5 casos prácticos de uso de la firma electrónica en PYMES

Ante los cambios en el entorno de consumo y tecnológico, las PYMES han tenido que adaptarse, incorporando herramientas que faciliten sus operaciones del día a día. Este es el caso de la firma electrónica.

La intensa transformación digital ha ocasionado una revolución en la rutina de las pequeñas y medianas empresas, principalmente en virtud de su impacto en términos de productividad, eficiencia y rentabilidad. Para ello, la implementación de recursos tecnológicos ha sido vital. Sin embargo, ¿de manera práctica, cómo se ve reflejado esto?

En este artículo hablaremos sobre los principales usos de la firma electrónica en una PYME y cómo puede ayudar a potenciar sus procesos y negocios. ¡Sigue leyendo!

PYMES: Beneficios de la firma electrónica para tu negocio

Muchos empresarios aún no se acostumbran a la migración de sus procesos del formato tradicional al digital. Algunos incluso lo consideran poco personal. Sin embargo, herramientas tecnológicas como la firma electrónica son poderosas aliadas en la gestión de las pequeñas y medianas empresas.

Esta solución permite  cerrar acuerdos, aprobaciones y firmar documentos en unos pocos minutos. Consta de un proceso bastante simple adoptado por muchísimas pequeñas y medianas organizaciones con la intención de:

• Acelerar los procesos de trabajo; 

• Reducir el trabajo repetitivo;

• Eliminar el envío manual de documentos impresos; 

• Cerrar negocios más rápido;

• Firmar desde cualquier lugar.

Además, uno de los mayores beneficios de la firma digital es su validez jurídica. No obstante, para que esto ocurra, es esencial que se certifique adecuadamente a través de un servicio confiable y reconocido en el mercado.

Además de la validez legal, este tipo de recurso aporta los siguientes diferenciales para las PYMES:

Practicidad

El uso de la firma digital es un gran salto en el sentido de la innovación y de la practicidad, una vez que mitiga el tiempo gasto captando firmas ya sea en el ámbito corporativo o externo.

Con la firma electrónica, la recolección de las firmas toma apenas algunos minutos mismo cuando las partes interesadas se encuentran geográficamente distantes, dado que se realizan los trámites online.

Economía

Piensa en cuánto dinero economizas al recurrir a esta solución digital por prescindir de la impresión de varias vías de un documento y del envío manual, generalmente costoso y arriesgado —pérdidas de plazos, extravío de documentos, etc.

De esta manera, la solución permite ahorrar en artículos de papelería, envío y almacenamiento de documentos y otros costos relacionados con las prácticas impresas y manuales.

Sostenibilidad

La firma digital también contribuye a la sostenibilidad ambiental en virtud de la reducción de las emisiones de CO₂ ocasionada por la economía de papel, por lo que colabora con la disminución de la huella de carbono.

Seguridad

Uno de los problemas que más afectan a las PYMES son los fraudes. Estas acciones corruptas son responsables de serias pérdidas económicas para este tipo de negocios.

Cuando se implementa el recurso digital, es posible evitar la imitación de la firma de los gestores y empresarios, dado que la autoría es incontestable y asegurada por una llave privada del propietario, así como por el encriptado de datos y otros mecanismos de seguridad específicos de cada proveedor.

Por lo tanto, integrar la dinámica de firma virtual en tu pequeño o mediano negocio, más allá de contribuir a la agilización de diferentes procesos, optimiza la seguridad de la información de la empresa.

Conoce 5 formas de utilizar la firma electrónica en tu PYME

En los párrafos anteriores, comprobaste la efectividad de la firma electrónica en el ámbito de las PYMES, ¡fantástico!

Ahora, ha llegado el momento de conocer cómo puedes utilizar esta herramienta en el cotidiano de tu negocio. Para ello, elaboramos una lista con los 5 principales usos de la firma electrónica en una PYME:

1. Cerrar acuerdos comerciales

De hecho, esta es la principal finalidad por la que se utiliza este tipo de firma. Con igual validez que la firma autógrafa, esta versión acelera los trámites, ya que no es necesario reunirse físicamente con el cliente, proveedor o colaborador. Esto conlleva a un ahorro expresivo tanto de tiempo como de recursos.

Permite realizar de manera eficiente:

• Procesamiento de órdenes de ventas

• Gestión de contratos

• Órdenes de compra

• Contratos de servicios con proveedores, acreedores, clientes y colaboradores.

2. Favorecer los procesos financieros

Una de las claves del éxito de las pequeñas y medianas empresas es un excelente control financiero. Para ello, incorporar herramientas que optimicen sus flujos de trabajo es primordial.

Una solución de firma electrónica permite garantizar la seguridad de sus procesos, así como hacerlos más ágiles. Algunos de sus casos de uso involucran:

• Procesamiento de gastos

• Cierres de inventario

• Transferencias de activos

• Auditorías y aprobación de inventarios

• Apertura de cuentas

3. Vinculación de los pagos al momento de la firma de un contrato

Implementar el sistema de firma electrónica en tu negocio también posibilita que optimices la experiencia del cliente, una vez que el consumidor puede firmar y pagar desde prácticamente cualquier lugar en el mundo. 

Dicho en pocas palabras, al contar con este recurso digital puedes vincular el pago a la firma del contrato acelerando así, los trámites y mitigando la probabilidad de incumplimiento.

Asimismo, cuando se utiliza con una herramienta de vinculación de firma robusta y de excelente procedencia, podemos obtener muchas ventajas como:

• Contar con varios métodos de pago.

• Integrar la herramienta con otras plataformas.

• Configurar rápidamente el recurso.

• Guardar las formas de pago con seguridad.

• Rastrear los importes de manera automática.

• Atender a las normativas financieras vigentes.

4. Mejorar la productividad de los departamentos

En la mayor parte de las organizaciones, el teletrabajo se ha transformado en una práctica regular y todo indica que configura una de las grandes tendencias para los próximos años.

La firma electrónica permite que los colaboradores firmen documentos y sigan el flujo de su trabajo desde cualquier lugar, independientemente del horario de trabajo y del dispositivo electrónico que utilizan, evitando así, perder tiempo con desplazamientos.

Esto fomenta la comunicación entre departamentos y mejora la eficiencia del trabajo.

5. Optimizar los procesos de contratación y gestión de personal

La contratación pública es un proceso que demanda total transparencia. Como dijimos anteriormente, el uso de la autenticación digital favorece el envío de documentos. En el terreno de la contratación, esto significa enviar, evaluar y analizar recurriendo a la firma electrónica.

Con esta solución, podrán firmarse:

• Nóminas de trabajo

• Cartas de oferta

• Papeleo para nuevas contrataciones 

• Listas de incorporación/desincorporación

• Acuerdos con contratistas

• Entre otros documentos.

Asimismo, esta herramienta habilita que la toma de decisión tenga plena validez durante todo el proceso.

¡Hasta aquí hemos llegado!

Como ves, la firma electrónica rebasa los límites de los trámites personales pudiendo ayudar a numerosas empresas como la tuya a optimizar sus procesos y así, potencializar su rentabilidad. 

Es probable que después de leer nuestro artículo, hayas llegado a la conclusión que tu empresa necesita integrar la firma electrónica en su rutina. Si es así, ¡comunícate ahora mismo con nuestros consultores y entérate como Docusign puede ayudarte a optimizar la productividad de tu equipo!