Firma electrónica notarial: ¿Qué es y cuáles son sus retos?

¿Alguna vez has escuchado sobre la firma electrónica notarial? Sin duda, en la actualidad, muchas áreas ya han comenzado a implementar este tipo de firmas para agilizar el proceso de legalidad de documentos.

En México, la firma electrónica ha sido adoptada en muchas áreas, incluyendo el notariado, por lo que en este artículo encontrarás qué es una firma electrónica, para qué sirve la notarial, los retos a enfrentar y sus ventajas.

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¿Qué es la firma electrónica notarial?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que se utilizan para identificar al firmante de un documento electrónico y garantizar su autenticidad e integridad.

En México, su uso se inició en 2004 para los trámites gubernamentales después de la reforma al Código Fiscal de la Federación. Según la Ley de Firma Electrónica, esta es una alternativa legalmente válida a la firma manuscrita.

La firma electrónica notarial es una herramienta que permite a los notarios mexicanos autenticar documentos y realizar trámites notariales en línea de manera segura y confiable. A partir del 4 de agosto de 2023, todos los trámites que requieran una notaría podrán realizarse en línea gracias a un nuevo lineamiento virtual.

Esta modificación se basa en la Ley de Notariado de la Ciudad de México, publicada en la Gaceta Oficial en agosto de 2021. La Agencia Digital de Innovación Pública habilitará plataformas para sostener toda la operación virtual de las notarías.

Algunos de los trámites notariales que se podrán realizar en línea con la firma electrónica notarial son:

• Validación de poderes

• Escrituras de inmuebles

• Actas de empresas

• Convenios

• Revocaciones

• Regularización y actualización de libros

• Fideicomisos

• Compraventa de automóviles

• Adjudicaciones judiciales

• Declaraciones juradas

La firma electrónica notarial representa una innovación significativa en la industria notarial, al ofrecer una alternativa digital a los trámites tradicionales. Esto permite un proceso más rápido, eficiente y seguro para la autenticación de documentos y trámites notariales.

Todo esto a partir de que la Agencia Digital de Innovación Pública habilite las plataformas que sostendrán toda la operación virtual de las notarias. 

Retos de la firma electrónica notarial en México

A pesar de los beneficios que ofrece la firma electrónica notarial en México, uno de los principales retos que enfrenta es la falta de adopción por parte de los ciudadanos y empresas. Aunque esta herramienta ha sido reconocida legalmente y es un medio eficaz y seguro para realizar trámites notariales, aún existen dudas y resistencia por parte de algunos sectores de la población

Según una encuesta realizada por la Asociación Mexicana de Notarios Públicos (AMNP), solo el 20% de los notarios mexicanos utilizan la firma electrónica notarial para realizar trámites notariales.

Además, muchos ciudadanos y empresas aún no confían en los documentos notariales electrónicos debido a la falta de conocimiento y experiencia en el uso de esta herramienta.

Otro desafío que enfrenta la firma electrónica notarial en México es la necesidad de una mayor educación y capacitación para los notarios y sus clientes.

La adopción de la firma electrónica notarial implica un cambio en la forma en que se realizan los trámites notariales, lo que requiere una comprensión profunda de las herramientas y tecnologías involucradas.

Además de esto, los cambios que trajo la reforma dará a las notarias muchas cosas que hacer e implementar para cumplir con lo indicado en la ley que regula esta nueva forma de validar documentos que están bajo su poder.

Algunas de las cosas que cambiarán dentro del protocolo del uso de la firma electrónica notarial a comparación de la ley autorizada en agosto de 2021 serán:

• El actuar virtual de estas instancias debe ser aplicada por el notario mediante una red digital.

• Cumplir con el protocolo digital para almacenar los documentos electrónicos, que también deberán quedar asentados en libros de actas.

• Para la firma de instrumentos, las dos partes deberán contar con firma electrónica.

La adopción de este nuevo esquema llevará a que la firma electrónica avanzada sea la principal herramienta para realizar todo tipo de trámite que requiera hacerse ante una notaria.

Asimismo, la Secretaría de Economía del país ha comenzado a acreditar a ciertas notarias como Prestadoras de Servicios de Certificación, por lo que estas podrán emitir sellos digitales de tiempo, constancia de conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos en soporte físico.

Por tanto, uno de los mayores retos es que se cumpla con lo indicado por la ley y que las notarias se preparen para responder de manera adecuada a esta nueva forma de gestionar documentos de manera digital.

Ventajas de documentos notariales digitales

La firma electrónica notarial permitirá una mayor accesibilidad y comodidad para los usuarios, ya que podrán realizar trámites notariales desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin tener que acudir físicamente a una notaría.

Otro beneficio importante es la reducción del impacto ambiental, ya que se reducirá el uso de papel y se fomentará el uso de tecnologías digitales más sostenibles.

También cabe destacar que la firma electrónica notarial será de gran utilidad para las personas que viven en zonas rurales o alejadas de las notarías, puesto que podrán ejecutar trámites sin tener que desplazarse largas distancias.

La firma electrónica notarial ofrece una serie de ventajas importantes que podrán mejorar significativamente la forma en que se gestionan los documentos notariales en México

Aunque existen desafíos por superar, el potencial de esta herramienta es indudable y su adopción masiva podría ser un paso importante hacia una mayor eficiencia, transparencia y seguridad en los procesos notariales.

Finalmente, la firma electrónica notarial será una herramienta clave para el notariado en México, que ofrece múltiples beneficios y desafíos.

A medida que la adopción de la firma electrónica notarial aumente, es probable que veamos una mayor eficiencia y seguridad en los trámites notariales en el futuro, así como una mayor adopción de otro tipo de tecnologías como hologramas y visión 3D, sobre todo en proceso notarial involucrado con el tema inmobiliario.

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