10 beneficios de contar con un software de firma digital para documentos

La digitalización de las actividades empresariales ayuda a facilitar operaciones como la validación de acuerdos, proceso al que se le puede otorgar validez legal por medio del una firma electrónica.

La firma electrónica es la forma digital de la firma común en papel y representa la voluntad de una persona de aceptar, aprobar o estar de acuerdo con el contenido de un documento, que en este caso es electrónico.

Esta herramienta ha demostrado ser muy útil para eficientar las operaciones de las empresas, aumentar la rentabilidad, agilizar los acuerdos y mejorar los flujos de trabajo.

Por esta razón, en este artículo hablaremos de las principales ventajas de firmar de manera digital y cómo el uso de la firma electrónica puede beneficiar a tu PYME. ¡Comencemos!

Importancia de la firma electrónica para las PYMES

Los gerentes de PYMES están altamente implicados en las operaciones comerciales de su empresa, por lo tanto, frecuentemente deben gestionar a distancia. Están fuera de su oficina la mayor parte del tiempo o incluso en algún viaje.

Bajo este contexto, es vital para ellos evitar ralentizar la actividad de la empresa como resultado de la ausencia. El hecho no estar presente no debe impedir la firma de documentos imprescindibles para la concreción de las transacciones.

Es por ello que muchas PYMES implementan una solución de firma electrónica como metodología propia de las operaciones de la empresa. Indistintamente de que los firmantes estén a miles de kilómetros de distancia o presentes en una misma oficina, podrán firmar sus documentos sin limitaciones.

Ahora, repasemos brevemente qué tipos de firmas electrónicas existen.

Tipos de firma electrónica

A nivel global se utilizan tres tipos de firma electrónica que te presentaremos a continuación.

1. Firma electrónica simple

Es una firma que puede incluir cualquier dato electrónico adjuntado a un mensaje, o asociado lógicamente al documento por medio del uso de cualquier tecnología que sirva para identificar al firmante, e indicar que aprueba la información del mensaje de datos.

Esta tiene los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita y es admisible como prueba en un juicio. Está tipificada en el artículo 89 del Código de Comercio de México.

2. Firma electrónica avanzada

Se le cataloga como avanzada a la firma electrónica que cumple con varios requisitos específicos, como los que contribuyen a la vinculación única del firmante, que garantizan la identidad del firmante e impiden las modificaciones del documento posteriores a la firma.

Además, incluye un certificado digital proporcionado por una compañía proveedora de servicios de certificación que esté aprobada por el gobierno.

3. Firma electrónica cualificada

Este es un tipo de firma sofisticada y particular, que se hace por medio del uso de un certificado de firma electrónica cualificada. Es decir, con un documento electrónico que asocia los datos del firmante y su identidad con los de validación de la firma.

La concesión del certificado digital de una persona se valida con un ID digital, tras ser sometido a una prueba de identidad patrocinada por el gobierno. Esta firma posee el más alto nivel de seguridad y equivale jurídicamente a la firma manuscrita.

10 beneficios de la firma digital para documentos

Las firmas electrónicas aportan un gran número de beneficios a las empresas, sobre todo a las PYMES. A continuación, analicemos algunos de ellos:

1. Son altamente seguras

La firma electrónica cumple con estándares de seguridad estrictos y que son ampliamente regulados en Estados Unidos y la Unión Europea, debido a que utilizan tecnologías avanzadas de encriptación de datos.

Esta solución ha demostrado ser segura, confiable y mucho más rápida que el proceso con pluma y papel.

2. Acelera los procesos

Los procesos de acuerdos ineficientes conllevan retrasos, altos costos y una mala experiencia del cliente. Cuando cuentas con un servicio de firma electrónica puedes enviar y firmar los documentos de manera segura desde cualquier dispositivo. Los acuerdos se completan en menos de un día, inclusive en pocos minutos.

De acuerdo con un estudio de Docusign, una herramienta de firma electrónica disminuye los retrasos en los proyectos en un 31%. Esto debido a que:

• Reduce la molestia del papeleo;

• Automatiza propuestas, contratos y otros documentos para clientes;

• Los contratos se pueden devolver en menos tiempo;

• Respalda las transacciones de todo tipo de dispositivos.

3. Ofrece versatilidad

Con el uso de la tecnología de firma electrónica se acaban las molestas tareas manuales y ofrece mayor comodidad para tus empleados y clientes.

Como los procesos son móviles, es mucho más fácil realizar transacciones desde cualquier lugar.

4. Ahorra dinero

Con el uso de tecnología de firma electrónica se reducen los costos y los empleados aumentan la productividad. Un ejemplo de ello es el Instituto Oriente, una PYME que al implementarla, logró ahorrar 250 mil hojas de papel y 750 mil pesos en impresiones.

Para muchas empresas, los ahorros operativos (de impresión, envío y recolección) ascienden a millones de dólares anuales. Las PYMES obtienen ahorros similares como un porcentaje de sus costos totales.

Con la firma electrónica, los costos innecesarios se reducen hasta en un 27%.

5. Ahorra tiempo

Con la firma electrónica, todo está a un clic de distancia. Donde sea que se encuentren tus clientes y colaboradores, será posible concretar los acuerdos en menos tiempo que de forma manual. Esto evitará que tus empleados tengan que desplazarse de un lugar a otro para el trámite o incluso contratar servicios de mensajería y transporte.

Además, como esta herramienta incrementa la eficiencia operativa, es posible ahorrar mucho tiempo en tareas rutinarias, optimizando los flujos de trabajo y eliminando formatos manuales. Esto reduce severamente los errores y los costos asociados a ellos.

6. Se puede firmar desde cualquier lugar

Las firmas digitales se pueden hacer desde aplicaciones móviles de alta seguridad diseñadas para los sistemas operativos Android, iOS, Windows que permiten trabajar inclusive cuando no hay acceso a Internet.

7. Validez jurídica

En México, las firmas electrónicas son válidas y pueden ser utilizadas como medio probatorio en juicio ante cualquier autoridad competente. Esto garantiza a las empresas cumplimiento y les evita los riesgos asociados a las firmas autógrafas como la pérdida de documentos o la falsificación de los mismos.

No obstante, para garantizar su validez, los documentos electrónicos deben cumplir con los requisitos de fiabilidad que se encuentran en el Código de Comercio. Para la firma electrónica avanzada, también se deben garantizar las disposiciones oficiales de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Si se cumplen, las firmas son vinculantes, teniendo los mismos efectos jurídicos que la autógrafa. Es decir, cualquier acuerdo o contrato firmado electrónicamente será válido y vinculante

8. Aumenta la competitividad

Es una excelente herramienta que facilita los procesos legales, lo que te permite mantener la lealtad de tus colaboradores y brindarles una magnífica experiencia a tus clientes. La alta competitividad se impulsa con la innovación, otro aspecto diferenciador para tu empresa.

Cuando una PYME implementa la firma electrónica, los flujos de trabajo se optimizan y reducen el tiempo de retorno de inversión. Además, facilita la adquisición de nuevos clientes en comparación con el uso de documentos físicos.

También garantiza que los servicios se ofrezcan más rápido, ayudando a que los pagos se generen puntualmente. Esto es un aspecto muy importante para las PYMES, al igual que brindar una buena experiencia al cliente. Ambos objetivos pueden lograrse con la firma electrónica.

9. Procesos de firma más rápidos

Con esta tecnología puedes firmar varios documentos con un solo clic, por ejemplo firmar la nómina de tus colaboradores o un conjunto de órdenes de pago.

10. Mayor eficiencia en los procesos

Con la firma digital se lleva un mayor orden de la gestión de archivos y documentos, además de facilitar el acceso a la información cada vez que sea necesario o conveniente.

Finalmente, solo queda detallar que la tecnología de firma digital se adapta a cualquier proceso dentro de tu empresa. Por medio del uso de esta herramienta puedes:

• Validar cartas de intención;

• Cumplimientos internos;

• Convenios con proveedores;

• Información de gastos;

• Órdenes de compra;

• Permisos;

• Procesos de factura;

• Contratos de ventas.

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