10 cosas que puedes hacer con eSignature además de firmar

Ya sea que tu empresa envíe docenas o cientos de documentos para firmar todos los días, es probable que ya hayas descubierto cómo Docusign eSignature facilita la tarea de completar los contratos. Pero eSignature puede hacer aún más para mejorar la experiencia de firma. Como cliente de Docusign, tienes acceso a muchas características de eSignature que pueden mejorar tu trabajo y generar recompensas en eficiencia, experiencia y seguridad.

Cuatro características para ofrecer una mejor experiencia de firma

Una experiencia de firma ágil y fácil de usar permite a los firmantes completar los formularios más rápidamente. Esto hace posible cerrar acuerdos más rápidamente y que las empresas obtengan ingresos antes. eSignature hace que sea rápido y fácil para los usuarios crear, formalizar y administrar acuerdos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y con las características de identidad de marca sin complicaciones, la marca de tu empresa está siempre en primer plano.

Aunque utilices habitualmente eSignature, puede que no conozcas bien estas cuatro características que abren la puerta a interesantes posibilidades sobre cómo puedes usar eSignature para una experiencia digital aún mejor con tus clientes y empleados.

1. Características adaptadas a dispositivos móviles: eSignature ofrece una firma móvil mejorada con documentos con capacidad de respuesta que se ajustan automáticamente al tamaño y orientación del dispositivo del usuario. Los remitentes pueden llevar la capacidad de respuesta aún más lejos mediante la definición de opciones de formato personalizadas. Con la firma responsiva, tú y tus clientes eliminan las molestas acciones de deslizar y acercar que provocan altas tasas de abandono. Y para asegurarte de que tus clientes reciben sus acuerdos rápidamente, el envío de SMS y las notificaciones te permiten llegar a los clientes en cualquier momento, estén donde estén.

2. Elastic Signing: con Elastic Signing, puedes integrar tus acuerdos directamente en sitios web o aplicaciones, y personalizar completamente los fondos, fuentes y colores para añadir elementos específicos de la marca, para una experiencia de firma sin complicaciones y visualmente atractiva. También puedes insertar contenido dinámico para personalizar cada acuerdo para cada firmante. La mayor comodidad, confianza y personalización aumentan las tasas de finalización, lo que contribuye directamente a aumentar tus utilidades.

3. Dibujo: el campo Dibujo permite tanto a los remitentes como a los firmantes cargar y marcar imágenes en áreas específicas del documento. Por ejemplo, al firmar un contrato para instalar una nueva valla, los firmantes pueden utilizar el campo Dibujo para indicar su ubicación exacta en un plano topográfico de la casa. La capacidad de “mostrar” (en lugar de “contar”) ahorra tiempo y permite obtener resoluciones más rápidas.

4. Autenticación bajo notario: Docusign Notary lleva el proceso de autenticación bajo notario a la era digital, permitiendo a los notarios públicos realizar la autenticación bajo notario en línea de forma remota y segura a través de una sesión audiovisual cifrada. La posibilidad de autenticación bajo notario a través de una plataforma digital segura ahorra tiempo y aumenta la comodidad para todas las partes, ya que no es necesario programar reuniones en persona. Para utilizar Docusign Notary*, las organizaciones deben utilizar notarios públicos autorizados en uno de los estados admitidos.

Aumenta la productividad con cinco características para agilizar el envío

Optimizar tus flujos de trabajo de envío permite a tus equipos aprovechar al máximo los recursos que ya tienen. Disponer de una herramienta integral todo en uno es una ventaja cuando intentas crecer, mejorar la rentabilidad o mantener a raya a la competencia.

1. Envío masivo: enviar formularios a un gran número de destinatarios uno por uno puede llevar muchísimo tiempo. El envío masivo reduce el tiempo necesario a unos pocos minutos con la recopilación masiva de firmas. Los documentos basados en un formulario estándar pueden enviarse a entre 10 y 1,000 destinatarios con campos completados en función de la información individual, lo que facilita en gran medida diversos casos de uso, como las nuevas políticas de empresa que deben firmar todos los empleados.

2. Plantillas: muchas empresas envían cientos de documentos al mes, y suelen utilizar formularios estándar. Las plantillas te permiten reutilizar información repetible para cada formulario con marcadores de posición para destinatarios individuales, lo que facilita el envío de formularios comunes como el W-4, el I-9, acuerdos de confidencialidad y otros. También puedes crear tus propias plantillas para formularios específicos de la organización. Si se consideran todas las líneas de negocio, departamentos y zonas geográficas, el ahorro de tiempo y costos del uso de plantillas es inmenso.

3. Acciones del acuerdo: las acciones posteriores al acuerdo, como archivar, exportar y enrutar documentos, son esenciales. Por eso, las acciones del acuerdo son una gran ayuda para las empresas que quieren mejorar su eficiencia. Además de la función de almacenamiento de documentos, las acciones más complejas, como el envío automático de un segundo acuerdo al finalizar el primero, también forman parte de las acciones del acuerdo.

4. Enrutamiento avanzado: mediante clics, no mediante código, los usuarios pueden dirigir automáticamente los documentos a las partes correctas mediante reglas de enrutamiento. El enrutamiento condicional permite a los usuarios de eSignature automatizar escenarios de enrutamiento complejos basados en los datos contenidos en el acuerdo. Con el enrutamiento avanzado, se eliminan los cuellos de botella y se agiliza el tiempo de finalización.

5. PowerForms: los PowerForms son documentos seguros de autoservicio en línea. Los recursos de las plantillas te permiten capturar firmas y datos cuando no sabes de antemano quiénes son los firmantes, por ejemplo, cuando los clientes tienen que firmar una exención o un formulario de cesión. Y lo que es más importante, puedes poner PowerForms a disposición de los usuarios con enlaces en tu sitio web o correo electrónico, manteniendo la seguridad y el control.

Integración con las aplicaciones más utilizadas por las empresas

eSignature también admite integraciones con plataformas de aplicaciones empresariales potentes y muy utilizadas, como:

• Google Docs

• Microsoft Teams

• Salesforce

• Monday.com

Con una biblioteca de más de 400 integraciones, es más fácil y cómodo que nunca administrar todas las herramientas que necesitas para firmar sin tener que salir de la plataforma en la que estás trabajando. Las integraciones de eSignature impulsan los acuerdos, aumentan la productividad y mejoran la experiencia de tus clientes.

La firma electrónica que va más allá para cubrir todas las necesidades 

Sí, las soluciones de firma electrónica facilitan las firmas. Pero el escenario empresarial actual exige contemplar el panorama completo y encontrar formas de ser más eficientes en cada paso. Docusign eSignature incorpora potentes características para ayudar a las empresas a hacer más y ahorrar más. La plataforma de firma en la que confían más empresas es también la que proporciona mayores ventajas y mejores experiencias tanto a tus clientes como a tus empleados.

Obtén más información sobre la amplia funcionalidad que ofrece eSignature.

*Docusign Notary está integrado en Docusign eSignature, pero requiere una compra por separado.