7 tips para elegir el mejor creador de firmas para su negocio

Cada vez son más las compañías que se unen a la implementación de la firma electrónica en sus operaciones. Por esta razón, es importante elegir una tecnología que brinde la mejor experiencia de usuario y garantice la seguridad de los datos de las partes involucradas.

Escoger un buen creador de firmas electrónicas para tu organización también implica que esté avalado por las reglamentaciones del mercado. La expansión del uso de esta solución es inminente, por ello debes considerar ciertos aspectos antes de seleccionar un proveedor de este servicio.

Si deseas conocer más información sobre estos aspectos te invitamos a que leas este artículo hasta el final.

¡Comencemos!

¿Qué es un creador de firmas electrónicas?

Un creador de firmas electrónicas es una plataforma que se utiliza para firmar electrónicamente documentos digitales. Además, te brinda la posibilidad de enviar solicitudes para que otras personas firmen tus documentos.

Tienes la oportunidad de escoger el dispositivo con el que te sea más cómodo firmar, bien sea desde tu ordenador o desde tu dispositivo móvil.

Cabe destacar que las firmas electrónicas tienen validez jurídica, y vienen acompañadas de una huella de auditoría en la que se puede cotejar la legalidad de la firma. Gracias al flujo de trabajo eficiente que otorga la herramienta, hoy por hoy, muchas empresas se han mostrado dispuestas a adoptar esta solución para cerrar tratos y firmar cualquier documento.

Compañías como Docusign te permiten registrarte gratis por 30 días para que compruebes tú mismo la eficiencia de la herramienta.

7 claves para elegir a un creador de firmas electrónicas para empresas

Disponer de un creador de firmas electrónicas confiable es crucial para una empresa. Por ejemplo, el proveedor debe contar con protocolos de seguridad para proteger la información de las partes involucradas de la firma.

A continuación, te compartiremos ciertos aspectos que debes considerar al momento de elegir un proveedor confiable de firmas electrónicas:

1. Toma en cuenta el fácil manejo, la eficiencia y la velocidad

¿Sabías que una de las principales razones para implementar la firma electrónica es la eficiencia y el confort que otorgan? Pues bien, un proveedor debe garantizar estos dos aspectos. Es decir, este proceso tiene que ser más rápido que la firma manual, ya que no tendría sentido recurrir al mismo.

Por otra parte, la implementación de la firma electrónica en las empresas debe ser sencilla. Las trabas en la instalación de aplicaciones /software / complementos y la poca claridad sobre cómo firmar digitalmente, pueden ser factores claves para que las compañías abandonen esta solución. 

Un creador de firmas electrónicas tiene que simplificar el proceso a las partes involucradas.

2. Considera las necesidades de tu empresa

¿Qué tipos de documentos son los que requieres firmar en tu compañía? ¿Contratos de ventas? ¿Órdenes de compra? Considera este factor como uno de los más importantes. Los creadores de firmas electrónicas ofrecen diferentes planes, elige aquel que tenga las funcionalidades que efectivamente requiere tu negocio y que utilizarás en el futuro.

3. Elige firmas electrónicas personalizables

Es indispensable que tu creador de firma electrónica te garantice una experiencia consistente en todos los canales orientados a tus clientes. En otras palabras, asegúrate que la solución de la firma electrónica se personalice de acuerdo a los valores y a la personalidad de tu marca para que brindes una gran experiencia a tus usuarios.

4. Opta por plataformas que funcionen en distintos dispositivos

Un creador de firmas electrónicas debe ser una solución multiplataforma. Es decir, que funcione tanto para PC como dispositivos móviles. Esto le permitirá a tus clientes firmar desde cualquier parte del mundo con tan solo ingresar a su dispositivo.

Este factor es una ventaja competitiva que puede hacer la diferencia entre cerrar un negocio o no.

5. Las licencias son importantes

Por lo general, los proveedores ofrecen múltiples licencias y versiones de sus productos. En este caso, debes ver cuál es la que mejor se ajusta a los requerimientos y al presupuesto de tu compañía.

De acuerdo con nuestra guía de mercado para la firma electrónica, un gran porcentaje de los clientes que requieren una solución de firma electrónica optan por la versión empresarial. Gracias a sus funcionalidades, medidas de seguridad y su capacidad para integrarse con casi todas las plataformas de Software como Servicio (SaaS), es la versión preferida por las compañías.

6. Averigua qué dicen los demás clientes del proveedor que tienes en mente

Antes de hacerte con cualquier solución de firma electrónica, date el tiempo de investigar sobre la empresa. Descubre qué dicen los demás clientes de los planes de firmas electrónicas que tienes pensado adquirir. También, te recomendamos consultar sus casos de éxito.

Lo ideal es que trabajes con una compañía que tenga una reputación intachable y que haya brindado una gran experiencia a sus clientes actuales.

7. Considera la seguridad en primer lugar

No todos los proveedores garantizan el mismo nivel de seguridad en sus soluciones. Por esta razón, asegúrate de elegir un proveedor que cuente con medidas de protección sólidas en todas sus etapas:

• hardware y estructura;

• sistemas y operaciones;

• aplicaciones y acceso;

• transmisión y almacenamiento.

Te recomendamos elegir un proveedor que cumpla con las leyes, regulaciones y estándares de seguridad que rigen las transacciones digitales y firmas electrónicas. Por ejemplo:

• ISO 27001;

• Programa Cloud Security Alliance (CSA);

• AICPA SOC;

• PCI DSS;

• Certificación APEC para Procesadores y Controladores;

• entre otras.

Esto garantizará que la información de tu empresa y de tus clientes permanezca segura durante todo el proceso de firma de acuerdos. ¡Recuerda que la privacidad y seguridad es esencial!

¿Te interesó este tema y quieres conocer más? Entonces te invitamos a descargar nuestro whitepaper: “Cómo elegir una solución de firma electrónica”. Encontrarás información muy valiosa para dar este importante paso.