sistema de gestión de documentos una vez que se completen de conformidad con HIPAA y PHI. 

Formatos y documentos que pueden beneficiarse con PowerForms

Las empresas y otras organizaciones usan PowerForms para diversas situaciones, incluyendo: 

• Solicitudes de cambio de cuenta 

• Exención de actividades

• Reclamaciones

• Cuestionario COVID-19 

• Generación de credenciales

• Donativos

• Guías para empleados 

• Documentación de incorporación de empleados

• Políticas para empleados

• Registros a eventos

• Solicitud de servicios de campo

• Solicitud de licencia 

• Aperturas de cuenta

• Registro de nuevos clientes 

• Formatos de ingreso de pacientes

• Contratos médicos

• Solicitudes de cambios a políticas 

• Solicitud de licencia con goce de sueldo

• Formato de autorización 

• Formatos para órdenes de venta 

• Acuerdos de confidencialidad estándar

• Declaraciones de trabajo

• Registro de visitantes en recepción

• Incorporación de voluntarios

¿Cómo funcionan los PowerForms?

Los clientes Docusign pueden crear un nuevo PowerForm seleccionando una plantilla y dando clic en Crear PowerForm desde el menú de Acciones. Si aún no has usado plantillas o necesitas un recordatorio, lee “Uso de plantillas para contratos y formatos en Docusign” para que te asesores sobre cómo crear formatos una lista de plantillas pre desarrolladas y más. 

Una vez que estás en Crear PowerForm, podrás ver que los campos resumidos están prellenados con la información de la plantilla, las cuales puedes modificar según sea necesario.

1. Completa la información resumida: esto incluye nombre y correo electrónico. 

2. Da clic en la pestaña OPCIONES para configurar opciones adicionales: puedes enviar un mensaje a todos los signatarios y personalizar otras funciones en tu PowerForm, como validación de correo electrónico, configuración de uso, número máximo de signatarios y tiempo mínimo entre respuestas. 

3. Da clic en CREAR para generar y activar tu PowerForm: después de crearlo, ponlo a prueba, lo cual es muy sencillo. 

4. Captura el URL y/o el código integrado: este paso también es muy sencillo y lo puedes seguir inmediatamente después de crear el formato o posteriormente a través de la página Plantillas.

Las instrucciones paso a paso están disponibles en el sitio de soporte de Docusign, o si prefieres instrucciones más visuales, ve el video sobre cómo crear un PowerForm.