¿Qué es la firma electrónica cualificada?

Empleada en trámites vinculados a entes gubernamentales, la firma electrónica cualificada o Qualified Electronic Signature (QES) es la herramienta más segura y compleja para acreditar la identidad de un individuo de modo que pueda aceptar o aprobar el contenido de un documento.

¡En este artículo encontrarás mucha información relevante sobre el modelo más avanzado de firma!

¿Qué es la firma electrónica cualificada?

La firma electrónica cualificada se define en el reglamento UE N° 910/2014 como:

"Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica".

Este último es expedido por una Autoridad de Firma Cualificada.

Se considera uno de los 3 niveles de firma electrónica resultado del reglamento 910/2014 de la UE o eIDAS.

La firma electrónica cualificada demanda la autenticación de los datos del firmante antes de emitir un certificado digital, corroborando su identidad, hecho que le confiere un nivel muy alto de seguridad.

Equivalente a la versión manuscrita en términos legales (ya que goza de presunción de validez jurídica), este tipo de firma es de mayor complejidad operativa que la firma electrónica avanzada. No es muy común su uso para la firma de documentos a distancia de manera frecuente.

La asignación del certificado digital a una persona está basado en una ID digital que es validada por un esquema de prueba de identidad. Entonces, para obtener el certificado de firma electrónica deberás contactar a un Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica, es decir, una Autoridad de Certificación para realizar la verificación de identidad (la cual puede ser presencial o remota).

Diferencias entre firma electrónica simple y cualificada

Bajo un enfoque técnico, la versión simple consiste en un dato electrónico contenido en un mensaje de datos asociado o adjunto al mismo mediante el uso de cualquier tecnología, permitiendo así la identificación del firmante y la aprobación del contenido.

La firma electrónica avanzada cuenta con un nivel de seguridad superior al de la versión simple: para asegurar que la firma se vincule a un firmante, en el momento de validarla se recopila la información y se emplea el sistema de sellado de tiempo, sirviendo así, como instrumento probatorio de la existencia e inviolabilidad del conjunto de datos.

Ahora bien, la firma electrónica cualificada se caracteriza por ser empleada para trámites de administración pública, debido a que tiene mayor complejidad operativa que la firma avanzada. Esto debido a que requiere que el usuario disponga de un certificado cualificado de firma electrónica y de un dispositivo seguro de creación de firma cualificado.

En líneas generales, la firma electrónica cualificada se considera el nivel más avanzado en cuanto a seguridad e identificación del firmante. 

Tipos de firma electrónica cualificada

La firma electrónica reconocida o cualificada se presenta bajo dos formatos:

Local

La firma electrónica cualificada local utiliza un certificado digital ubicado en el dispositivo del firmante. Este se puede generar en una tarjeta criptográfica, mediante un token USB o como sello criptográfico.

Es el método más utilizado por quienes quieren adoptar la firma electrónica cualificada.

Centralizada

Por otro lado, tenemos la firma electrónica cualificada centralizada que se ubica en un servidor seguro.

Como es más versátil y el signatario puede acceder a la firma desde cualquier dispositivo con acceso a internet, cada vez más organizaciones recurren a la solución para agilizar la firma de documentos sin perder cuidado de su seguridad e inviolabilidad.

Regulación normativa de la firma electrónica avanzada en México

En México, la firma electrónica cualificada corresponde a la firma electrónica avanzada. Y, para entender su legalidad en el territorio, debemos mirar bajo la óptica de las dos leyes que regulan su adopción y uso:

Código de Comercio

Desde su reforma en 2003, el Código de Comercio regula el uso de esta herramienta. Esta modificación define que no se negarán la validez, la fuerza obligatoria y los efectos jurídicos de cualquier tipo de información que se encuentre dentro de un mensaje de datos.

Según el artículo 89, esta información aporta los mismos efectos que la versión autógrafa, por lo que puede emplearse como medio probatorio en juicio. 

Esta amplia validez jurídica es posible gracias a los elevados mecanismos de seguridad de los sistemas de firma electrónica avanzada.

Ley de Firma Electrónica Avanzada

Publicada en enero de 2012, esta ley define qué es la firma electrónica avanzada y particular.

Su contenido establece que cualquier documento firmado mediante esta versión tiene los mismos efectos y validez legal que una firma manuscrita y que todo documento que se celebre mediante plataformas de firma electrónica no puede negarse ni repudiarse. 

Es sumamente importante destacar que una normativa no incide ni rige sobre la otra. Cada una presenta recomendaciones, prácticas y acotaciones válidas por lo que constituyen un marco normativo esencial para la legalidad de la firma electrónica avanzada.

Ventajas de adoptar la solución de Docusign

Contar con una solución de firma electrónica avanzada es una necesidad para toda organización que desea desarrollarse y crecer en un entorno comercial competitivo.

Entre las plataformas de firma electrónica más adoptadas en la actualidad se encuentra eSignature de Docusign. 

Nuestra solución admite el uso de diferentes tipos de firma incluida la versión avanzada de la UE, especialmente empleada cuando se necesita una validación de usuario adicional.

Entre los principales beneficios de eSignature, destacamos:

• Uso en diferentes sectores y objetivos corporativos por lo que puede emplearse, por ejemplo, para firmar contratos laborales o cualquier otra documentación vinculada al trabajo híbrido;

• aprovechamiento de las mejores oportunidades de negocio, independientemente de la localización geográfica de las partes;

• reducción de los costos derivados del papeleo y de los servicios de paquetería;

• facilidad para acelerar negociaciones con proveedores y clientes;

• incremento del cumplimiento con los entes reguladores;

• optimización de la productividad y del rendimiento de los equipos de trabajo;

• ¡y mucho más!

¡Terminamos!

La firma electrónica cualificada, conocida en México como versión avanzada, consiste en un recurso extremadamente valioso para las organizaciones no solo por elevar el nivel de protección de los datos, sino también por afianzar la identidad de los firmantes.

En México, su uso es regulado por el artículo 89 del Código de Comercio y por la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Estas normativas son complementarias por lo cual, las empresas deben obedecerlas a rigor.

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