Nuevos recursos de firma electrónica para aumentar la productividad

El último año ha acelerado los plazos de entrega para la transformación digital. Los procesos que tradicionalmente eran manuales o presenciales ahora obligan a un cambio a procesos digitales y a distancia para tener continuidad. Pensemos en la telemedicina, donde los pacientes tienen consultas médicas a distancia, o tribunales de justicia, donde las órdenes jurídicas se completan electrónicamente y no en persona. Esta repentina aceleración de la transformación digital ha reestructurado la forma en que hacemos las cosas, en especial entre los empleados. Los empleados han sido orillados a nuevos límites, ya sea tener nuevas responsabilidades o aprender sobre herramientas completamente nuevas, para adaptarse a este cambio de forma que todos hagamos nuestro trabajo mientras seguimos dando atención a clientes, ciudadanos y socios. 

Creemos que el trabajo debería ser sencillo, al igual que el proceso contractual. Por esta razón, contamos con equipos especializados para asegurar que enviar y firmar acuerdos sea una parte sin complicaciones del trabajo. En ese aspecto, nos entusiasma presentar algunas actualizaciones en nuestra solución de firmas electrónicas, Docusign eSignature, como acciones en acuerdos, gestión de envío masivo y firma delegada, que permiten a los usuarios impulsar la productividad al reducir tareas manuales y brindar mayor flexibilidad y visibilidad. 

Reduce tareas manuales para maximizar la eficiencia 

Cuando piensas en productividad, todo se resume a una sencilla ecuación: aportación total / resultado total. Para poder maximizar esta ecuación, es necesario dominar el resultado total que se puede lograr mediante la entrega de herramientas que optimicen la forma en que los empleados hacen su trabajo. Por esta razón, hemos agregado funciones clave para poder lograrlo:

Campos que se autocompletan

A principios de este año presentamos Pre-Fill Fields. Nuestros clientes buscaban formas de completar campos en documentos que enviaban, pero que no debían firmarse. Por ejemplo, si quieres enviar un formato de gestión de activos de TI:  necesitas prellenar la información como categoría de activo, número de serie y número de modelo, pero no tienes que firmar el formato. En vez de enviarte el sobre, puedes usar herramientas de prellenado para completar dichos campos por adelantado, lo que te ahorra tiempo y problemas, y finalmente permite acelerar el proceso.

Importación masiva de contactos 

Ya que cada vez envías más acuerdos, necesitas una mejor forma de agregar todos tus contactos a tu agenda. Por esta razón, recientemente lanzamos Bulk Import Contacts, una nueva función que te permite ahorrar tiempo cuando usas un archivo CSV para cargar hasta 500 contactos a la vez; de esta forma no tendrás que agregar contactos uno por uno. 

Acciones en acuerdos

El año pasado liberamos Agreement Actions, que te permite automatizar tareas post firma como archivar, iniciar un flujo de trabajo Docusign CLM o exportar datos a Google Sheets. Ahora contamos con tres actualizaciones a Agreement Actions, las cuales te permitirán:

1. Exportar datos a Excel Online en adición a Google Sheets

2. Establecer reglas contractuales para archivarlas en unidades compartidas de Google además de una unidad Google personal si eres administrador.

3. Además, cuando se archivan, los usuarios pueden mejorar la organización con la capacidad de agrupar todos los documentos asociados con un sobre en una carpeta zip.  

Mayor visibilidad y flexibilidad para mantenerse en marcha

Gestión de Envío Masivo  

Con la cantidad de acuerdos que envías queremos darte la capacidad de trabajar de forma más eficiente, razón por la cual diseñamos Bulk Send para que puedas enviar el mismo acuerdo a cientos de personas a la vez, todo con una sencilla acción. 

Recientemente lanzamos Bulk Send Management, que permite monitorear y gestionar con mayor facilidad sobre enviados dentro de un "lote" de envío por volumen. Ahora puedes obtener mayor visibilidad de información esencial sobre lotes y sobres, como el número de sobres enviados exitosamente y los que no pudieron enviarse.  Esto permite tomar acción como reenviar a signatarios que no recibieron el acuerdo. 

Firmas delegadas

En ciertas situaciones es posible que no puedas firmar o aprobar un acuerdo, pero requieres que el negocio avance. Por ejemplo, quizá te estés tomando unas merecidas vacaciones, pero ¿qué pasa cuando llega ese contrato que estabas esperando y tienes que aprobarlo? Es posible que el acuerdo espere hasta que regreses, pero quizá se venza el plazo de entrega. 

Con la nueva función Delegated Signing, los signatarios pueden delegar a otro usuario la autoridad de firmar en caso de no poder hacerlo. El signatario solo tiene que ir a configuración, elegir a quién quieren delegar y por cuánto tiempo (similar a un aviso de fuera de oficina). Si un acuerdo llega durante dicho periodo, el delegado recibiría un correo electrónico para firmar a nombre de la persona que delega y puede firmar para que siga avanzando el proceso contractual. ¿Te entusiasma usar esta función? Mantente al tanto para obtener más información. 

Docusign eSignature para Microsoft Teams Approvals

A principios de este año lanzamos una integración con Microsoft Teams para permitirte enviar y firmar sin inconvenientes desde el lugar donde colaboras. Fuimos un paso más allá y permitimos que Docusign eSignature estuviera disponible en la nueva aplicación Microsoft Approvals. Con esta mejora, puedes solicitar aprobaciones de firma electrónica justo desde la aplicación Approval. Puedes llevar registro de las solicitudes de aprobación desde una vista central y organizada. Solo selecciona el ícono de aprobaciones, agrega el documento y toda la información, después da clic en enviar. 

Este grupo de mejoras es un emocionante paso para permitir a los empleados adaptarse a la emergente economía desde cualquier lugar y a la constante evolución laboral.  A final de cuentas, esto les permitirá trabajar de una forma que mejore la eficiencia al tiempo que permita a tu negocio seguir avanzando.