6 costos directos e indirectos que evitarás con la firma electrónica

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta clave para las organizaciones principalmente por el hecho de permitir la aceptación de acuerdos en el ambiente online con la misma validez que un trámite impreso y presencial.

Pero, ¡ese no es su único beneficio! Este tipo de solución también es extremadamente eficiente para reducir costos directos e indirectos.

De hecho, aunque algunos de ellos pueden pasar desapercibidos, los costos son importantes obstáculos para el incremento de las ganancias y el éxito de un negocio en su rubro.

Reflexiona cuán frustrante puede ser perder negocios por cuestiones de indisponibilidad de las partes o perder renovaciones porque no se encuentran los documentos —o los términos— anteriores.

A menudo, no los detectamos, y sin embargo, son aspectos que necesitan ponerse en la balanza pues la pérdida de oportunidades genera costos de manera indirecta.

Justamente, en el artículo de hoy veremos 6 costos directos e indirectos que puedes evitar al recurrir a una solución de firma electrónica.

¡Continúa leyendo!

1. Impresión de documentos

La compra de insumos y materiales de oficina, como tinta para impresión y papel, configura un gasto potencialmente relevante, ya que a largo plazo puede contribuir a la reducción del margen de beneficio de los negocios.

A través de la adopción de la firma electrónica, es posible eliminar el costo de impresión de documentos para:

• Cerrar negocios; 

• contratar proveedores; 

• revisar y renovar acuerdos; 

• y contratar personal.

En suma, permite reducir los gastos derivados de la compra de materiales para dicha finalidad.

Asimismo, es importante señalar que una solución de firma electrónica también promueve el ahorro de energía eléctrica al reducir la demanda de uso de aparatos electrónicos como impresoras.

Un ejemplo es el Instituto Oriente, que con la adopción de la firma electrónica, digitalizó todos sus expedientes y ahorró 750 mil pesos en impresiones.

2. Transporte y envío postal

Al eliminar los costos de impresión cuando el objetivo es recabar firmas y asegurar la validez jurídica de los acuerdos comerciales, esta tecnología también posibilita suprimir los gastos logísticos involucrados en el envío de documentos.

Bajo la metodología tradicional y manual, las empresas necesitan enviar los contratos contando con un servicio tercerizado como el ofrecido por el correo o por empresas especializadas de courrier. 

Cuando la empresa dispone de una solución de firma electrónica, no necesita contratar estes tipos de servicios. Así, puede eliminar este tipo de costo y reducir los gastos operacionales relacionados con la firma de contratos.

¡Muy bien!

Ahora que conoces las ventajas de la firma electrónica para reducir costos directos, a continuación, te presentamos 4 tipos de gastos indirectos que puedes eliminar contando con el apoyo de esa solución.

3. Cumplimiento

Gestionar los contratos activos de un negocio es imprescindible para asegurar que la empresa cumpla con sus responsabilidades ante sus partners de negocio.

Cuando dispones de una solución de firma electrónica, optimizas el compliance principalmente en lo que concierne a los plazos de finalización del período de aceptación de un trato, revisión de contratos y pago a proveedores.

Además, muchas empresas de industrias altamente reguladas cuentan con estrictos requisitos de cumplimiento, por ejemplo: servicios financieros, seguros, ciencias de la vida y el sector público. Con la tecnología de firma electrónica es posible cubrir requisitos críticos de cada industria como Know Your Customer (KYC) y Título 21 CFR Parte 11.

Así, es posible reducir los riesgos de incumplimiento y mantener visibilidad de cada proceso, retener los documentos y llevar un registro de auditoría.

Un ejemplo es el caso de una compañía farmacéutica global que mitigó su riesgo de incumplimiento para ciertos procesos regulados y logró ahorros de $51 pesos por documento, reduciendo en un 95% el tiempo de devolución de documentos

4. Riesgos de seguridad

Los datos son uno de los activos más importantes de las organizaciones. Por esta razón, es indispensable implementar medidas que puedan optimizar su protección, tal es el caso de la firma digital.

De hecho, la aceptación de contratos y el cierre de negocios a través de la firma manuscrita acarrea una serie de riesgos con potencial suficiente para generar altos costos a la empresa, como el robo de documentos y el acceso de terceros a información sensible.

La solución digital sirve justamente para evitar este tipo de situación, ya que no exige el envío físico de los documentos al destinatario, aumentando así el nivel de seguridad de la información y, por ende, evitando posibles incidentes que afecten la situación financiera de la empresa.

En lo que concierne a la seguridad de la firma electrónica, se relaciona con la calidad del software o plataforma, así como a la idoneidad y reputación del proveedor en el mercado.

5. Repetición de actividades

Al adoptar la metodología de firmas convencional, en el caso de que ocurran errores en la digitación o en el contenido de los contratos, la empresa necesita corregirlos y enviarlos nuevamente al destinatario y así sucesivamente hasta que ambas partes acepten los términos.

Esta repetición de tareas logísticas ocasiona costos que, a la larga, pueden impactar la caja de forma severa. 

La firma electrónica se posiciona como una solución más eficiente, puesto que permite el envío de los documentos en el ambiente digital contando con medidas de seguridad adecuadas para que la otra parte interesada reciba, analice, efectúe las correcciones necesarias y luego, devuelva el contrato en el medio virtual.

Así pues, las empresas logran alterar cláusulas y reestructurar documentos de forma mucho más económica, rápida y efectiva.

6. Productividad limitada

Corregir, imprimir y enviar varias veces el mismo documento impreso no solo afecta la rentabilidad, sino también la productividad de los equipos de trabajo principalmente porque necesitan destinar un período de la jornada a subsanar ese tipo de inconvenientes.

Al producir menos, inmediatamente reforzamos el impacto de los costos en la situación financiera del negocio, algo que debe evitarse tanto como se pueda, ¿verdad?

En efecto, la forma más eficiente de eliminar los costos inherentes a la caída de productividad por la gestión de firmas es integrando una solución online que posibilite acelerar el proceso y fomente la eficiencia de los equipos de trabajo aportando herramientas que faciliten sus tareas.

¡Esto es todo por hoy!

Al conocer el impacto de la firma electrónica en los costos directos e indirectos de un negocio, esperamos que te sientas cómodo para estructurar una estrategia que permita introducirla al cotidiano del negocio.

Además de su incidencia en los gastos, es importante señalar que esta herramienta aporta otros beneficios como:

• Agilizar los trámites internos de la empresa;

• optimizar el trabajo remoto fomentando la accesibilidad a los documentos;

• mejorar la seguridad de la información;

• y promover la realización de negocios posibilitando que las partes puedan firmar los acuerdos independientemente de su localización geográfica.

Si has llegado a la conclusión de que contar con una firma electrónica te ayudará a incrementar la agilidad y calidad de los procesos corporativos, ¡comunícate ahora mismo con nosotros y entérate cómo podemos ayudarte!