Docusign Navigator: la forma inteligente de gestionar acuerdos

Acuerdos son la fuerza impulsora detrás de su organización. Si bien son vitales para su éxito, rara vez se les considera como tales. Esto se debe a que los acuerdos suelen verse como archivos aburridos y planos, meras formalidades para iniciar una nueva relación laboral. Todo el tiempo y esfuerzo dedicados a su creación ahora están atrapados en un PDF estático que acumula polvo en algún lugar.

Además, los esfuerzos por digitalizar adecuadamente su contenido no son una prioridad, lo que resulta en una proliferación de documentos: una serie de hojas de cálculo desconectadas, bandejas de entrada, carpetas de archivos y pilas de papel que hacen que la gestión de contratos sea imposible.

Esta es una oportunidad significativa perdida porque sus contratos están llenos de información. Contienen el funcionamiento interno de todas sus relaciones estratégicas, incluidos sus compromisos contractuales existentes, riesgos, inversiones y gastos. En lugar de beneficiarse de estas información, estos datos permanecen atrapados y fragmentados mientras su organización lucha con métodos de gestión de documentos anticuados y manuales.

La conclusión es que la gestión ineficiente de acuerdos es mala para los negocios. Conduce a la pérdida de tiempo, pérdida de ingresos y exposición innecesaria al riesgo.

• Se tarda un promedio de 45 minutos en encontrar un acuerdo específico

• 31% de los profesionales de contratación tienen dificultades para entender los términos, riesgos y obligaciones en los contratos existentes

Cuando los acuerdos completados—y el contenido dentro de ellos—son difíciles de encontrar, se pierde tiempo valioso de los empleados en equipos como ventas, legal y adquisiciones. En lugar de centrarse en actividades generadoras de ingresos, los representantes de ventas están buscando en archivos para localizar los términos de pago actuales de un cliente.

La falta de acceso a la información del acuerdo también puede llevar a oportunidades de renovación perdidas, lo que obstaculiza su crecimiento y puede atarlo a términos no rentables. La gestión desorganizada de acuerdos también puede llevar a errores, posibles malentendidos con los clientes y sanciones por incumplimiento, lo que en última instancia afecta su reputación ganada con esfuerzo.

Conoce Docusign Navigator

Estamos emocionados de anunciar una nueva oferta diseñada para revolucionar la forma en que almacena, gestiona y analiza acuerdos utilizando Docusign Navigator, una pieza fundamental de nuestra nueva plataforma de Intelligent Agreement Management.

Un repositorio de acuerdos inteligente

Docusign Navigator es un repositorio inteligente construido para acuerdos. No solo centraliza sus contratos, sino que extrae los datos en ellos y presenta información que de otro modo pasaría desapercibida.

Esto es posible porque Navigator está impulsado por Docusign AI, que identifica atributos clave asociados con sus acuerdos, transformando documentos planos y no estructurados en puntos de datos estructurados.

Con sus datos de contratos estandarizados, Navigator facilita la búsqueda rápida, el acceso instantáneo a información vital y la obtención de conocimientos valiosos. Además, los administradores de la cuenta de Docusign pueden otorgar acceso a los acuerdos según sea necesario para la organización.

Impulsa la eficiencia para sus equipos internos

¿Cansado de que sus empleados pierdan tiempo buscando contratos? Navigator es una solución integral para almacenar y gestionar acuerdos fácilmente para sus equipos internos.

Con capacidades de búsqueda completas, los usuarios pueden encontrar acuerdos relevantes rápidamente buscando atributos clave (por ejemplo, tipo de acuerdo, partes) o palabras clave específicas, o términos relacionados dentro del contenido de un acuerdo. La IA también está trabajando arduamente, mostrando información crítica del acuerdo de manera prominente a lo largo de la experiencia del usuario. Ahora los empleados tendrán mayor visibilidad y acceso instantáneo a información esencial.

Lo mejor de todo es que los acuerdos completados de Docusign eSignature se almacenan automáticamente en Navigator. Además, puede cargar documentos históricos desde su escritorio o un proveedor de almacenamiento en la nube, con IA extrayendo datos importantes para ahorrarle tiempo y hacer que sus acuerdos sean más accionables.

Descubre oportunidades para reducir costos

Puede parecer casi imposible mantenerse al tanto de todos los términos y obligaciones incrustados en sus acuerdos, especialmente si los recursos son limitados. Con Navigator, puede poner a trabajar la IA para manejar tareas que consumen tiempo, como identificar los atributos esenciales que componen cada contrato individual.

Con esta información desbloqueada, puede beneficiarse de capacidades adicionales del producto, como la gestión de renovaciones, que le permiten profundizar en sus relaciones estratégicas y descubrir oportunidades para reducir costos.

Por ejemplo, dado que la IA puede identificar cuáles de sus acuerdos se renovarán automáticamente y cuándo, sus vendedores pueden ser más estratégicos. Pueden adelantarse a las renovaciones negociando activamente términos más favorables, aprovechando oportunidades de venta adicional y manteniéndose al tanto de los hitos con recordatorios automatizados. Alternativamente, los equipos de adquisiciones pueden usar esta información para evitar renovaciones automáticas costosas e indeseadas.

Aumenta la supervisión y la seguridad

Hoy en día, la seguridad y el cumplimiento son más importantes que nunca. Esto es especialmente cierto cuando se trata de los activos más valiosos de su organización: los acuerdos. Al confiar en la IA dentro de Navigator para registrar sus datos de acuerdos, puede reducir el error humano.

Además, puede aprovechar los permisos de acceso a acuerdos, lo que permite a los administradores asegurarse de que solo los usuarios adecuados tengan acceso a los acuerdos correctos. Por ejemplo, algunas personas en la organización, como el Consejero General, pueden tener acceso a todos los acuerdos completados en la cuenta. También se puede otorgar acceso a todos los acuerdos a nivel de equipo (es decir, el equipo legal).

Además, Navigator ayuda a facilitar y apoyar el acceso a acuerdos entre roles altamente colaborativos. Por ejemplo, un representante de ventas puede otorgar acceso a un acuerdo completado a otra persona en su equipo o al grupo de ventas más grande.

Gestión de acuerdos simplificada

Si su organización lucha con las complejidades de la gestión de acuerdos, Navigator fue creado para simplificar este proceso con conocimientos impulsados por IA. No más acuerdos perdidos, no más búsqueda de términos específicos y no más cuestionamientos sobre cuál es el último acuerdo con un cliente o proveedor. Ahora, su organización puede impulsar la eficiencia, descubrir oportunidades para reducir costos y reducir riesgos, todo dentro de la experiencia de Docusign que conoce y en la que confía.

Docusign Navigator es una parte crítica de la plataforma Docusign IAM. Aprenda más sobre los otros servicios de la plataforma Docusign IAM.