Cómo enviar formatos masivos a múltiples destinatarios con firma electrónica

Publicado el 10 de septiembre de 2021. Actualizado el 19 de agosto de 2022.

En el vertiginoso y altamente competitivo ambiente empresarial de la actualidad, se ha vuelto esencial usar la firma electrónica. Casi todas las empresas modernas ya lo reconocen y usan herramientas de firma digital para ahorrar tiempo, reducir costos y eliminar errores. 

La firma electrónica es una valiosa herramienta de gestión de procesos, pero ¿qué pasa si necesitas una forma de compartir un documento estandarizado con múltiples destinatarios al mismo tiempo? Para las transacciones que requieren reconocimiento por parte de un grupo grande de personas (nuevas políticas de la empresa, actualizaciones a contratos, etc.), la tecnología de firma electrónica también ofrece una forma eficiente y segura de enviar y firmar documentos estandarizados por volumen.

En este blog, te explicamos cómo funciona. 

¿Para qué se usa el envío por volumen? 

Ya sea que estás buscando una forma de que miles de clientes acepten la actualización de términos o que necesites que cientos de empleados firmen de autorizado el nuevo manual para empleados, la firma electrónica es una solución sin contratiempos para empresas de todos los tamaños. Los casos de uso comunes donde una solución de firma electrónica con capacidad de firma y envío por volumen puede representar un beneficio adicional para tu empresa son:

• Compartir documentos con empleados: cuando el departamento de recursos humanos necesita enviar nuevos paquetes de prestaciones o políticas de trabajo desde casa, el envío por volumen ofrece una forma sin contratiempos de personalizar y enviar documentos, incluso aquellos que difieren entre empleados, a múltiples destinatarios al mismo tiempo. Los documentos firmados se envían automáticamente a RH para su archivado.  

• Enviar ofertas promocionales: un cliente de Docusign—una institución financiera—quería promover su opción de “omisión de pago” en auto créditos. Con el uso de envío por volumen, la compañía envía notificaciones a clientes preidentificados de auto créditos para hacerles saber que tienen la opción de omitir el pago correspondiente al mes. La notificación también incluía un botón de “Aceptar” que al darle clic enviaba al usuario al acuerdo para el pago ajustado del siguiente mes. Los documentos completados se enviaban de vuelta a la institución para procesarlos. 

• Crowdsourcing: supongamos que una empresa de financiamiento colectivo necesita firmas para financiar una pequeña empresa de riesgo. Una vez que se ha alcanzado la meta de financiamiento, la empresa puede usar el envío por volumen para recabar firmas oficiales de los inversionistas, y enviar de vuelta automáticamente los sobres completados a una empresa representante para ser completados.

• Monitorear elementos enviados: si compartes con empleados un documento que contiene información crítica—como nuevos estándares de cumplimiento—y quieres asegurarte de que tus destinatarios revisen el contenido, la funcionalidad de envío por volumen en Docusign eSignature te permite configurar los tipos de destinatario como “Necesita ver”. Como resultado, puedes monitorear todo el proceso de firma e identificar con exactitud cuándo se recibe, ve y firma cada documento. 

Beneficios clave del envío por volumen

Las empresas de cada mercado vertical han encontrado una variedad de usos creativos para el envío por volumen, lo que les ahorra tiempo y recursos. Algunos de los más comunes son: 

• Planes de compensación anuales

• Documentos de incorporación para grupos grandes de trabajadores estacionales

• Formatos para propietarios y arrendatarios

• Formatos de verificación de pago

• Actualizaciones a políticas de la empresa y de RH

• Papeleo para cobranza

¿Cómo funciona el envío por volumen de Docusign eSignature?

El envío por volumen ayuda a las empresas a compartir fácilmente documentos estandarizados con múltiples destinatarios, lo que les ahorra tiempo, reduce costos y mejora dramáticamente la experiencia del cliente. A continuación, te mostramos cómo funciona en Docusign eSignature:

1. Crea una plantilla: prepara un documento para envío por volumen ya sea usando plantillas preexistentes o personalizando una plantilla para cubrir tus especificaciones exactas. 

2. Elige un método de autenticación: eSignature brinda a los usuarios un nivel adicional de seguridad al solicitar a todos los signatarios autenticación de usuario final. 

3. Selecciona los campos requeridos: tras crear una plantilla para envío por volumen, el usuario que la originó puede agregar campos personalizados de sobre (ECF, por sus siglas en inglés) al documento, e incluso determinar qué campos específicos son obligatorios u opcionales.

4. Prepara los datos del destinatario: incluso para documentos con miles de destinatarios, una solución de firma electrónica con capacidades de envío por volumen simplifica dramáticamente el proceso. Genera un CSV con columnas prellenadas que especifican la información requerida y datos relevantes de los destinatarios desde archivos existentes. 

5. Haz una prueba: justo como lo harías con cualquier campaña por correo electrónico, puedes probar tu plantilla y tu mensaje antes de enviarlo para confirmar la apariencia y la funcionalidad precisas de tu acuerdo. 

6. Envía: presiona enviar y relájate, porque tus documentos ya están en camino hacia los destinatarios que has elegido.

Una vez enviados los documentos, puedes monitorear y gestionar la recepción y la finalización de tus documentos. También puedes enviar recordatorios a cualquier parte o signatario que no haya tomado las acciones requeridas en el acuerdo. Docusign también permite que sea más fácil para los usuarios buscar documentos firmados.

Obtén más información sobre cómo habilitar la función de Envío Masivo para tu negocio.