Documentos digitales: especialista explica cómo mejoran la gestión empresarial

^{Publicado el 6 de septiembre de 2021. Actualizado el 5 de agosto de 2024.}

La transformación digital ha aportado recursos tecnológicos no solo para optimizar la velocidad de sus procesos, sino también para incrementar la calidad de las acciones estratégicas. En el marco de la era disruptiva, los documentos digitales toman mayor protagonismo.

Gracias a la digitalización de los datos y archivos, las empresas pueden garantizar una toma de decisiones mucho más ágil y acertada, así como actuar de forma dinámica, reduciendo el tiempo empleado en cuestiones irrelevantes para el core de negocios.

Sin embargo, de acuerdo a lo que explica Gregory Cardenas, especialista en marketing y ventas, la digitalización debe hacer frente a ciertos obstáculos como “la falta de alineación entre la estrategia empresarial y la falta de habilidades y conocimientos digitales dentro de la organización.”

¡Vamos, sigue leyendo hasta el final!

¿Cuál es la importancia de los documentos digitales?

Transformar los documentos impresos en archivos digitales es una acción esencial para mejorar la calidad de los procedimientos y estrategias de los negocios modernos.

Es importante señalar que una de las razones que fundamenta esa transición es el hecho de poder localizar rápidamente los documentos cuando se cuenta con una buena conexión a internet y dispositivos con un potente sistema operativo.

¡Pero esta es solo la punta del iceberg!

Contar con los documentos en el ámbito virtual también es interesante para establecer una mejor comunicación entre los colaboradores y la empresa, así como para poner en marcha dinámicas laborales emergentes como el teletrabajo, ya que viabiliza el intercambio informacional y el desarrollo de abundantes tareas corporativas.

Asimismo, los documentos digitales optimizan la seguridad de los datos corporativos, inclusive de los documentos del departamento de Recursos Humanos como formularios, contratos de trabajo, entre otros, pues evitan que los datos confidenciales caigan en manos maliciosas, situación que suele ocurrir cuando manipulamos archivos impresos.

Por ejemplo, cuando se trata de construir informes, nos cuenta Gregory Cardenas, “la tecnología es altamente útil para agilizar los procesos y mejorar la colaboración entre el equipo de trabajo. Se elimina la necesidad de construir informes de manera individual que luego son consolidados en un archivo único. Lo que a menudo conlleva un tiempo considerable y aumenta el riesgo de errores.”

Conoce 6 beneficios de los documentos digitales

Ahora que conoces algunas razones por las que debes utilizar los documentos virtuales, ha llegado el momento de hablar acerca de sus beneficios:

1. Mejora el almacenamiento de los datos

Los documentos digitales facilitan el almacenamiento de archivos, disminuyendo de este modo la demanda de espacio físico, así como los costos relacionados con la impresión y envío.

Por lo tanto, contar con estas soluciones favorece el área operacional: Mitiga gastos innecesarios ante la coyuntura actual de los negocios y, al mismo tiempo, agiliza el intercambio de información entre los colaboradores, las áreas corporativas y los diferentes actores de las relaciones comerciales.

Un caso de éxito es el del Instituto Oriente, que gracias a la digitalización de todos sus documentos, eliminó más de 250 mil hojas de papel y facilitó el almacenamiento y búsqueda de la documentación de más de 3,000 estudiantes, ahorrando 750 mil pesos en impresiones.

2. Favorece el compliance legal

Las empresas pueden reducir el riesgo de incumplimiento al mantener visibilidad de cada parte del proceso.

La organización adecuada de los documentos como contratos y actas permite que la empresa atienda las disposiciones legales, promoviendo de este modo el cumplimiento y asegurando su participación en el mercado.

Es decir, al trabajar con documentos digitales, es posible consultar las informaciones necesarias para cumplir con todos los requisitos legales y así, evitar multas, recargos y otras penalidades por impericia.

3. Agiliza las compras

Como hemos mencionado anteriormente, utilizar los documentos digitales favorece la realización de buenos negocios y las alianzas comerciales estratégicas, incluyendo el cierre de negocios con nuevos proveedores.

Acerca de este tema, es interesante destacar que el envío de archivos online así como su firma electrónica permite crear un vínculo empresarial con empresas de otras regiones que ofrecen un mejor costo-beneficio, reduciendo así los costos con materiales, insumos y materia prima.

4. Aumenta el volumen de clientes

La mayoría de las empresas que utilizan documentos digitales han incrementado las oportunidades de negocio y, por consiguiente, alcanzado nuevos clientes durante la pandemia. 

De hecho, la digitalización de los documentos no estaba en el tope de la lista de prioridades de una buena parte de las empresas. Sin embargo, los cambios intensos ocasionados por la pandemia en el panorama mercadológico han modificado la manera en que los gestores ven estos recursos, convirtiéndolos así en herramientas imperativas en términos estratégicos, principalmente porque fomentan la conquista de nuevos clientes.

5. Optimiza la experiencia de los públicos corporativos

Los documentos digitales han sido fundamentales para incrementar la satisfacción del cliente y la productividad de los funcionarios durante la pandemia. 

Es decir, su adopción ha sido relevante para mejorar la calidad de la experiencia de los públicos con la marca, lo que automáticamente conlleva a un incremento en la posición de la empresa en el mercado a través del ofrecimiento de soluciones más alineadas con las perspectivas del cliente como por la tendencia a clasificarse como marca empleadora.

6. Incrementa la rentabilidad de la empresa

La mejora de la rentabilidad es el reflejo del incremento en términos productivos, mercadológicos y comerciales, ya que al optimizar los procesos mediante la digitalización de documentos es posible identificar errores, fallas e inconsistencias que ocasionen gastos excesivos y la contracción del margen de beneficio.

Como son fáciles de acceder, los gestores tienen más dominio sobre los procedimientos internos y logran monitorear con más efectividad los datos relacionados con el potencial financiero del negocio.

Además, según encuestas del sector, la mayoría de los tomadores de decisiones del área financiera consideran a los documentos digitales como herramientas indispensables para el incremento de sus negocios.

Tanto es así que, un gran porcentaje desea aumentar su nivel de inversión en recursos virtuales tanto para agilizar los procesos internos como para mejorar la atención al cliente.

Evita estos 6 errores en la gestión de contratos digitales

Las organizaciones necesitan aprovechar las herramientas de gestión de contratos para adaptarse con éxito a esta tecnología disruptiva.

No obstante, debido a lo novedoso de este tema, muchas compañías siguen cometiendo algunos errores de gestión de documentos digitales como contratos. A continuación, analizamos los 6 principales:

1. Seguir confiando en la gestión manual de contratos

Se pueden cometer innumerables equivocaciones u omisiones durante la supervisión del ciclo de vida de los contratos físicos.

Muchas organizaciones cometen el error de seguir gestionando el ciclo de vida del contrato con correos electrónicos y hojas de cálculo dispares con respecto a las etapas y tareas.

El uso de estos métodos desorganizados para realizar un seguimiento de las etapas y tareas del ciclo de vida del contrato puede generar confusión, cuellos de botella en el ciclo de vida del contrato, tareas perdidas, fechas e hitos clave pasados ​​por alto, así como oportunidades perdidas y disminución de los ingresos.

2. Utilizar métodos de almacenamiento de contratos ineficientes

Los métodos obsoletos para el almacenamiento de contratos, como los que dependen de archivadores para la documentación en papel, hojas de cálculo simples, documentos guardados solo en correos electrónicos y el almacenamiento de documentos localmente en la computadora, pueden provocar la pérdida de contratos críticos, versiones de documentos y datos esenciales.

Esos procedimientos pueden hacer casi imposible para las organizaciones mantener el control de versiones, conservar los contratos protegidos, estar al tanto de las fechas e hitos clave o hacer cumplir las reglas de archivo y retención.

3. Transmisión de los beneficios de la IA por contrato

Gracias a la inteligencia artificial de una herramienta de CLM líder, las organizaciones pueden salvaguardar los datos confidenciales (como se mencionó anteriormente) y también facilitar la gestión de los datos de documentos digitales.

Sin dudas, cómo indica el Informe IDC-Docusign, "la Inteligencia Artificial cada vez más omnipresente, en todo y para todo. Para 2027, las 5.000 empresas más grandes de LATAM asignarán más del 25% de su presupuesto de TI a iniciativas de IA, lo que conducirá a un aumento de hasta 2 dígitos en los productos y la tasa de innovación de procesos."

Al contrario, sin el aporte de la IA, se aumenta el riesgo debido a la falta de una gestión de riesgos sólida, lo que lleva a descuidos perjudiciales que conducen a problemas legales, incumplimientos costosos de contratos y una reputación organizacional dañada.

4. Elaboración de documentos y redacción de contratos propensa a errores: ¡Mucha pérdida de tiempo!

Las organizaciones pueden redactar por equivocación documentos propensos a errores debido a:

• fallos en la entrada de datos;

• cuellos de botella de colaboración de contrato;

• problemas de almacenamiento de documentos electrónicos;

• falta de integraciones de ensamblaje de documentos y creación de contratos de misión crítica;

• una falta de proceso y conciencia de CLM;

• falta de seguimiento de versiones.

5. Seguimiento de contratos únicamente con hojas de cálculo y correos electrónicos

El seguimiento de contratos solo con hojas de cálculo y correos electrónicos puede llevar a las organizaciones a perder información sobre el rendimiento del contrato, pasos del ciclo de vida del mismo y falta de registros de auditoría y análisis de contratos.

El uso de estos formatos se consideraba algo nuevo hace un par de décadas, sin embargo, en la actualidad es prácticamente obsoleto para realizar este trabajo.

6. Exceso de confianza en las firmas autógrafas

La firma es una etapa importante en la gestión del ciclo de vida del contrato. Confiar en firmas húmedas, comunicaciones manuales (a menudo por correo electrónico) y otros métodos obsoletos puede generar cuellos de botella en el proceso de prestación de consentimiento.

Estos filtros generan grandes fricciones que pueden causar retrasos en las obligaciones contractuales, los estándares de cumplimiento y la ejecución del contrato.

Enseguida vamos a explicarte en detalle por qué debes migrar a la firma electrónica de documentos en línea.

¡Sigamos!

La firma electrónica y los documentos digitales: ¡El dúo perfecto!

La aceptación de los acuerdos tratados en los documentos digitales ya no genera problemas de desplazamiento a las partes involucradas. Felizmente, la tecnología ha evolucionado a punto de permitir que los documentos se firmen de manera electrónica, hecho que ha provocado:

• Aceleración en el cierre de negocios.

• Posibilidad de contratar profesionales en otras localidades.

• Ampliación de la zona de cobertura de la empresa.

• Intensificación de las alianzas comerciales.

La efectividad de las firmas electrónicas en el contexto corporativo es tan expresiva que el 83% de las transacciones se completan en menos de 24 horas y el 50% en 15 minutos, en comparación con los días o semanas comunes a los métodos tradicionales.

Como ves, la transformación digital ha generado una revolución en el ambiente de negocios, principalmente debido a la presentación de soluciones para aumentar la celeridad de los procesos, incentivar el consumo y promover un incremento en la rentabilidad de las marcas, tal es el caso de los documentos digitales.

Descubre las ventajas de Docusign

¿Quieres ir más allá con una herramienta líder? Sin duda, Docusign es el ejemplo de una estructura empresarial de éxito, después de todo, más de 350,000 negocios utilizan esta solución.

¿Por qué lo hacen? Te lo contamos brevemente:

I. Preparación de documentos y definición de flujos de trabajo

Con Docusign, puedes preparar fácilmente acuerdos utilizando los documentos y formularios existentes en prácticamente cualquier tipo de archivo.

Ahorrarás tiempo gracias a las plantillas personalizables para cada ocasión, y con capacidades de flujo de trabajo flexibles que te permiten automatizar y estandarizar procesos críticos, con la capacidad de establecer el orden de los pasos y las funciones de los destinatarios de cualquier transacción.

Además, los controles de datos sólidos te ayudan a eliminar los errores de ingreso de datos: completa campos previamente, recopila y valida información sensible durante la firma y envía los datos que incorporamos en tus propios sistemas.

II. Integración con las mejores aplicaciones, servicios y los dispositivos que ya utiliza tu empresa

Docusign se adapta perfectamente a los sistemas de mayor peso en el mercado que existen, lo que lo hace una solución productiva instantáneamente.

Son más de 350 servicios con API de integración, entre los que encontramos: Google, Salesforce, Apple, SAP, Oracle entre muchos otros.

La plataforma está desarrollada para que funcione con prácticamente cualquier tipo de documento.

III. Finalización de transacciones de manera fácil y segura

Los clientes y proveedores también podrán acceder rápidamente y firmar documentos legalmente vinculantes desde prácticamente cualquier dispositivo en 44 idiomas y enviarlos en 14.

Docusign garantiza que los firmantes sean quienes dicen ser con opciones de autenticación integradas y los más altos estándares tanto de certificación digital, como de protección de datos personales.

También tendrás la opción de recopilar información de pago y otros datos clave necesarios para completar una transacción.

IV. Gestión el proceso de acuerdos con total visibilidad y con actualización en tiempo real

Obtén visibilidad instantánea del estado de cada acuerdo y la gestión de documentos, desde cualquier lugar. Actualizable en tiempo real una vez se haga cualquier acto o se pase a la siguiente etapa.

Con la firma digital para documentos sabrás exactamente quién firmó, cuándo y dónde, manteniendo el proceso en marcha.

Guarda cada acuerdo ejecutado en la nube de Docusign para acceder a un registro digital completo en cualquier momento, o transfiérelo a tus propios sistemas para cumplir con las políticas de la empresa.

Ejemplos en el trabajo diario

Como verás, la gestión de contratos y documentos digitales es un tema que no puedes dejar pasar.

El especialista Gregory Cardenas indica que “los líderes deben impulsar activamente la adopción de nuevas tecnologías dentro de la organización, sirviendo como ejemplos en su trabajo diario. Esto implica estar abiertos a aprender y experimentar con nuevas herramientas, del mismo modo, incentivar un ambiente en el que la creatividad y la experimentación sean valores propios de la organización.”

Con Docusign, las necesidades empresariales para todas las etapas del proceso del CLM están totalmente cubiertas, generando grandes beneficios para los negocios y la operatividad de las empresas. Más de 1,000,000 de clientes confían en la marca para la gestión de sus documentos!