Elige la mejor solución de firma electrónica para tu negocio en crecimiento

No cabe duda: una solución de firma electrónica puede ayudar a tu PYME a ser más profesional, eficiente y segura, además de ahorrarte incontables horas, recursos y dolores de cabeza. Pero, ¿cómo elegir de entre tantas opciones disponibles en el mercado actual? 

Permítenos ayudarte. La solución ideal, como mínimo, debe cubrir las características que listamos a continuación para que puedas alcanzar la máxima eficiencia contractual. 

Qué buscar en soluciones de firma electrónica

1. Es fácil de aprender y usar

Supongamos que necesitas comenzar una orden de servicio (SOW, por sus siglas en inglés) mediante un proceso contractual digital, y necesitas que el documento esté firmado por las personas que lo aprueben en las oficinas del cliente.

Necesitas una solución que tú o tu equipo puedan configurar rápidamente y que, sobretodo, sea fácil de usar. También necesitarás una plataforma que sea una guía fácil de seguir por los signatarios, sin importar en qué paso se encuentren. No hay necesidad de adivinar quién tiene que hacer qué y dónde. Es solo un proceso claro, con señales claras de qué hacer. Lo ideal sería que pudieras configurar y usar esta solución en no más de 15 minutos. 

2. Es segura y legal

Cuando evalúas proveedores de firma electrónica, pregunta qué certificaciones de auditoría y funciones de monitoreo de seguridad están disponibles. Además, pide a tus candidatos que demuestren cómo cada uno puede proteger tus acuerdos y datos.

El mejor software de firma electrónica cubrirá los más estrictos estándares globales, incluyendo ISO 27011, PCI Data Security y SOC1/SOC2.

Docusign eSignature ofrece múltiples formas de verificar la identidad de un signatario, como correo electrónico que contenga un enlace, autenticación por SMS, verificación de identificación, código de acceso único y más. Una vez que se completa una firma, eSignature usa registros de auditoría digitales que siguen protocolos de Infraestructura de Clave Pública (PKI, por sus siglas en inglés) para confirmar la validez de una firma.

Las firmas electrónicas son válidas en más de 180 países y tienen la misma naturaleza jurídica que las firmas autógrafa, de conformidad con variadas leyes de países industrializados; o sea,  tienen el mismo peso y la misma eficiencia jurídica que las firmas autógrafa y los documentos en papel.

3. Te permite customizar tus comunicaciones

El uso de tu marca, o branding, es la forma en que estableces la personalidad y singularidad de tu compañía en la mente de tu audiencia meta, por lo que es importante poder usar tu marca en toda tu comunicación saliente, incluyendo tu experiencia de firma electrónica.  

Esto no solo ayuda a reforzar tu marca, sino también garantiza a los signatarios que los documentos que reciban efectivamente provienen de tu empresa.

Debes tener la capacidad de agregar tu logotipo y los colores de tu marca en todas las páginas en línea de tu experiencia de firma, todo en algunos sencillos pasos. Lo mismo debe suceder con los correos electrónicos con recordatorios que se envían de forma automática a los signatarios durante el proceso contractual. 

Puedes tener la opción de llevar aún más lejos el uso de tu marca; por ejemplo, diseña una página de acuerdos y correos electrónicos personalizados, si así lo deseas. También puedes agregar encabezados y pies de página personalizados en los acuerdos, así como una dirección URL de destino que lleve a los signatarios a tu página web después de firmar.

4. Ofrece una experiencia móvil intuitiva

Actualmente, se pueden hacer negocios desde cualquier lugar prácticamente en cualquier dispositivo. Ya sea que necesites aprobar la propuesta de un cliente mientras estás de vacaciones o convencer a un candidato a distancia de que acepte una oferta laboral, necesitas una solución de firma electrónica que funcione tan bien en una tableta o celular como lo hace en una laptop.  

También quieres evitar que los signatarios deslicen, agranden y muevan un PDF en su teléfono, porque muchos se darán por vencidos y nunca más escucharás sobre ellos, lo cual no es una opción.  

La experiencia de firma ideal cuenta con la capacidad de adaptar de forma automática el tamaño del documento al dispositivo. ¿Cómo se logra esto? Tu documento se convierte a HTML—la experiencia fluida que es la base de la mayoría de los sitios web de la actualidad— durante la firma, después de nuevo a Word o PDF o a otra aplicación nativa una vez que se completa la firma.

Lo ideal es que la plataforma que elijas también pueda enviar recordatorios automáticos por mensaje SMS a los dispositivos móviles de los signatarios cuando llegue su turno para firmar, lo que te permite completar los documentos aún más rápido. 

Por último, cada distribuidor de firma electrónica debería tener versiones de aplicaciones móviles de sus plataformas disponibles en Apple App Store y Google Play, lo que te permite iniciar, enviar y firmar acuerdos para lograr el éxito, justo desde la aplicación.   

5. Se integra con tus aplicaciones de productividad

Es importante poder integrar sin problemas tu solución de firma electrónica con las aplicaciones que usas todos los días, como Slack, Office 365 y Google Workspace.  

Estas integraciones preconfiguradas son una forma sencilla de integrar tecnología de firma digital en tus flujos de trabajo existentes, lo cual evita que tanto tu equipo como los signatarios tengan que pasearse por Internet para hacer su trabajo o cerrar un trato. 

La compañía que elijas también debería ofrecer APIs, que integran la funcionalidad de firma electrónica con tu software y tus aplicaciones personalizadas.  

6. Va más allá de la firma electrónica

Aunque hoy día solo necesitas una solución básica de firma electrónica, es posible que a medida que crezca tu negocio necesites funcionalidad adicional. Elige una plataforma que crezca a la par de tu negocio para que no tengas que desplegar y conocer una nueva solución cada vez que se expandan tus necesidades.

Esta solución más expansiva aprovechará la solidez de la firma electrónica para conectar todos los puntos del proceso contractual de tu pequeña empresa. Podrás hacer más y te estresarás menos.

Las aplicaciones complementarias te ayudarán a guiar a los signatarios con formularios complejos; automatizar acuerdos personalizados desde dentro de Salesforce; capturar consentimiento para los términos del sitio web con un solo clic; hacer cobros tras firmar, y almacenar todos tus acuerdos en un solo lugar en línea.   

7. Incluye plantillas que te ahorran tiempo

Reingresar información repetitiva en tus documentos no debería formar parte de un negocio innovador en crecimiento. Tú debes preocuparte en deleitar a los clientes y las plantillas pueden llevar en esa dirección. 

Las plantillas predeterminadas y personalizables te pueden ayudar a duplicar la velocidad de tus acuerdos empresariales. La solución de firma electrónica que elijas te debe permitir hacer ambas acciones. 

Algunos ejemplos de plantillas predeterminadas son: acuerdo general de servicios; declaración laboral; órdenes de compra; acuerdos de confidencialidad; contratos de ventas y registros a eventos. 

Tu solución ideal de firma electrónica debería ofrecerte todo lo antes descrito, así como plantillas listas para los documentos que son específicos de tu industria. 

Tal como lo mencionamos, deberías poder generar y reutilizar plantillas personalizadas, que contengan áreas de texto legado—que no cambia—y áreas que puedes modificar para cada lote participar de signatarios. Por último: deberías poder almacenar dichas plantillas en un depósito central, que te permita hacer consultas en cualquier momento. 

8. Cumple con los nuevos requisitos de privacidad y cumplimiento 

Proteger la información personal que fluye por los acuerdos de tu empresa en crecimiento es cada vez más importante. 

La solución que elijas debe permitir que tu organización cumpla con requerimiento de las leyes de privacidad, por ejemplo la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión de Particulares, de México, o incluso el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), de Europa.

También debes elegir a un proveedor de firma electrónica que monitoree continuamente el panorama normativo a nivel global, para asegurar que tus acuerdos se adhieran a los más recientes requisitos estatales, federales e internacionales.

9. Tiene la capacidad de crecer contigo

Uno de los beneficios de adquirir software como servicio (SaaS) es la liberación continua y sin complicaciones de nuevas capacidades. La innovación constante te ayudará a mantenerte al día de la experiencia de firma que esperan clientes y socios, además de presentarte como una compañía moderna que conoce de tecnología.

A medida que cambia tu negocio, la solución de firma electrónica que elijas debería crecer a la par. Esto incluye:

• Escalar fácilmente el número de usuarios en tu cuenta

• Expandir el número de sobres que puedes enviar cada mes

• Tener acceso 24/7 a atención a clientes en EE.UU. vía chat, correo electrónico y teléfono

• Asignar a tu empresa un gerente de cuenta

• Incrementar el número de integraciones de aplicaciones predeterminadas o personalizadas disponibles

• Expandir las capacidades de tu plan para incluir experiencias de marca por departamento

Docusign eSignature: un constante favorito

Durante 10 años consecutivos, Docusign ha sido uno de los favoritos en la encuesta anual G2 Crowd Grid: Best e-Signature Software for Small Businesses. 

Creemos que Docusign eSignature cumplirá con todas las expectativas arriba descritas, pero no queremos que nadie te lo cuente. Regístrate para abrir una cuenta de prueba sin costo y comenzar a usar hoy mismo la solución de firma electrónica. O, si lo prefieres, comunícate con el área de Ventas para obtener más información sobre Docusign Agreement Cloud.