¿Cuáles son los gastos de venta y cómo debo clasificarlos?

Conocer cuáles son los gastos de venta y clasificarlos correctamente es el punto de partida para una gestión financiera efectiva en cualquier organización que busca optimizar sus operaciones y maximizar sus ganancias.

Por ello, en este artículo te mostraremos por qué es necesario clasificar de forma precisa los gastos de venta y la importancia de una comprensión detallada de los mismos para potenciar la eficiencia operativa y sentar las bases de decisiones financieras estratégicas.

¿Cuáles son los gastos de venta? + Ejemplos

Los gastos de venta representan los costos asociados con la promoción, distribución y concreción de la venta de los productos o servicios de una organización. Comprenden inversiones estratégicas de marketing, logística, departamento comercial, entre otros, esenciales para asegurar que los productos lleguen al consumidor final.

Su importancia radica en que están vinculados directamente con el proceso de venta, por lo tanto, puede aumentar o reducirse en función del volumen de ventas realizado.

Y es que la gestión eficiente de los recursos económicos es fundamental para asegurar que los ingresos provenientes de las ventas superen los costos generales, incluidos los gastos de ventas. De no ser así, no se alcanzaría el objetivo deseado de retorno de la inversión (ROI) que se quiere alcanzar en cualquier empresa.

Algunos ejemplos de los gastos de ventas de una organización incluyen:

• Remuneraciones (sueldos) del equipo de ventas.

• Comisiones por ventas realizadas.

• Bonos y compensaciones adicionales para empleados.

• Costos de viaje para vendedores (de ser requerido que viajen), que cubren alojamiento, alimentación y otros gastos durante sus desplazamientos.

• Impuestos relacionados con la nómina.

• Costos de alquiler de espacios para presentaciones de productos, eventos comerciales, exposiciones y similares.

• Inversiones en publicidad y estrategias promocionales.

• Gastos asociados a telecomunicaciones y sistemas de comunicación para el equipo de ventas.

• Diversos gastos variables en ventas y administración vinculados al área comercial.

Es importante tener en cuenta que el número y tipos de gastos de ventas difieren de acuerdo al tipo de empresa y sector al que pertenece.

¿Cómo clasificar los gastos de venta?

Una vez tenemos entendido cuáles son los gastos de venta, es necesario comprender las cuatro categorías distintas en las que se pueden agrupar:

1. Gastos directos

Estos gastos de venta están directamente vinculados con la transacción de un producto o servicio, ya que se activan al momento en que el cliente efectúa una compra.

Ejemplos de estos incluyen los costos asociados con el empaque o embalaje del producto, los gastos de transporte y entrega, entre otros relacionados.

2. Gastos indirectos

Los gastos de venta indirectos se encuentran dentro de las iniciativas para potenciar la visibilidad y reconocimiento de la marca.

Aquí se incluyen actividades como campañas publicitarias, interacciones con clientes previas a la venta y la presentación de productos en eventos o reuniones con clientes.

3. Gastos variables

Este tipo de gastos de venta fluctúan en función del volumen de ventas, pudiendo verse afectados por situaciones inesperadas, como incrementos en precios.

Algunos ejemplos son las comisiones pagadas a vendedores según sus ventas, los costos asociados a estrategias de publicidad por clic (PPC), distribución de bonificaciones anuales, entre otros.

4. Gastos fijos

Se trata de gastos de venta que se mantienen constantes y no varían si se concreta una venta o no, tales como el alquiler del espacio destinado a ventas, salarios de los empleados del equipo comercial, pago de servicios esenciales y adquisición de suministros como material de oficina.

Cómo identificar los gastos de venta

Las siguientes características son de gran utilidad a la hora de identificar los gastos de venta:

1. Se incluyen en los costos operativos

Por ejemplo, en el caso de una empresa industrial que generalmente segmenta sus costos en dos dimensiones:

En primer lugar, están los costos de producción, englobando recursos como maquinaria, materias primas y mano de obra.

La segunda dimensión abarca los costos operativos, es decir, aquellos que facilitan la comercialización del producto fabricado.

Luego, dentro de los costos operativos se identifican tres subcategorías:

• Gastos de administración: son los costos globales de la organización, incluyendo salarios de todos los departamentos.

• Gastos de venta: inversiones asociadas a la distribución, entrega y estrategias de promoción de productos.

• Gastos financieros: actividades relacionadas con la captación de recursos para alcanzar las metas empresariales.

En contraparte, una empresa comercial o de servicios que no produce lo que comercializa solo se enfoca en los costos operativos.

2. Son identificables y cuantificables

Los gastos de venta son claramente discernibles. Una vez identificados, es posible cuantificarlos, gestionarlos, presupuestarlos o reducirlos, contribuyendo así a la optimización de beneficios para la organización.

3. No son lo mismo que los costos de venta

Por su denominación parecida, es común confundir gastos de venta con costos de venta. No obstante, presentan diferencias fundamentales, por lo que deben tener su ubicación particular dentro de la estructura de costos.

Los costos de venta representan las inversiones para adquirir o fabricar un producto destinado a la venta. Por el contrario, los gastos de venta se relacionan con las actividades que facilitan la venta, como el transporte, entrega o estrategias de marketing y publicidad.

4. Guardan relación con las ventas, pero las impulsan directamente

Aunque los gastos de venta surgen del proceso de comercialización, su modificación o gestión no siempre tiene un impacto directo en las ventas. Sin embargo, su administración y registro adecuados son esenciales para que la empresa funcione correctamente a nivel financiero.

¿Cómo se calculan los gastos de venta?

Para calcular de forma correcta los gastos de venta es fundamental registrar y analizar todos los gastos relacionados con las ventas a lo largo del año fiscal.

Gracias a este a análisis se podrán obtener los insights para mejorar la eficiencia operativa, incrementar beneficios y evaluar el rendimiento del equipo de ventas.

Calcular estos gastos se vuelve más sencillo siguiendo este paso a paso:

1. Identifica los gastos variables de ventas

Comienza listando aquellos gastos de ventas que varían periódicamente en función de ciertos factores. Por ejemplo, si remuneras a tu equipo de ventas con un porcentaje, como el 5% del valor de cada venta, esta cifra puede fluctuar mensualmente según las ventas realizadas.

2. Lista los gastos fijos de ventas

Posteriormente, elabora un inventario de los gastos de ventas que permanecen constantes durante ciertos períodos. Haz este listado de forma trimestral para luego consolidarlos anualmente, enfocándote exclusivamente en los relacionados con la venta directa y excluyendo otros gastos, como los administrativos o de producción.

3. Separa los gastos de ventas de otros costes

Es fundamental distinguir los gastos de ventas de otros costes operativos. Por ejemplo, los cotos de alquiler de instalaciones de producción no se contabilizan como gastos de venta.

Por el contrario, gastos como el alquiler de oficinas corporativas o locales de venta sí deben considerarse. Esta distinción también es válida para suministros destinados a maquinaria y equipo.

4. Calcula la suma total de gastos de venta

Una vez categorizados los gastos de ventas fijos y variables, suma cada partida para obtener el gasto de ventas global. Esta cifra total reflejará la inversión realizada en ventas durante un período específico.

Aunque es importante para la contabilidad y la declaración fiscal, este cálculo también te permitirá evaluar la rentabilidad de tus ventas y optimizar estrategias comerciales.

Ejemplos y casos prácticos

Para ofrecer una visión más clara sobre la naturaleza de los gastos de venta y su metodología de cálculo, presentamos los siguientes escenarios:

Ejemplo 1

En el caso de TechHub Solutions, una entidad dedicada a la venta de suministros tecnológicos como hardware y dispositivos periféricos, se lleva a cabo un análisis exhaustivo de sus gastos de ventas.

Estos abarcan aspectos como las remuneraciones y bonificaciones otorgadas al equipo de ventas, los gastos asociados a la entrega de productos a los clientes y los derivados de desplazamientos entre distintos lugares.

Durante el primer trimestre, uno de sus representantes recorrió 3.200 kilómetros para visitar clientes, por lo que el gasto en combustible se integra como un gasto de ventas.

Además, TechHub Solutions contempla los costos de promoción para sus nuevos productos, considerando partidas como la impresión de material publicitario.

Ejemplo 2

Por otro lado, HairCraft Studio es un emprendimiento de estilismo atendido por Daniela desde su residencia. Daniela ofrece servicios de peluquería tanto en su hogar como a domicilio.

Además de los servicios, comercializa productos para el cuidado capilar entre sus clientes. En este contexto, registra los costos relacionados con la prestación de sus servicios, como los gastos de desplazamiento entre los domicilios de los clientes y el desgaste de los equipos que utiliza en su día a día.

Aunque la adquisición de equipos no se contabiliza como gasto de ventas, sí se incorpora el costo asociado de la depreciación de estos.

Impacto en la eficiencia operativa

Conocer cuáles son los gastos de ventas ayuda a las empresas a comprender la eficiencia con la que funcionan sus departamentos de ventas y a identificar áreas en las que se puede conseguir ahorros.

Sin embargo, este no es el único beneficio que se obtiene del cálculo preciso de los gastos de venta, pues otras de las razones de porque es importante estar al tanto de cuáles son los gastos de venta en una empresa son:

Mayor precisión en sus declaraciones de impuestos

Mantener un registro meticuloso de los gastos de venta es esencial al momento de presentar declaraciones fiscales.

Al hacerlo, tu empresa puede aprovechar deducciones legítimas, garantizando que cumplan con las obligaciones fiscales, sin incurrir en irregularidades que podrían llamar la atención de las autoridades fiscales, asegurando así un cumplimiento fiscal apropiado y evitando posibles sanciones.

Mayor eficiencia

Aunque los gastos de venta pueden no representar el principal punto de ahorro, un monitoreo detallado de estos permite identificar oportunidades de mejora.

Por ejemplo, si se identifica que una proporción significativa de los gastos proviene de costos logísticos, evaluar alternativas de transporte podría generar ahorros sin comprometer la calidad del servicio.

De igual forma, los gastos asociados a los viajes también pueden ser un área de enfoque cuando se busca optimizar recursos.

Establecimiento de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)

Los registros detallados de gastos de venta también sirven como base para desarrollar KPIs efectivos. Por ejemplo, métricas como el costo de adquisición de clientes (CAC) están intrínsecamente ligadas a estos gastos.

Si te enfocas en reducir el CAC, tu empresa puede potenciar sus márgenes a largo plazo. Por ende, es fundamental utilizar esos datos para establecer metas realistas pero motivadoras para el futuro.

Gestión efectiva del equipo

Un análisis detallado de los gastos de venta permite a los líderes de ventas supervisar y dirigir a sus equipos de manera más eficiente. Al correlacionar el rendimiento individual con los costos asociados, como gastos de viaje y salarios, se obtiene una perspectiva más clara sobre la rentabilidad de cada miembro del equipo.

Esta información es de gran importancia a la hora de tomar decisiones estratégicas en el departamento comercial y para proporcionar retroalimentación constructiva a los representantes de ventas.

¡Optimiza tus gastos de venta!

Es evidente que la comprensión precisa y la correcta clasificación de los gastos de venta son aspectos indispensables para una gestión financiera efectiva porque, además de ayudar a optimizar las operaciones de la empresa, tener claridad sobre estos gastos comerciales facilita la planificación de estrategias comerciales sólidas y sostenibles.

En este sentido, identificar y categorizar los gastos de venta proporciona a los líderes de la empresa una visión clara de dónde y cómo se están utilizando los recursos, lo que hace posible una asignación más eficiente del capital y una toma de decisiones más eficiente.

No obstante, para lograr una optimización financiera exitosa existe otro aspecto clave a tomar en cuenta: la implementación de soluciones tecnológicas avanzadas.

Empresas como Docusign han revolucionado la manera en que las organizaciones gestionan sus procesos comerciales, ya que mediante el uso de servicios de firma electrónica, como Docusign eSignature, tu empresa puede ofrecer una experiencia excepcional tanto a clientes como empleados.

Esta herramienta, además de simplificar y agilizar los procesos de ventas, también contribuye a la reducción de costos operativos y la realización de transacciones comerciales de forma más eficiente, rápida y segura.

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