5 herramientas para aumentar la eficiencia laboral en las PYMES

La productividad es un factor crucial que favorece la eficiencia laboral dentro de una empresa, sobre todo si esta organización es pequeña o mediana, donde se apoya directamente en los aportes que proveen sus colaboradores.

En este sentido, las herramientas de productividad juegan un papel fundamental para toda la organización en aras de generar vías donde el flujo de trabajo sea ininterrumpido y existan canales de comunicación entre todos los miembros y la empresa, y viceversa.

Para ello, te mostraremos las 5 herramientas para la eficiencia laboral que pueden implementar desde ya en tus operaciones y que, sin duda, acelerarán tus resultados, traerá bienestar a tus equipos y facilitará el trabajo de todos los integrantes.

Si estabas buscando programas y aplicaciones para estimular la productividad, ¡llegaste al post correcto!

1. Trello

En cada organización, los colaboradores tienen una lista de quehaceres que deben cumplir y entregar a tiempo. Pero, ¿qué pasa dentro de esos plazos? ¿Cómo un gerente puede gestionar si se está haciendo bien el trabajo? O, ¿qué pasa si quiere agregar otra tarea y ya el empleado se fue de la oficina?

Para todas estas interrogantes existe una respuesta, y es Trello. Una plataforma, que también es una aplicación para teléfonos y navegadores web, que sirve para crear tableros donde se asignan varias tareas.

Cada una de estas tareas pueden crearse de manera sencilla, además, agregando a los miembros del equipo o, agrupándolos por tableros según los proyectos o los departamentos, es posible enviarle una nueva tarea a un colaborador en segundos y se le sumará al suyo.

Así, cuando una tarea sea completada, todo el equipo y el administrador del tablero, podrán ver que se cumplió y el momento en que se hizo.

Es una herramienta para la eficiencia laboral para aquellos que les gusta estar en control y monitoreo de las asignaciones en todo momento.

2. 1Password

¿Nunca te ha llamado un superior o empleado, luego de una jornada laboral para pedirte que le recuerdes una contraseña de algún producto, aplicación o correo electrónico?

Imagina qué podría pasar si la clave de tu servidor interno o en la nube se extravía y nadie la puede recordar de memoria. Pues, esto no tiene por qué ser un problema con 1Password.

Este servicio en la nube permite almacenar de manera completamente segura todas las contraseñas importantes para ti bajo una sola.

Además, es un generador de contraseñas ultra seguras, es decir, te dará una clave sumamente compleja para cada aplicación y la guardará en sus servidores para que puedas encontrarla siempre que la necesites, incluso sin conexión a Internet.

El administrador de la cuenta, puede otorgar o revocar el acceso a las contraseñas a cualquier otra persona, y así ahorrar tiempo en las operaciones de tu empresa.

Incluso, es un arma potente en contra de los intentos de phishing o, lo que es lo mismo, intentos de sustracción de tus claves para fines malintencionados.

3. Software de firma electrónica

Si tu empresa ha tenido que parar alguna orden o sufrido el retraso de algún suministro por falta de una firma autógrafa, debes saber que esto no tiene por qué seguir pasando.

Los software de firmas electrónicas te permiten autorizar y firmar acuerdos en cualquier parte, sin la necesidad de estar presente en el sitio, y aún conservar toda la legalidad y formalidad que el caso amerita.

Generalmente estas herramientas de eficiencia laboral funcionan a través de una aplicación o página web, donde recibirás las notificaciones de solicitudes de firmas y podrás leer el documento y firmarlo en pocos pasos.

Piénsalo: ¿cuántas tareas podrás optimizar tus firmas y otras importantes pueden ser obtenidas en minutos, sin importar el lugar donde se encuentren?

Además, podrás guardas varios tipos de firmas en una misma cuenta. Lo que te permite agregar varios procesos en una misma herramienta, incluso, hasta crear firmas nuevas para cada caso.

4. EffiWork

Una manera óptima de maximizar las operaciones en tu PYME es, precisamente, medir los niveles de productividad de cada integrante de tu empresa y administrar el tiempo.

EffiWork es una aplicación sumamente útil para eliminar los famosos “ladrones de tiempo” o distracciones, a través de un mapa que te muestra el tiempo en que tus colaboradores pasan trabajando y cuánto tiempo pierden en otras actividades.

Asimismo, es una excelente plataforma para enseñarlos a desarrollar mejores hábitos de trabajo que los beneficien a ellos y, por supuesto, a la organización. Porque, a través de informes, podrás mostrarle sus resultados cuando se enfocan, los momentos del día en que son más productivos y lo que pueden mejorar.

Debes saber que EffiWork es una herramienta para la eficiencia laboral que respeta la privacidad de tus empleados, ya que solo recogerá datos relacionados con su trabajo.

5. Connecteam

Si la pandemia ha provocado que cada trabajador tenga que estar por su cuenta, desde sus casas, con Connecteam, cada proceso podrá ser compartido y entregado a través de la plataforma.

Asimismo, cada colaborador podrá crear listas de verificación de proyectos, cargar archivos, revisar los horarios de trabajo, entre otras cosas, por ejemplo:

• llevar un control del tiempo de cada empleado;

• comunicar a los colaboradores entre sí y con la empresa;

• generar calendarios laborales y tareas por hacer;

• hacer listas o generar formas;

• crear cursos o entrenamientos dirigidos a tus empleados.

Además, es una aplicación muy útil para compartir el contenido indicado, en el momento indicado a través de múltiples herramientas de comunicación para mantener la motivación y la moral en alto sin importar el distanciamiento.

¡Ahora podrás ser más eficiente!

La transformación digital es una filosofía y metodología de trabajo que permite aumentar la productividad de los negocios si se es bien aplicada. Esto va mucho más allá de tener una página web o un ecommerce, se trata de abrazar la tecnología a favor de tus intereses.

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