Ventajas del uso de la firma electrónica en RRHH

La firma electrónica en RRHH ha demostrado ser una herramienta extremadamente útil para distintos procesos. Y es que, esta área depende de la firma de acuerdos, ya sean acuerdos de confidencialidad, nuevas contrataciones o incluso indemnizaciones.

La firma autógrafa se está quedando atrás y la firma electrónica va ganando cada vez más terreno en las operaciones empresariales de las empresas más competitivas.

De acuerdo con el Reporte de Tendencias de RRHH, más de la mitad de los profesionales de esta área en México ven sus procesos ralentizados debido a formatos manuales y papeleo. Todo esto ha derivado en que el 58% de estos profesionales tengan entre sus prioridades la adopción de tecnologías que puedan aumentar su productividad, entre ellas la firma electrónica.

¿Se puede utilizar la firma electrónica en RRHH de una empresa?

La respuesta es: ¡definitivamente sí!

El departamento de Recursos Humanos pierde gran cantidad de tiempo elaborando documentos impresos que serán firmados por trabajadores, actuales o futuros, de la empresa. Y no solo esto, sino que una vez culminado el acto de acuerdos y firmas, se requiere de mucho tiempo y espacio para ordenar y archivar los documentos en cuestión.

Sin embargo, aquellas empresas que se han unido a la transformación digital han cambiado todo lo anterior al digitalizar los procesos y emplear la firma electrónica en sus documentos.

Pero, ¿cuáles son sus casos de uso?

Un ejemplo es el envío masivo de documentos a múltiples personas al mismo tiempo. Esto le permite a los profesionales del área comunicar actualizaciones del departamento como cambios de políticas de trabajo.

Además, con soluciones como la firma electrónica, pueden crear rápidamente formas de acuerdos de confidencialidad, registro a eventos, exención de actividades, así como otros documentos importantes.

Ahora, quizás te preguntes cómo funciona esta herramienta. ¡Veamos un poco sobre ella antes de conocer sus ventajas para esta área!

Sobre la firma electrónica

La firma electrónica es un tipo de autenticación que sustituye a la firma manuscrita y que tiene la misma validez jurídica.

Es totalmente legal siempre y cuando cumpla con los requerimientos jurídicos del país en cuestión. En México, desde hace varios años, ya cuenta con sus reglamentos y resoluciones.

Ahora bien, los dos tipos de firma más comunes son la simple y la avanzada.

• Firma simple: Permite identificar al firmante con respecto al mensaje de datos. Indica que el firmante aprueba la información contenida en el mensaje. Tiene los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita.

• Firma avanzada: Debe cumplir con los criterios de autenticidad, funcionalidad, integridad, no repudio y confidencialidad. Se distingue porque contiene un certificado digital.

También existe la firma electrónica cualificada, la cual tiene el máximo nivel de seguridad. Pero, en el caso de México, la firma electrónica avanzada cuenta con las mismas funcionalidades.

Ahora que conoces cómo funciona esta herramienta, te presentamos los principales usos y ventajas que tiene en el área de Recursos Humanos.

11 usos principales de la firma electrónica en Recursos Humanos

En realidad, el uso de la firma electrónica en Recursos Humanos es bastante amplia y no se limita a una sola área. La firma electrónica ayuda a la automatización del departamento de RRHH y en este sentido, cambia todo el sistema de trabajo.

Su utilidad va desde la firma de un contrato de forma remota hasta la agilización del trabajo con documentos legales desde la distancia.

Aquí te mencionamos 11 de sus principales usos:

1.  Contratos de trabajo y anexos;

2. Prestaciones;

3. Pagos que requieran factura o firma;

4. Documentos de prevención de riesgos laborales;

5. Acuerdos de confidencialidad;

6. Entrega de nóminas;

7. Documentos de indemnización cuando hay liquidación de personal;

8. Autorización de cuentas donde se realizarán los pagos a los trabajadores;

9. Condiciones de puesto de trabajo o contrataciones temporales;

10. Cualquier proceso o procedimiento legal;

11. Permisos de vacaciones.

Como ves, esta solución tiene infinidad de aplicaciones a este departamento. Ahora, analicemos algunas de las ventajas de su implementación en las empresas.

6 ventajas del uso de la firma electrónica en RRHH

Estos son los principales beneficios de implementar un software de firma electrónica en tu departamento de Recursos Humanos:

Mejor experiencia para tus candidatos y empleados

La firma electrónica ayuda a mejorar la interacción entre candidatos y empleados con sus empleadores.

Esta solución simplifica las interacciones para procesos como: bajas temporales, reapertura de canales de contratación o actualización de políticas de trabajo a distancia.

Además, te permite capturar el consentimiento de los empleados para las decisiones importantes.

De esta forma, podrás crear mejores experiencias para ellos, eliminando el riesgo de perder frente a la competencia que ha adoptado nuevas tecnologías.

Mejor gestión de los documentos

Digitalizar los documentos de tu empresa a través del departamento de recursos humanos, te permitirá ordenarlos y archivarlos de una manera más fácil y rápida, con la ayuda de aplicaciones, complementos y programas intuitivos y ágiles.

Mayor seguridad de datos

Capturar consentimientos digitales es más seguro que hacerlo en papel.

La firma electrónica provee mayor seguridad a las partes involucradas debido a varias razones:

• No conlleva riesgo de falsificación;

• Evita el riesgo de pérdida del documento al menos durante 5 años;

• Y por último, protege la integridad del documento y su información, ya que solo puede ser visto por las partes involucradas.

Además, las mejores herramientas ofrecen una sólida tecnología de autenticación y un registro de auditoría integral, que permite monitorear cada firma y garantizar su seguridad.

Reducción de costos

Utilizar la firma electrónica evita costos operativos en materiales de oficina como papel, impresora, tinta, bolígrafos, carpetas, archivadores, entre otros. Además, minimiza el uso de recursos, ya que no será necesario imprimir, escanear y enviar documentos por servicio postal ni paquetería.

De esta forma, los empleados tendrán tiempo para realizar más tareas al día, lo que se traduce en mayor productividad y menores costos.

Sostenibilidad

Las organizaciones que automatizan sus procesos y los vuelven digitales consumen menos tiempo, dinero y papel, lo que genera un gran impacto ambiental. Esto, además de contribuir a consolidar una empresa sostenible, hace que los empleados se sientan más satisfechos.

Desde 2003, Docusign y nuestros clientes han podido ahorrar más de 20 mil millones de hojas de papel. Esto equivale a un ahorro ambiental de 2.5 millones de árboles y 2.5 mil millones de galones de agua. ¡Un impacto increíble!

Ahorro de tiempo y espacio

El trabajo se volverá más práctico y rápido. No necesitarás tanto espacio para archivadores, papeles e impresoras.

Además, las mejores soluciones te permiten agregar nuevas capacidades como la identificación del firmante, que simplifican las tareas del trabajo a distancia.

Por ejemplo, con la solución de Docusign eSignature puedes reducir el tiempo de entrega de un documento más del 80% en comparación con procesos que usan papel.

Esto implica también una reducción del tiempo invertido en tareas manuales y tediosas que ocupan mucho trabajo administrativo. Así, garantizarás que tu equipo está trabajando en actividades que generan valor, al mismo tiempo que ahorras dinero en contrataciones e incorporaciones.

¡Hemos llegado al final!

Ahora que conoces los beneficios del uso de la firma electrónica en RRHH, te invitamos a descargar nuestro material completo sobre el tema: Guía de firmas electrónicas para Recursos Humanos