¿Se puede firmar un contrato con firma electrónica?

Tradicionalmente, la firma de un contrato requería, luego de los naturales periodos de negociación, la presencia en el mismo espacio físico de las partes involucradas, dada la necesidad de rubricar el acuerdo con una firma autógrafa.

Este modo de formalizar los acuerdos generaba diversas complicaciones en cuanto a gestión y presupuesto. Por ejemplo los costos directos asociados al uso del papel y materiales de oficina como bolígrafos, impresoras, tinta, entre otros. Además de aquellos indirectos, como el impacto negativo en la productividad general y retrasos en los procesos, generados por la espera de la firma de un documento físico.

Por ello, en este post nos damos a la tarea de definir breve, pero concisamente, los retos de la firma manuscrita de un documento en papel y cómo la firma electrónica elimina por completo estas complicaciones.

¡Buena lectura!

Problemas de la firma autógrafa

La utilización de métodos manuales para la aprobación de documentos, contratos y transacciones está relacionada con el retraso en el desarrollo de prácticas de gestión de documentos.

Esto se debe, en gran medida, a las complicaciones existentes en el tratamiento de contratos tradicionales. Conoce los 4 problemas principales:

1. Manejo físico de documentos

El uso de la firma autógrafa requiere el envío, de un lugar a otro, de documentos físicos para ser revisados, aprobados, firmados y luego ser archivados. En ese proceso, es muy común que las hojas de papel se deterioren o se extravíen, lo que genera complicaciones para todas las partes.

2. Pérdida de tiempo

Además de ser un proceso más extenso que los métodos de firma electrónica, la firma de un contrato de forma manual conlleva más etapas que su contraparte digital.

Crear, imprimir, enviar, verificar, aprobar, firmar, segunda revisión, archivar, entre otros; son algunas de las etapas por las que un contrato con firma manuscrita debe pasar para cumplir su propósito.

Todo esto requiere del tratamiento de documentos por parte de colaboradores, socios, stakeholders y muchos otros entes antes de terminar.

3. Seguridad

Los documentos hechos en papel, poseen un riesgo de adulteración de las firmas u otros elementos de su cuerpo, lo cual es una gran complicación.

4. Incompatibilidad

A causa de la transformación digital que vive el mundo actual, las firmas autógrafas están quedando cada vez más en desuso al ser un acto anticuado y casi obsoleto.

Un hecho que es comprobable gracias al surgimiento de leyes en todo el mundo con respecto a las firmas electrónicas, como es el caso de la Ley de Firma Electrónica Avanzada en México.

Para que esto no le suceda a tu empresa, es importante actualizarse con métodos sofisticados y tecnológicos que garanticen, no solo la continuidad de las operaciones, sino también el incremento de la productividad, como lo es la firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

Es un término general que se usa para describir un tipo de autenticación digital que sustituye directamente a la firma autógrafa o manuscrita en papel.

Actualmente, es la forma más simple y segura de comprobar la identidad de los firmantes en un documento, ya que se apoya en la utilización de procesos digitales para ejecutar la solicitud de consentimiento.

Es una herramienta que permite aprobar contratos de ventas, cartas de oferta o incluso apertura de cuentas y generación de facturas. Con lo cual es posible cerrar acuerdos, ejecutar aprobaciones y realizar transacciones en pocos minutos sin importar el día, la hora o el lugar en que se encuentren los firmantes.

Tipos de firma electrónica en México

Hoy en día existen 3 tipos de firmas electrónicas principalmente:

• Simple: contemplada en el Artículo 89 del Código de Comercio y que se trata de información electrónica enviada a través de un mensaje de datos y que autentican la identidad de un firmante.

• Avanzada: conjunto de datos y caracteres que identifica a un firmante y que está vinculada exclusivamente a este, permitiendo detectar intentos de modificación.

• Digital: además de los requisitos anteriores, la firma digital requiere el uso de un certificado digital exclusivo del firmante.

Ventajas de la firma electrónica

La firma electrónica es capaz de brindar diversas ventajas según el tipo que se emplee, dentro de las cuales están:

• Reducción de costos: asociados a la eliminación del uso de papel y otros materiales de oficina.

• Organización: gracias a la gestión centralizada de todos los documentos a través de una plataforma única y la optimización del tiempo gracias a la simplificación del proceso de generación de acuerdos.

• Movilidad: permitiendo que los firmantes puedan aprobar o rechazar los documentos desde cualquier lugar a cualquier hora.

• Seguridad: apoyándose en sistemas de protección digital altamente confiables, lo que la convierten en una opción 100% fiable y con cero probabilidades de fraude.

• Productividad: reduciendo un gran número de etapas burocráticas para ejecutar o recibir solicitudes de firma, acelerando los procesos y el flujo de trabajo de la organización.

Proceso de firma con la firma electrónica

El proceso de firma electrónica comienza con una notificación por email que informa la solicitud de firma y que es ejecutada a través de la plataforma del proveedor del servicio.

En esta información se incluye el nombre, un mensaje y un enlace por parte del remitente y que solo se puede acceder con un código de seguridad.

Luego, se procede a la revisión del documento y las características del contrato. Posteriormente, se agrega la firma electrónica del usuario existente—previamente creada y subida a la plataforma— o se crea una nueva, aceptando las condiciones descritas y haciendo oficial la aprobación.

Por último, el firmante tiene la opción de guardar una copia del documento o recibirla directamente por email una vez completado el proceso.

¡Eso es todo!

¿Quieres conocer más sobre Docusign y nuestra herramienta de firma electrónica? ¡Haz contacto con uno de nuestros asesores y resuelve todas tus dudas!