Mejora de la experiencia del cliente con Docusign, ServiceNow y Deloitte

Con un enfoque ampliado en brindar mejores experiencias para los clientes, ahora es el momento para que las agencias federales lleven la satisfacción del cliente realmente a la vanguardia.

Impulsadas por la Orden Ejecutiva (EO) sobre experiencia del cliente y la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) que alienta a las agencias a reducir la carga de la recopilación de información sobre el público al solicitar servicios federales, las agencias están codificando los cambios necesarios para brindar experiencias de cliente fluidas al gobierno de forma permanente.

Carahsoft organizó recientemente un webinar en el que Docusign, ServiceNow y Deloitte Consulting destacaron cómo el gobierno puede mejorar la experiencia del cliente mediante la racionalización de los flujos de trabajo y la digitalización de los procesos basados en papel. El webinar también destacó un estudio de caso de una agencia federal, que puede servir como modelo para cualquier otra agencia que busque mejorar sus capacidades de experiencia del cliente.

La integración de Docusign y ServiceNow

Para las agencias federales que utilizan ServiceNow para mejorar la colaboración entre varios departamentos, la integración de Docusign eSignature Spoke para ServiceNow automatiza el proceso de envío de documentos para eSignature aprovechando una única plataforma.

Cuando se realiza una solicitud que requiere una firma electrónica, ServiceNow envía automáticamente la solicitud y comparte los datos de forma segura a través de la integración de Docusign. La integración de Docusign eSignature y ServiceNow permite a las agencias facilitar la colaboración departamental, consolidar procesos, mejorar la supervisión, optimizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad de los empleados y mantener seguros los documentos y los datos.

Por ejemplo, los documentos se pueden completar rápida y fácilmente desde cualquier dispositivo, y luego firmarse electrónicamente de inmediato. Con respecto a los interesados y empleados, la manera simple y gradual de recopilar toda la información necesaria, elimina la fricción y ofrece una experiencia equitativa y accesible.

Con respecto a los interesados y empleados, esto simplifica el proceso de una manera simple paso a paso mediante la recopilación de toda la información necesaria sin fricción.

Gracias a esta integración, las agencias pueden optimizar aún más cualquier capacidad, ya sea para satisfacer las necesidades de los ciudadanos, los interesados o los empleados que, en última instancia, impulsarán una mejor experiencia.

Acceso de usuario optimizado para la incorporación de empleados

Una agencia federal se enfrentó al desafío de lidiar con procesos manuales engorrosos para sus procesos de incorporación de empleados. Para incorporar a un empleado se requerían múltiples correos electrónicos con varios gerentes y partes interesadas, lo que resultó en pérdida de tiempo, errores potenciales y menos transparencia con respecto al proceso general.

La agencia trajo a Deloitte para encabezar la migración de sus aplicaciones empresariales a la nube e implementar aceleradores de ServiceNow para mejorar los procesos de múltiples departamentos, incluida la incorporación de empleados. Durante la implementación, Deloitte y ServiceNow notaron la oportunidad de mejorar el proceso de solicitud de acceso de usuarios con Docusign.

Al beneficiarse de la integración de ServiceNow y Docusign eSignature, la agencia pudo agilizar el proceso completo de extremo a extremo. Estos pasos incluían iniciadores que enviaban solicitudes de acceso de usuarios a través de un portal de ServiceNow. Luego, los aprobadores firman usando Docusign con un correo electrónico que se envía a los aprobadores. A partir de ahí, el proceso de cumplimiento se automatiza y se completa a través de ServiceNow.

Como resultado de este esfuerzo, hubo una reducción del 62 % en el tiempo del ciclo para proporcionar acceso a los recursos empresariales de la agencia. Además, eliminó la necesidad de hojas de cálculo independientes y la entrada de datos en múltiples sistemas. También garantizó el cumplimiento de la Estrategia de Confianza Cero de OMB EO 14028.

Estas capacidades se pueden ampliar más allá de la incorporación de los empleados para agilizar rápidamente las solicitudes de cuentas de usuario y así proporcionar servicios ciudadanos más rápidos y eficaces. La solución combinada Docusign y ServiceNow es ideal para prácticamente cualquier agencia que se ocupe de procesos que requieran formularios manuales y verificación de firmas.

El webinar también hizo referencia a varios casos de uso adicionales que la tecnología Docusign y ServiceNow pueden abordar, que incluyen licencias y permisos, solicitudes de uso de tierras públicas por parte de empresas, así como grandes solicitudes de financiación de capital.

Además de Docusign eSignature Spoke para ServiceNow, el equipo de Docusign anunció durante el evento que Docusign CLM Spoke para ServiceNow ya está disponible para nuestros clientes federales. Esto permite una integración perfecta entre Docusign CLM (incluido FEDRAMP) y ServiceNow. Para obtener más información sobre la solución, las partes interesadas pueden ponerse en contacto en servicenow@docusign.com. 

Hacer realidad las capacidades de experiencia del cliente puede parecer un desafío. Sin embargo, al optimizar todos los flujos de trabajo y digitalizar los procesos basados en papel, es posible modernizar la gestión de manera que satisfaga las necesidades de los ciudadanos, los interesados y los empleados.