Estructura de costos: ejemplos y por qué es importante

Independientemente de la fase donde se encuentre tu empresa, es indispensable conocer cómo realizar una estructura de costos. ¿Por qué? Este documento te permite conocer detalles para determinar si algo marcha mal y poder corregirlo a tiempo.

Por esta razón, en este artículo vamos a explicarte todo lo que necesitas saber de una estructura de costos, algunos ejemplos y sus elementos.

¡Comencemos!

Estructura de costos: ¿qué es y por qué es importante?

Se trata de un documento donde se organizan los gastos de una compañía. Esta estructura incluye todos los costos en los que incurre una empresa para funcionar: salarios, alquiler, materias primas, servicios, pago de impuestos, entre otros.

Existen dos formas en las que una organización toma sus decisiones: por costo o por valor. Las firmas que se ven impulsadas por los costos tienen como objetivo gastar menos, para ofrecer una alternativa más accesible a su audiencia.

Por otro lado, las empresas orientadas al valor son aquellas enfocadas en la calidad; aunque esto implique ofrecer bienes y servicios más caros, pero percibidos más valiosos.

Optar por cualquiera de estos modelos es lo que orientará la estructura de costos de una organización. Esta elección debe definirse al momento de definir el modelo de negocio. 

Pero, ¿por qué es importante esta herramienta? El valor de la estructura de costos radica en los siguientes motivos:

• contribuye a calcular los beneficios en la venta de un bien o servicio;

• sirve para evaluar los costos variables y costos fijos;

• permite proyectar las ganancias totales de la empresa;

• ayuda a controlar las finanzas empresariales;

• determina si un modelo de negocio es rentable.

¿Cómo elaborar una estructura de costos?

Si bien es cierto que una estructura de costos varía dependiendo del tamaño de la empresa, existen ciertos elementos estándar que deben tomarse en cuenta para la elaboración de este documento. A continuación te los mostramos:

Recursos necesarios para elaborar una estructura de costos

Previo a realizar cualquier análisis o cálculo, es imprescindible contar con los siguientes elementos:

• establecer una política de costos argumentados en la planificación estratégica de tu empresa (objetivos, misión y visión);

• talento humano en el área financiera;

• registro de ventas y gastos de la empresa. En el caso de que tu negocio esté surgiendo, es una gran oportunidad para realizar estos registros.

Cuando estés seguro de disponer de estos elementos, puedes armar tu estructura de costos.

Elementos que conforman la estructura de costos

La estructura de costos parte de la organización de dos tipos de gastos:

1. Costos fijos

Los costos fijos son aquellos que no dependen del nivel de producción de bienes y servicios de la empresa, es decir, se mantienen constantes. Los mismos pueden ser las transacciones por concepto de servicios, gastos de administración, suministros, entre otros. 

Con el objetivo de conocer los costos unitarios de tus productos debes tener a la mano tu presupuesto anual. Si no tienes uno, considera hacerlo para que tengas un panorama más completo de las finanzas de tu compañía. 

Posteriormente, organiza todos los egresos y aparta aquellos que son gastos fijos. Establece una relación de todos ellos, súmalos y tendrás el total de los mismos.

2. Costos variables

Los costos variables dependen del nivel de producción de una compañía; mientras más alta sea esta, más elevados serán los costos. Por ejemplo, los costos de mano de obra y materia prima son más altos mientras la producción es más alta.

Para calcularlos se conocen dos métodos: cálculo directo o cálculo indirecto por medio del presupuesto anual.

Por ejemplo, para la elaboración de 5 franelas deportivas, realiza un cuadro en una hoja de Excel donde se puedan determinar los siguientes valores:

• materia prima;

• unidad de compra;

• costo unitario;

• unidades utilizadas;

• total.

La suma de estos elementos te permite obtener el costo variable unitario.

Por otro lado, el cálculo indirecto de los costos variables se realiza considerando los rubros de gasto variable. Estas cantidades se dividen entre el número de unidades que se produjeron y de esa forma se obtiene el costo unitario.

Calcular el punto de equilibrio

El punto de equilibrio sirve para conocer las unidades que deben venderse para que el negocio perciba ganancias.

Para ello, debes dividir el monto total de los costos fijos sobre la diferencia entre el precio de venta unitarios y el costo variable.

Ejemplos de estructura de costos

Para construir la estructura de costos es indispensable diferenciar todos los costos en que incurre tu empresa entre costos fijos y costos variables.

Algunos ejemplos de costos fijos son:

• renta;

• Internet;

• teléfono;

• depreciación de maquinaria y equipo;

• sueldos y salarios;

• marketing;

• impuestos, entre otros.

Identifica los costos fijos de tu empresa, haz una lista y súmalos.

Posteriormente, haz el mismo procedimiento con los costos variables. En esta sección, destacan:

• costos de producción;

• empaques de los productos;

• transporte, entre otros.

Luego de desglosar cada costo, determina los gastos totales mensuales de tu negocio.

¿Qué factores aumentan los costos empresariales?

En la actualidad, es indispensable una buena gestión para optimizar la rentabilidad de tu empresa. Algunas prácticas provocan que los costos empresariales sean muy altos, entre ellos están:

• nulo uso de herramientas tecnológicas;

• dirección poco profesionalizada;

• falta de plan estratégico;

• escasa automatización de tareas;

• mala gestión de comunicación interna y externa;

• procesos empresariales obsoletos o muy manuales (por ejemplo, el uso excesivo de archivos en papel).

Esto ha llevado a muchas empresas a utilizar herramientas como la firma electrónica con el objetivo de disminuir los costos empresariales. Con esta solución, es más fácil producir contratos y autorizar documentos sin la necesidad de recurrir al papel y a los problemas de envío.

Conclusión

Esta definición de la estructura de costos y los elementos que la conforman te ayudará a tener una visión más clara de las finanzas de tu negocio. De esa forma, estableces los precios más adecuados de tus bienes o servicios y el crecimiento de tu empresa se verá favorecido.

Si deseas conocer más sobre las mejores estrategias para PYMES, te invitamos a leer nuestro artículo "Optimiza las finanzas corporativas de tu empresa".